Excel vs. Qlik

Julkaissut Pengon Oy 7.7.2016

vastapari.jpgMoni yritys käyttää Excel-laskentatyökalua erilaisiin tiedon raportointi- ja analysointitarpeisiin. Excel on hyvä työkalu perustehtäviin, mutta laskentakaavojen monimutkaistuessa ja vaatimusten lisääntyessä Excelillä toteutetut raportit ja laskelmat voivat käydä työläiksi. Monet tiedonhallinnan toiminnot voidaan kuitenkin hoitaa vaivattomasti älykkäillä Business Intelligence –työkaluilla. Tässä artikkelissa avaamme näkemystämme siitä, miksi Excel-kaavat olisi syytä korvata helppokäyttöisellä BI-ratkaisulla.

Excel riittää perustarpeisiin, muttei yrityksen johtamiseen

Exceliä käytetään yrityksissä useimmiten budjetointiin, kassavirranhallintaan ja erilaisten ennusteiden laskemiseen. Monesti tieto haetaan eri järjestelmistä ja kootaan raportiksi lopulta Excelissä. Exceliä käytetäänkin edelleen laajalti myös puhtaasti raportointityökaluna. Toisissa yrityksissä käytetään Exceliä enemmän, toisissa vähemmän, mutta lähes kaikki yritykset käyttävät Exceliä jossain määrin.

Käyttötarkoituksesta riippumatta monet yritykset nojaavat Exceliin hyvin paljon päivittäisessä työskentelyssä ja yrityksen toiminnan ohjauksessa. Vaikka yrityksen käytössä olisikin jokin erillinen raportointi,- budjetointi- tai tiedon analysointijärjestelmä, Excelissä suoritetaan usein paljon tiedon muokkaamista ja koontia vaativia toimintoja muita järjestelmiä varten. Riippuvuus Excel-työkalusta voi kuitenkin aiheuttaa suuriakin haasteita päivittäisessä toiminnassa.

Excelin käytön haasteet

Käyttöoikeuksien rajaamisen ja historiatietojen puute. Usein jokainen työntekijä, jolla on pääsy Excel-kaavioihin, pystyy myös muokkaamaan niitä. Muokkausoikeus aiheuttaa riskin kaavan ”rikkoutumiselle”. Historiadataa muutoksista ei kuitenkaan ole, jolloin kaavan rikkoutumista on vaikea jäljittää. Kun samaa Excel-taulukkoa muokataan ja päivitetään kuukaudesta toiseen, jossain vaiheessa ei välttämättä enää edes tiedetä, tuijotetaanko taulukossa oikeita lukuja vai onko kaava muuttunut matkan varrella.

Tietoturva. Myös tietoturva on haaste Excel-taulukoiden kanssa. Excel-taulukoiden käsittely ja jakaminen organisaation sisäisesti ei ole tietoturvallista, sillä taulukot sijaitsevat usein vain jaetulla verkkolevyllä erillisen palvelimen sijaan.

Tiedonkeruun manuaalisuus. Tiedot haetaan manuaalisesti muista järjestelmistä, mikä aiheuttaa ylimääräistä työtä, viivästyksiä ja virheitä. Manuaalisuudesta johtuen taulukoissa ja raporteissa oleva tieto ei ole käytännössä koskaan ajantasaista. Myös tiedon jakaminen organisaation sisäisesti on haasteellista ja vaatii manuaalista työtä.

Taulukoiden monimutkaisuus. Yrityksessä voi olla jopa eräänlainen Excel-guru, jonka tehtävänä on luoda valmiita kaavoja ja pohjia Exceliin muiden hyödynnettäväksi. Hän on usein myös ainut henkilö, joka tietää, kuinka kaavat toimivat. Tällainen toimintamalli aiheuttaa suuria haasteita esimerkiksi silloin, kun kyseinen henkilö poistuu yrityksestä. Onko hänen lisäkseen olemassa ketään, kuka jatkossa muokkaa ja luo Excel-pohjia?

Qlik-ratkaisut helpottavat työtä ja vähentävät virheitä

Qlik-ratkaisun käyttönoton yhteydessä merkittävin hyöty asiakkaalle on ajansäästö. Kun raportteja ei tarvitse enää koostaa ja muokata manuaalisesti, raportoinnista vastaavan työaika voidaan käyttää tehokkaammin esimerkiksi lukujen analysointiin. Historiatiedot kaikista muutoksista on saatavissa ja tieto tulee valmiiksi koostettuna raporteille. Data on aina ajantasaista ja relevanttia, eikä käyttäjän tarvitse edes oikeastaan tietää, millaista tietoa hän tarvitsee ja mistä.

Sen lisäksi, että Qlik-ratkaisut helpottavat ja nopeuttavat työtä, ne tuovat myös aitoa liiketoiminnallista lisäarvoa toiminnalle. Esimerkiksi Qlik Sense -alustan Storytelling-ominaisuus mahdollistaa muokattavien esitysten luomisen suoraan raporteista sekä organisaation sisäisiin palavereihin että asiakkaalle. Esitys toimii samaan tapaan kuin PowerPoint-työkalussa, mutta näkymä on dynaaminen ja reaaliaikaisesti muokattavissa datan mukaisesti.

Qlik-ratkaisun avulla tieto on luotettavaa, reaaliaikaista ja helposti jaettavissa. Tiedon jakaminen kaikille sidosryhmille sekä talon sisäisesti että ulkoisesti tapahtuu vain parilla painalluksella, missä ja milloin tahansa. Järjestelmän ylläpito ja hallinta on helppoa, kun kaikki tieto on yhdessä ja samassa paikassa. Qlik-ratkaisujen avulla oikea tieto on aina oikeilla henkilöillä oikeaan aikaan.

Jokaiselle asiakkaalle on mahdollista laskea Qlik-järjestelmän takaisinmaksuaika, joka yleensä vaihtelee muutamasta kuukaudesta alle vuoteen. Investointi maksaa itsensä takaisin vähentyneen työn määrässä nopeasti. Tämän lisäksi hyötyjä syntyy esimerkiksi virheiden vähentymisestä sekä tiedon relevanttiudesta ja reaaliaikaisuudesta. Qlik-ratkaisun käyttöönoton jälkeen Excelille ei löydy enää tarvetta: kaikki tieto on valmiiksi siivottuna, jäsenneltynä ja oikeassa muodossa kaikkien saatavilla. Kaiken kaikkiaan Qlik-ratkaisut tarjoavat paremmat valmiudet liiketoiminnan ohjaukseen ja kehittämiseen verrattuna Excel-työkaluun.

Lisätietoja aiheesta

Kiinnostuitko Qlik-ratkaisuista? Qlikin ratkaisut QlikView ja Qlik Sense ovat uuden sukupolven raportointityökaluja, joista voit lukea lisää maksuttomista pikaoppaistamme:

Maksuton_pikaopas_qlikview  Maksuton_pikaopas_qlik-sense

Aiheet: Qlik