Business Intelligence myyjän arjessa

Julkaissut Pengon Oy 7.6.2017

Business Intelligence helpottaa myyjän arkeaOlemme aiemmin kertoneet siitä, kuinka Business Intelligence –ratkaisut helpottavat myyntijohtajan arkea ja parantavat myynnin organisoimista ja johtamistyötä. BI-ratkaisut tuovat valtavasti helpotusta myös jalkatyötä tekeville myyntiedustajille ja mahdollistavat paitsi tuloksen kasvattamisen, myös paremman oman työn johtamisen.

Myyjän arki koostuu hajanaisista osista

Myyjän arki koostuu monista irrallisista, pirstaleisista osista. Monesti myyjällä on tuhat ja yksi erilaista asiaa hoidettavana ja aina on kuitenkin enemmän tekemistä, kuin mitä ehtisi tekemään. Usein myyjä matkustaa paljon paikkakunnalta ja asiakkaalta toiselle, ja paljon aikaa kuluu myös puhelimessa. Itse raportoinnille, seurannalle ja mittaamiselle jää valitettavan vähän aikaa. Aikaa on rajallisesti ja tulosta olisi tehtävä, eli käytettävissä olevaa aikaa pitäisi pystyä kohdentamaan mahdollisimman paljon niihin juuri oikeisiin asioihin.

Tehtäviensä hoitamiseksi myyjä tarvitsee paljon tietoa esimerkiksi asiakkaista, varastosaldoista, katteista, myyntimääristä ja tavoitteista. Tärkein tietolähde myyjälle on CRM-järjestelmä, mutta kaikkea vaadittavaa tietoa ei välttämättä useinkaan löydy yhdestä ja samasta paikasta. Monet myyjät tallentavat kiireessä esimerkiksi asiakastilauksia tai asiakastietoja omille työpöydilleen ja tietojen merkkaaminen CRM:ään voi unohtua.

Puutteellinen seuranta ei edesauta myynnin kasvua

Paitsi että tiedot ovat monesti hajallaan ja punainen lanka tietojen kirjauksista puuttuu, myös seuranta usein unohtuu ja jää muiden töiden jalkoihin. Myyjälle yleisiä, tärkeitä lukuja seurattaviksi ovat esimerkiksi:

  • Tapaamisten määrä
  • Soitettujen kontaktien ja puheluiden määrä (outreach)
  • Tarjouskannan suuruus
  • Toteutuneet kaupat

Hyvin organisoitu ja johdettu myyntitiimi tietää tavoitteensa ja myös seuraa tavoitteiden toteutumista. Nämä perinteisesti seurattavat mittarit eivät kuitenkaan usein riitä tai niiden rinnalle kaivataan myös muita mittareita. Lisäarvoa tuovia mittareita voivat olla esimerkiksi:

  • Asiakkuuksien keskimääräinen koko
  • Parhaiten tuottavat asiakkaat
  • Eri tuotteiden ja palveluiden katteet
  • Asiakkaan kaupan keskikoko
  • Asiakkaiden viimeisimmät tilaukset ja niiden määrä
  • Nykyasiakkaisiin suunnattujen aktiviteettien (puhelut, tapaamiset) määrä
  • Poikkeamat asiakkaiden normaalissa ostokäyttäytymisessä (esimerkiksi tilausten väheneminen, muutokset tiettyjen artikkeleiden tai palveluiden myynnissä, kaupan koon pieneneminen)

Tällaiset mittarit tuovat valtavasti keinoja myynnin kasvattamiseen ja yksittäisten myyjien aktiviteetin nostamiseen, mutta useilla työkaluilla mittaristot ovat suppeita tai monimutkaisempien lukujen seuranta vaatisi paljon aikaa ja vaivaa.

CRM-järjestelmä on myyjille usein elinehto. Vaikkakin kehittyneimpien, nykyaikaisten CRM-järjestelmien seuranta- ja raportointiominaisuudet alkavat jo olla perushyvää tasoa, CRM:ssä oleva data ei siltikään ole riittävän rikasta, että kunnollisia analyyseja myynnin tehokkuudesta pystyttäisiin tekemään. Jotta tieto tuottaisi lisäarvoa, CRM:ssä oleva data tulisi olla yhdistettynä jollain tapaa vähintäänkin tilaus- ja toimitusdataan, mielummin myös palveluiden vapaan kapasiteetin ja varastossa olevien tuotteiden seurantaan.

Business Intelligence myyjän apuna tuottavuuden kasvattamisessa

Toimivilla ratkaisuilla, kuten esimerkiksi juuri Business Intelligencen avulla, myynnin analysointi helpottuu ja nopeutuu huomattavasti. Kaikki data on yhdessä paikassa ja välittömästi nähtävillä. Yhdellä silmäyksellä saadaan esiin esimerkiksi asiakkuuksissa tapahtuneet poikkeamat ja niihin pystytään reagoimaan riittävän ajoissa. Myös perusraportointi, kuten aktiviteettien, puheluiden, tapaamisten ja uusien tilausten määrä, tehostuu. Vaikka CRM-järjestelmät ovatkin kelpo työvälineitä uusasiakashankintaan ja uusmyyntiin, nykyasiakkaiden hallinta ja kasvattaminen vaativat enemmän.

