6 harhakäsitystä Business Intelligencestä - miten asiat olivat ennen ja miten ne ovat nykyään?

Julkaissut Pengon Oy 28.3.2014

Business Intelligenceen liittyy monia harhakäsityksiä. Osa näistä liittyy ihan puhtaasti virheellisiin ennakkoluuloihin, mutta osa taas perustuu asioihin, jotka ovat ammoisina aikoina olleet totta. Tekniikka ja BI-osaaminen ovat kuitenkin kehittyneet huikeasti, joten nyt on hyvä hetki tuulettaa käsityksiään ja päästä BI:ssäkin nykytilanteen tasalle. Tässä artikkelissa käsittelemmekin siis yleisimpiä BI-harhakäsityksiä ja sitä, miten asiat todellisuudessa ovat nykypäivänä.

1. harhakäsitys: BI-järjestelmä on IT-projekti tai IT-työkalu

Perinteisesti BI-järjestelmä on koettu IT-projektina ja sen hankintapäätös on ulkoistettu IT-osastolle. IT-osasto on sitten saattanut antaa tai olla antamatta siunauksensa BI-järjestelmän hankinnalle ja järjestelmän varsinaiset käyttäjät ovat sitten joutuneet tyytymään osaansa.

BI-järjestelmä on työkalu ja työkaluvalintojen pitäisi tapahtua mahdollisimman lähellä työkalun loppukäyttäjää. Mikäli esimerkiksi myynti- ja talousosasto kaipaavat raportointityökalua ja heidän tarpeensa on perusteltu, on järjestelmälle tehty jo eräänlainen henkinen hankintapäätös. Tämän jälkeen itse järjestelmää valittaessa on tietysti järkevää kysyä IT-osaston näkemys aiheeseen - erilaisilla järjestelmillä on erilaisia vaatimuksia myös IT:lle.

Totuus: BI-järjestelmän valinnan pitäisi tapahtua mahdollisimman lähellä työkalun loppukäyttäjää. Konsultoi kuitenkin IT-osastoa viimeistään hankintavaiheessa.

2. harhakäsitys: BI-järjestelmässä pitää ajaa raportteja ja pyöritellä tietokuutioita

Ammoisina aikoina - ja vielä nykyäänkin tiettyjen järjestelmien kanssa- piti BI-järjestelmästä "ajaa raportteja", jotta haluamansa tiedot sai nähtäväksi.

Nykyaikainen BI-järjestelmä on reaaliaikaisesti päivittyvä ja jatkuvasti ajantasainen. Kaikki järjestelmiin syötetty tieto on saatavilla nopeasti ja helposti havainnollistettavassa muodossa.

Lukujen tarkastelu visuaalisessa muodossa tehostaa lukujen tarjoaman tiedon ymmärrystä. Tiedon visualisointi auttaa myös hahmottamaan lukujen tarjoamaa tietoa uusista näkökulmista sekä helpottaa kriittisten poikkeamien löytämistä. Havainnollistamistavoissa on monesti mieltymyseroja, mutta monille vaikkapa tietokuutioiden näkeminen saattaa aiheuttaa negatiivisen reaktion.

Totuus: Nykyaikainen BI-järjestelmä on reaaliaikaisesti päivittyvä ja jatkuvasti ajantasainen.

3. harhakäsitys: BI-järjestelmää varten tarvitaan useita palvelimia, aputietokantoja ja tietovarastoja.

Hankitaan yritykseen BI-järjestelmä, eli tarvitaan palvelimia, aputietokantoja ja tietovarastoja - sekä näille tietenkin ylläpito. Kuulostaako tutulta?

Joissain tapauksissa näille on perusteensa - esimerkiksi todella massiivisissa konserneissa, joissa on käytössä valtava määrä järjestelmiä ja dataa. Valtaosa yrityksistä pärjää kuitenkin yhdellä palvelimella ilman erillistä tietovarastoa tai aputietokantoja, kunhan käytössä on tarkoituksenmukainen, moderni BI-järjestelmä. Mitä vähemmän erillisiä palvelimia ja järjestelmiä tarvitaan, sitä vähemmän tarvitaan myös varmuuskopiointia ja ylläpitoa. Tämä nopeuttaa myös käyttöönottoa.

