Vältä nämä projektisalkunhallinnan 3 tyypillisintä haastetta

Julkaissut Pengon Oy 18.5.2018

Projektisalkunhallinta Business Intelligencen avulla

Yksittäinenkin projekti kerryttää paljon tietoa, ja kun projektien lukumäärä kasvaa, voi resursointi ja riskienhallinta olla haastavaa. Monessa projektiorganisaatiossa projekteja johdetaan projektisalkkuajattelun kautta, jolloin prosessi on tuotannollisesti mahdollisimman tehokas. Jotta projektisalkunhallinta sujuisi mahdollisimman jouhevasti, kannattaa nämä tyypillisimmät virheet tunnistaa ja välttää!

1. Projektisalkun yhteiset toimintatavat uupuvat

Valitettavan monessa projektiorganisaatiossa toimintatavat projektien välillä vaihtelevat merkittävästi tai ovat tavalla tai toisella puutteellisia. Tämä luonnollisesti aiheuttaa ongelmia projektisalkunhallintaan. Jos esimerkiksi tieto tallennetaan kahdessa projektissa hyvin eri tavalla, ei vertailu projektien välillä ole mahdollista.

Toimintatapojen yhtenäistäminen projektisalkun sisällä on helpompaa BI-työkalun avulla. Esimerkiksi puutteellisten tietojen tunnistaminen ja korjaaminen käy kätevästi, jolloin projektisalkun laadullinen valmius on huomattavasti parempi. Tämänkaltaisilla pienilläkin yksittäisen tiedon lisäyksillä on suuri merkitys, sillä jokainen iso kuva rakentuu pienistä yksityiskohdista – jos pienessä kuvassa on vikaa, ei isokaan voi kertoa koko totuutta.

2. Tieto ei kulje osapuolten välillä jouhevasti

Monet projektisalkunhallinnan haasteet liittyvät huonoon tiedonkulkuun niin ylhäältä alas kuin alhaalta ylöspäin. Etenkin jos projekteihin liittyvä tieto elää erilaisissa Excel-tiedostoissa, kärsii datan ajantasaisuus merkittävästi. Pahimmillaan kaikilla tietoa tarvitsevilla ei ole pääsyä tarpeelliseen dataan, mikä aiheuttaa viivästyksiä ja mahdollisesti myös väärinymmärryksiä.

Avoin näkymä omiin projekteihin, sekä koko projektisalkkuun antaa motivaatiota yksittäisiin projekteihin ja kannustaa asetettujen tavoitteiden saavuttamiseen. Luonnollisesti projektipäälliköllä tulee olla kaikki tarvittava tieto näpeissään, mutta miten projektin muut tahot pääsevät ajantasaiseen tietoon helposti käsiksi?

3. Kokonaisnäkymä projektisalkkuun on huono

Heikko näkymä projektisalkkuun vaikeuttaa eri resurssien hallintaa ja projektien välisten riippuvuuksien hahmottamista, jolloin koko projektisalkunhallinta kärsii. Sen negatiiviset vaikutukset näkyvät jo yksittäisenkin projektin sisällä, kun oman toiminnan vaikutuksia salkun muihin projekteihin on vaikea hahmottaa. Heikon projektisalkkunäkymän ongelmat kantautuvat myös organisaation johtoon saakka, sillä oikeita päätöksiä on hankala tehdä vaillinaisen tiedon pohjalta, ilman todenmukaista kuvaa projektisalkun kokonaistilasta.

Qlik-ratkaisulla toteutettu salkunhallintasovellus auttaa hahmottamaan kokonaisuuden selvemmin, jolloin projektisalkusta on helpompi tehdä havaintoja sekä porautua syvälle syihin. BI-työkalu ei siis kerro ainoastaan, että mitä projekteissa tapahtuu, vaan mahdollistaa myös analyysin siitä, miksi näin tapahtui. Koska Qlik kerää tietoa useasta lähteestä, voi myös analyysia tehdä monelta kulmalta – oikeastaan vain mielikuvitus on rajana.

Lisätietoa tehokkaasta projektisalkunhallinnasta

Modernit Business Intelligence -työkalut tehostavat projektisalkunhallintaa ja kasvattavat organisaation kilpailuetua. Lataa maksuton opas ja lue vinkit tehokkaaseen projektisalkunhallintaan Business Intelligencen avulla!

Lataa projektisalkunhallintaopas

Aiheet: Liiketoimintatiedon hallinta, Tiedolla johtaminen