BI helpottaa asiakkuuksien hoitoa ja asiakkaan ymmärtämistä. Toisiinsa yhdistetyn datan avulla hahmotetaan helpommin mahdolliset lisämyynnin paikat ja nähdään yleiskatsaus siitä, kuinka nykyasiakkaita hoivataan ja johdetaan. Mikäli jokin asiakas on vaarassa jäädä liian pitkäksi aikaa huomiotta, tähän ehditään reagoimaan.

Tilausmääristä esimerkiksi nähdään, että tietty asiakas on tilannut viime kuukausina normaalia vähemmän tiettyä tuotetta. Yhdessä asiakkaan kanssa voidaan tarvittaessa käydä läpi, miksi tilausmäärät ovat vähentyneet. Onko syy tuotteen laadussa, asiakassuhteessa tai hinnassa? Keskustelun myötä voi vaikkapa paljastua syyn löytyvän asiakkaan hyllytilan puutteesta, jolloin vaikkapa myynnin sesonkiluonteisuus voidaan jatkossa huomioida paremmin ilman, että asiakkuus kärsii. Myös ajankohtainen tieto myytävien tuotteiden ja palveluiden katteista auttaa neuvottelemaan paremman kaupan.

Koska aika on kallista, eikä lisätehoja pysty enää myyjän selkänahasta repimään, on ainoa keino tuloksen parantamiseen tehdä asiat fiksummin. BI-järjestelmien avulla rakennettavien raporttien, muistutusten ja graafien avulla myyjä pääsee parempiin tuloksiin datan kautta. Myyjä näkee esimerkiksi oman trendinsä yhdellä katsauksella: millaisiin tuloksiin nykyinen aktiviteettitasoni riittää, vai tuleeko aktiviteettiä lisätä tavoitteisiin pääsemiseksi? Myyjä pystyy siis paremmin mukauttamaan omaa toimintaansa jo etukäteen ennen kuin myyntijohtajan tarvitsee puuttua tilanteeseen!

Etenkin, jos myyntitiimi on rakennettu siten, että yksittäisellä myyjällä on useita asiakkuuksia, kaikkien tapahtumien, muutosten, tilausten ja keskustelujen muistaminen voi olla hankalaa ja kokonaisuuden hallinta karkaa helposti käsistä. Tällöin myös asiakastyytyväisyys monesti kärsii. Asiakkaan unohtuminen voidaan pahimmassa tapauksessa huomata vasta siinä vaiheessa, kun yhteyshenkilöt asiakkailla vaihtuvat yhtäkkiä tai jokin menee pieleen.

Qlik ottaa huomioon myyjän tarpeet

Jos organisaatio on kiinnostunut asiakastyytyväisyydestä, asiakkuuksien hoidosta ja asiakassuhteiden vaalimisesta ja kasvattamisesta, BI-järjestelmän hankintaa on syytä harkita. Esimerkiksi Qlikin avulla tarvittavat tiedot asiakkuuksien aktiviteettien tilasta ja tilauskannan koosta saadaan esiin parilla klikkauksella, eikä raportteja tarvitse erikseen vääntää 20 minuuttia Excelillä. Myös raportin esittämiseen kuluva aika on suoraan pois tuottavasta työstä - myyntipalaverien alla voi usein nähdä ärtyneitä ja kiireisiä myyjiä, jotka myyntijohtajalle Excel-raportin esittelyn sijaan mieluummin soittaisivat asiakkaille tai viimeistelisivät voittavaa tarjousta.

Qlik yhdistää yksittäisen myyjän, myynnin johdon ja asiakasdatan samaan paikkaan ja mahdollistaa huomattavan laajat raportointi- ja seurantamahdollisuudet verrattuna perinteisiin CRM-raportointiratkaisuihin. Qlik tehostaa ja kasvattaa myyntiä kuin itsestään, mikä automaattisesti pienentää järjestelmän takaisinmaksuaikaa!

Qlik on yhdistettävissä natiivi-integraatioin yleisimpiin CRM-järjestelmiin, kuten Visma Severaan, Microsoft Dynamicsiin ja Salesforceen.

Lataa Qlik Sense –oppaamme, josta saat lisätietoa muun muassa Qlik Sensen ominaisuuksista ja käyttöönotosta. Mikäli olet kiinnostunut myynnin kehittämisestä, suosittelemme sinua tutustumaan myös Myyntijohtajan BI-oppaaseen!

Myyntijohtajan-raportointi-opas

Aiheet: BI-järjestelmä, myynnin johtaminen