Totuus: BI-järjestelmää voidaan pyörittää hyvin ilman useita palvelimia, aputietokantoja ja tietovarastoja.

4. harhakäsitys: BI-järjestelmän käyttöönottoprojekti kestää vuosia eikä tule koskaan valmiiksi.

Perinteisiä, massiivisia BI-järjestelmiä hankittaessa tämä on monesti ollut todellisuutta. Kun on tarvittu useampia palvelimia, aputietokantoja ja tietovarastoja, on samalla taattu, että myös käyttöönottoprojektista tulee massiivinen. Tämä on usein johtunut ykköskohdassa mainituista seikoista, eli siitä, että IT-osasto on tehnyt BI-järjestelmän määritykset, hankinnan ja toteutuksen, jolloin loppukäyttäjä ei ole saanut sitä tarvitsemaansa työkalua.

Yhdellä palvelimella toimiva BI-järjestelmä on edullisempi ja nopeampi ottaa käyttöön. Esimerkiksi QlikView saadaan normaalitilanteessa hankintapäätöksestä tuotantokäyttöön 1-2 kuukaudessa.

Totuus: BI-järjestelmän käyttöönottoprojekti on mahdollista saada valmiiksi yllättävänkin lyhyessä ajassa.

5. harhakäsitys: Hyviä BI-konsultteja/kehittäjiä on lähes mahdotonta löytää ja kun päätös on tehty, toimittajan kanssa ollaan naimisissa.

Kuten mainittua, aiemmin BI-järjestelmän hankinta on ollut tekninen IT-projekti, jossa toteuttajilla ei välttämättä ole ollut kovin syvällistä liiketoimintaosaamista. Nykyään järjestelmien käyttöönotto on helpompaa, mutta vaatimukset liiketoimintahyötyjen kannalta ovat kovempia. Tämä tarkoittaa sitä, että järjestelmää kehitettäessä ei olla koodaajien armoilla, vaan liiketoiminnan tunteminen on tärkeämpää.

Tällä hetkellä tilanne on se, että mikäli yhden BI-kehittäjän toiminta ei miellytä, niin BI-kumppanivaihtoehtoja löytyy useita muitakin. Me Pengonilla pidämme tärkeänä sitä, että mikäli asiakas ei ole toimintaamme tyytyväinen, ei siirtymisestä toiseen kumppaniin tai järjestelmän muokkaamisesta tule salatiedettä. Tähän ei ole kuitenkaan ollut tarvetta: meillä on asiakkaita, jotka ovat vaihtaneet toisilta kumppaneilta Pengonille saadakseen parempaa osaamista ja palvelua. Tarvittaessa asiakas voi itse kouluttautua aiheen tiimoilta lisää.

Totuus: BI-kumppanin kanssa ei tarvitse olla naimisissa. Hyviä BI-kumppaneita löytyy markkinoilta, mikäli yhden toiminta ei miellytä.

6. harhakäsitys: Business Intelligence on jatkuva kulu.

Kaikkiin työkaluihin tulisi suhtautua kuten sijoituksiin, joille on laskettavissa takaisinmaksuaika. Asiaa voi pohtia esimerkiksi siltä kannalta, että millaisia ajansäästöjä BI-järjestelmän käytöllä saavutetaan kuukausitasolla? Yleensä siinä vaiheessa kun BI-järjestelmän hankintaa mietitään, on tilanne jo sellainen, että järjestelmän hankinta maksaa itsensä takaisin melko nopeasti.

Toki BI-järjestelmän hankinta, ylläpito ja kehittäminen aiheuttavat kuluja, mutta lähes aina niiden tuottamat liiketoimintahyödyt kattavat kulut moninkertaisesti. Tässä myös järjestelmävalinnalla on merkitystä - massiiviset järjestelmät tarvitsevat ympärilleen myös enemmän ja järeämpää infrastruktuuria.

Totuus: Toiminnan tehostaminen vaatii kustannuksia, mutta hyvin suunniteltu ja toteutettu BI-järjestelmä maksaa itsensä takaisin verrattain lyhyessä ajassa.

Aiheet: Business Intelligence