Business Intelligence johtoryhmätyöskentelyn ja -raportoinnin tukena

Julkaissut Pengon Oy 5.6.2017

raportointi_johtoryhma_kuva.jpegYrityksen talousosaston pyrkimyksenä on tuottaa luotettavaa, ajantasaista informaatiota päätöksenteon tueksi mm. yrityksen johtoryhmälle, hallitukselle ja muille päätöksentekijöille. Talousjohtajan harteilla lepää koko liiketoiminnan tuloksen mittaaminen, analysointi ja kehittäminen. Valitettavan usein halutun informaation tuottaminen ei kuitenkaan ole syystä tai toisesta mahdollista, mikä vaikeuttaa päätöksentekijöiden työtä kautta linjan. Oikean datan avulla johtoryhmä, hallitus, toimitusjohtaja ja talousjohtaja ovat kaikki kartalla yrityksen taloudellisesta tilasta ja katsovat yhteen suuntaan.  

Talousvastaavien arki ei monesti vastaa yrityksen tarpeita

Vaikka liiketoiminnan ohjaaminen onkin talousjohtajan tehtävä, Adaptive Insightsin teettämän CFO Indicator –raportin mukaan vain 17% talousvastaavien ajasta kuluu strategisiin tehtäviin, kuten lisäarvoa tuottavien taloudellisten analyysien tekemiseen.

Valitettavasti iso osa talousvastaavien ajasta kuluu enemmänkin perustehtäviin, kuten datan siirtoon paikasta toiseen tai manuaaliseen tiedon luokitteluun. Useimmiten tämä johtuu heikoista työkaluista tai talousosaston epäselvistä prosesseista ja roolista.

CFO Indicator –raportin mukaan jopa 85% talousjohtajista toteaakin, että heidän tiimillään on kyllä pääsy kaikkeen tarvittavaan informaatioon, mutta siihen se jääkin. Raportit ja analyysit on silti koostettava itse. Datan kerääminen eri lähdejärjestelmistä, sen luokittelu, muokkaus ja lajittelu sekä itse raporttien tuottaminen ja koostaminen vievät raportin mukaan suurimman osan talousvastaavien työajasta. Kaikki tämä on pois strategisista toimista ja lisäarvon tuottamisesta.

Harvoissa tilanteissa standardimuotoiset raportit ja analyysit riittävät

Useimmissa yrityksissä on jonkinlainen talousfunktio, vaikka iso osa talouden perusprosesseista olisikin ulkoistettu. Monissa tapauksissa yrityksen talouden raportoinnista ja analyyseista vastaa talousjohtaja, usein apunaan esimerkiksi controller. Yksi talousjohtajan perustehtävistä on esimerkiksi raportoida yrityksen taloudellinen tila johtoryhmälle tai toimitusjohtajalle kuukausittain. Tähän liittyy monesti standardimuotoisia raportteja, kuten tuloslaskelmaa, tasetta ja kassavirta-analyysia, jotka saadaan järjestelmistä perusmuotoisina helposti ulos.

Nämä perusmuotoiset raportit eivät kuitenkaan auta löytämään vastauksia tärkeisiin kysymyksiin. Esimerkiksi toimitusjohtaja on huolissaan myynnin laskusta ja tahtoo tietää, mistä tämä johtuu. Tarvitaan taas uusia raportteja, mikä tarkoittaa viivästyksiä ja turhautumista. Controller saa ad hoc-tyyppisiä selvityspyyntöjä, joita hän vääntää Excelillä iltamyöhään saakka. Tämä on karkea, mutta hyvin tyypillinen esimerkki normaalitilanteesta monissa yrityksissä.

Vaikka raportit saataisiinkin ulos suoraan esimerkiksi ERP-järjestelmästä, data voi olla epäjohdonmukaista, jopa virheellistä. Ei siis paitsi raportointiin, vaan myös itse tiedon tarkistukseen ja validointiin kuluu paljon manuaalista työtä, aikaa ja rahaa. Eivätkä raportit siltikään välttämättä kerro sitä oleellisinta tietoa, vaikka ne rakennettaisiin kuinka ammattitaitoisesti tahansa. Ilman porautumismahdollisuutta lisäkysymyksiin vastaamiseksi tarvitaan aina uusia raportteja.

