Tee budjetoinnista hauskaa! – 5 vinkkiä budjetointituskan selättämiseen

Julkaissut Pengon Oy 25.7.2017

budjetoinnista_hauskaa_kuvituskuva.jpegBudjetointi jo pelkkänä sananakin herättää ihmisissä negatiivisia mielleyhtymiä, jopa vilunväristyksiä. Ensimmäinen ajatus on: ”Joko taas?”. Vilunväristyksille on kieltämättä syynsä, etenkin jos budjetointia tehdään niin sanotusti perinteisen kaavan mukaan. Voisiko budjetoinnista kuitenkin tehdä edes hitusen miellyttävämpää? Miten budjetoinnista aiheutuvaa tuskaa saataisiin helpotettua?

Budjetoinnista saa merkityksellistä, jopa innostavaa

Jotta budjetoinnista puhuttaessa saa ihmiset innostumaan, täytyy esittää hieman karrikoituja esimerkkejä tai jopa provosoida, kuten edellä. Hauskuus budjetoinnista on ehkä edelleen kaukana, mutta oikeilla välineillä ja ratkaisuilla budjetointi tuntuu järkevältä, tärkeältä ja merkitykselliseltä työltä, eikä vain unohdu heti julkaisunsa jälkeen tiedostojen syövereihin odottamaan seuraavaa vuotta.

Totuus on, että budjetoinnin ei tosiaan tarvitse olla pitkä ja uuvuttava prosessi, jonka hyödyllisyys asetetaan lopulta kyseenalaiseksi. Oikein toteutettuna ja hyvillä työkaluilla budjetoinnista saatava hyöty näkyy kaikille ja koko organisaation tuottavuus paranee, lähtien ihan sieltä kuuluisasta ”lattiatasosta”.

Budjetoinnin ei siis tarvitse olla tylsä ja pakon edessä tehtävä rasite. Päinvastoin. Vastuun jakaminen, luottamuksen lisääminen ja oman työn tuloksellisuuteen vaikuttaminen ovat omiaan nostamaan tuottavuutta sekä innostamaan myös budjetoinnin ja ennusteiden tekemiseen.

Viisi neuvoa budjetoinnin arvostuksen nostamiseksi

  1.      Automatisoi

Budjettien suunnittelu voidaan automatisoida, tai ainakin niiden tekoa voidaan huomattavasti helpottaa teknologian avulla. Erilaisten ratkaisujen avulla budjetit voidaan laatia suoraan esimerkiksi edellisvuoden lukujen perusteella, ja järjestelmä voidaan asettaa laskemaan luvut automaattisesti. Edellisvuoden lukuja voidaan korottaa esimerkiksi 10 %, ja katsoa, miltä budjetti vaikuttaa. Automatisointi myös nopeuttaa budjetointiprosessia huomattavasti, mikä vähentää tylsyyden tunnetta!

  1.      Hajauta

Anna henkilöstölle mahdollisuus vaikuttaa heitä koskeviin budjetteihin. Vastuun jakaminen myös sitouttaa henkilöstöä paremmin: kun budjetti tulee yläpuolelta, voi siihen olla vaikeampi sitoutua, varsinkin jos budjetointiperusteita ei kerrota riittävän tarkasti. Hajauttamiseen voidaan kytkeä myös automaattinen hyväksymisprosessi, jolloin lukujen tarkistaminen ja hyväksyminen tehostuvat.

  1.      Ennusta

Hyvin ja johdonmukaisesti toteutetusta budjetoinnista saadaan vertailudataa nykytilanteen tarkasteluun, mutta myös tulevaisuuden ennustamiseen. Tarkkaan mietitty budjetointi ja budjettien seuraaminen antaa valmiudet tulevaisuuden ennustamiselle. Muutokset toimintaympäristössä voivat olla huomattavan nopeita, jolloin ennustamisen merkitys korostuu.

  1.      Päivitä säännöllisesti

Vuosibudjetin laatiminen riittävällä tarkkuudella sellaiseksi, ettei se vaatisi muutoksia, on ilman kristallipalloa käytännössä mahdotonta. Jos näyttää siltä, että budjetoituihin lukuihin ei päästä, arvioita ja ennusteita muutetaan sen mukaisesti. Mikäli budjetissa kummittelee lukuja, jotka tiedetään jo olevan saavuttamattomissa, motivaatio laskee kuin lehmän häntä. Kun budjettia taas päivitetään säännöllisesti toteutumien mukaan, tavoitteisiin pääseminen helpottuu ja motivaatio kasvaa. Rullaavalla budjetoinnilla yllättävät muutokset eivät automaattisesti johda siihen, että tavoitteita ei voitaisi saavuttaa.

  1.      Tarkista työkalut

Monissa yrityksissä budjetointi hoidetaan Excel-taulukoilla, joissa yhdenkin kaavan muuttuminen voi periytyä liiketoimintasuunnitelmaan ja aiheuttaa isoja kustannuksia. Budjetointi ja raportointi olisi kuitenkin hyvä toteuttaa oikeassa tietojärjestelmässä, jotta budjettien seuranta olisi helpompaa ja tehokkaampaa. Hyvä työkalu nopeuttaa prosessia muutoinkin, jolloin aikaa säästyy tärkeämpiin tehtäviin kuin taulukoiden pyörittelyyn.

Lisätietoja aiheesta

opaskuva-budjetointiopas.pngKiinnostaako budjetoinnin tehostaminen? Lataa maksutta Budjetointioppaamme yrityksille! Oppaassa esittelemme yleisimpiä budjetointiin liittyviä haasteita sekä kerromme, kuinka budjetointia voitaisiin parantaa ja tehostaa. Oppaan luettuasi saat kuvan siitä, miten budjetoinnista tehdään kiinnostavaa ja miellyttävää!

Aiheet: Budjetointi