EU:n tietosuoja-asetukseen valmistautuminen Business Intelligencen avulla

Julkaissut Pengon Oy 3.4.2018

EU:n tietosuoja-asetukseen valmistautuminen

EU:n tietosuoja-asetusta aletaan soveltamaan pian, ja monessa organisaatiossa valmistautuminen onkin jo hyvässä vauhdissa. Vaikka tehtävää onkin paljon, kannattaa henkilötietorekisterit laittaa kerralla kuntoon ja kehittää samalla koko liiketoimintaa entistä tietoeettisemmäksi.

Tietosuoja-asetus on mahdollisuus kehittää liiketoimintaa

Tietosuoja-asetuksen myötä jokaisen organisaation on laitettava henkilötietorekisterinsä ojennukseen, mutta vaikka muutos aiheuttaakin lisätyötä, ei siihen kannata suhtautua pakollisena pahana. Todellisuudessa viimeisen päälle hoidettu henkilötietorekisteri on organisaatiolle kilpailuetu. Jos henkilötietojen hallinta on hoidettu asianmukaisesti, kannattaa sitä käyttää hyödyksi myös julkisuuskuvan osalta.

Kysymys on ennen kaikkea organisaation luotettavuudesta. Mitä paremmin tietosuoja-asetuksen vaatimuksiin vastataan, sitä luotettavampana ja tietoeettisempänä toimijana organisaatio näyttäytyy ihmisten silmissä. Sen vaikutukset yltävät jopa organisaation brändi-imagoon ja työnantajakuvaan saakka. Eikö olisikin mukavaa, jos organisaatioonne yhdistyisivät sanat ”luotettava”, ”vastuuntuntoinen” ja ”läpinäkyvä”?

Jos organisaationne ei vielä ole valmistautunut tietosuoja-asetuksen vaatimuksiin, voi BI-työkalu olla juuri se mitä tarvitsette. Sen avulla kaikkiin käytössä oleviin tietojärjestelmiin on helppoa integroitua ja kerätä tietyn henkilön tiedot kaikista järjestelmistä yhteen näkymään. Voit testata työkalua haluamallasi datalla!

Miten toimisit näissä tilanteissa?

Vuosien varrella henkilötietoja on kertynyt useaan eri järjestelmään, joihin GDPR:n myötä rekisteröidyllä on oikeus päästä käsiksi. Jos rekisteröity pyytää omia tietojaan nähtäväksi, miten voitte nykytilassa vastata hänen pyyntöönsä?

Modernin BI-työkalun avulla yksittäisen henkilön tiedot voidaan kerätä ja kasata useasta tietolähteestä yhteen nippuun. Tämä nopeuttaa ja helpottaa prosessia huomattavasti.

Jos käytössä on vanhoja ERP-järjestelmiä, on tietojen poistaminen niistä usein lähes mahdotonta. Tällaisissa tapauksissa ainut vaihtoehto on ylikirjoittaa tietojen päälle, jolloin vanha tieto kuitenkin säilyy järjestelmässä, mutta sitä ei voi yhdistää tiettyyn henkilöön. Entä jos entinen työntekijä vaatii saada tulla unohdetuksi entisen työnantajansa järjestelmissä?

BI-ratkaisu kokoaa yksittäisen henkilön nimellä yhteenvedon, joka osoittaa eri järjestelmissä sijaitsevan tiedon kyseisestä henkilöstä. Näkymän avulla nähdään missä kaikkialla hänen henkilötietonsa sijaitsevat, jonka jälkeen ne voidaan helposti poistaa.

Käytännön vinkkejä tietosuoja-asetukseen valmistautumiseen

Kokosimme parhaat käytännön vinkit yksiin kansiin, jotta tietosuoja-asetukseen valmistautuminen olisi mahdollisimman sujuvaa. Joten olipa organisaatiosi GDPR-valmistautuminen jo hyvässä vauhdissa, tai vielä lähtökuopissaan, saat maksuttomasta oppaamme kattavat vinkit valmistautumisen tueksi! 

Eu:n tietosuoja-asetus ja BI -opas

Aiheet: Liiketoimintatiedon hallinta, Tiedolla johtaminen, EU:n tietosuoja-asetus