Lisäksi, kun dataa kerätään manuaalisesti eri järjestelmistä, myös virheiden mahdollisuus kasvaa. Samalla myös tulkinnoille jää paljon varaa. Onko raportin laatijan tulkinta saaduista luvuista sama, kuin jonkun toisen? Vai tehdäänkö luvuista automaattisesti tulkintoja suuntaan tai toiseen – huomaamattakin?

Business Intelligence talousraportoinnin parhaana kaverina

Onnistunut BI-ratkaisu tarjoaa havainnollisesti ja ymmärrettävästi keskeiset toiminnan tulokset ja mittarit käyttöön.

Hyvin toteutetun ja suunnitellun BI-ratkaisun avulla raportointi nopeutuu ja tehostuu. Järjestelmät on integroitu toisiinsa, data on samanmuotoista ja helposti ymmärrettävää, ja raportit muodostuvat automaattisesti. Kun yrityksellä on käytössään BI-ratkaisu, talousvastaavat saavat keskittyä olennaiseen: liiketoiminnan tilan analysointiin ja talouden kehittämiseen. Talousosaston strateginen funktio nousee kohisten.

Ratkaisuissa on tärkeää myös mahdollisuus nopeasti ja joustavasti muuttaa analytiikkaa - koska liiketoimintakin muuttuu koko ajan.

Miten hallitus ja johtoryhmä hyötyvät BI-ratkaisuista?

BI-ratkaisut hyödyttävät paitsi talousosastoa ja talouden raportointia, myös yrityksen hallitus- ja johtoryhmätyöskentelyä muutoinkin. Päätöksenteon suurin este on tiedon puute. Hallitukset ja johtoryhmät ovat usein vanhentuneen tiedon armoilla esimerkiksi tilinpäätöksen jälkeen, ja päätökset tehdään ikään kuin umpiossa. BI-ratkaisujen kanssa päätöksiä ei kuitenkaan tarvitse tehdä vain virallisten raportointisyklien mukaan, sillä BI-ratkaisut tuovat tiedon reaaliajassa ja aina ymmärrettävässä muodossa.

Kun toimitusjohtaja voi itse tarkistaa ajantasaiset luvut itse suoraan järjestelmästä, hän pystyy minä hetkenä tahansa tarkistamaan tilanteen, eikä ole riippuvainen tiettyihin ajanhetkiin sovituista raportointikäytännöistä. Sormi on ikään kuin koko ajan "pulssilla". Luvut voidaan tarkistaa vaikkapa kesken kokouksen. BI-järjestelmän avulla pystytään myös porautumaan lukuihin aina tuloslaskelmasta yksittäiselle riville saakka ja näkemään suoraan, mistä se kuuluisa myynnin lasku on lopulta johtunut. Controller ja talousjohtaja huokaavat helpotuksesta, kun kaikki data on paitsi saatavilla, myös valmiiksi pureskeltuna. Talousvastaavien tehtäväksi jää vain tehdä tulkintoja saadusta datasta ja helpottaa oikeiden päätösten tekemistä – strategisella tasolla.

Tarvittavien raporttien määrä tuskin tulee tulevaisuudessa ainakaan vähenemään, jolloin nopean, mutta luotettavan tiedon tuottaminen on avainasemassa talousosaston tuottavuuden ja arvostuksen nostamisessa. Jatkuvasti tarvitaan aiempaa tarkempia ja syväluotaavampia raportteja yhä pienemmistä osioista ja yksityiskohdista. Tarkentavia kysymyksiä satelee suunnasta jos toisesta, ja juuri oikea data on oltava saatavilla välittömästi. Myös raporttien visuaalisuuden tärkeys nousee jatkuvasti, sillä tiedon tulee olla helposti suodatettavaa ja ymmärrettävää – myös muille, kuin talousoppineille. Onko teidän organisaationne valmis nykypäivän ja tulevaisuuden talousraportoinnin tarpeisiin?

Lisätietoa aiheesta

Lataa maksuton Talousjohtajan BI-oppaamme, jossa tarjoamme vinkkejä talousjohtajia ajatellen. Opas on kattava tietopaketti siitä, kuinka Business Intelligence -ratkaisut voivat helpottaa talousjohtajan arkea.

Maksuton_pikaopas_talousjohtajalle

Aiheet: Raportointi, BI-järjestelmä, Liiketoimintatiedon hallinta