Analytiikka kuuluu kaikille organisaation tasoille

Julkaissut Pengon Oy 30.3.2017

Pushpins arranged as a pyramid.jpegVoivatko älykkäät työkalut olla liiankin älykkäitä meille ”tavan tallaajille”? Kun analytiikkaratkaisuja rakennetaan liian tekniikkalähtöisesti, niiden pelätään olevan loppukäyttäjälle liian monimutkaisia - ja valitettavan usein ovatkin. Analytiikka ei kuitenkaan ole vain “nörteille”, johdolle tai talousoppineille, vaan raportointiratkaisujen rakentaminen tulee lähteä liikkeelle käyttäjien tarpeita ajatellen.

Yritystä ei voi johtaa puutteellisen tiedon pohjalta

Organisaation raportoinnin ja analytiikan ajatellaan usein koskettavan vain esimerkiksi talousosastoa tai ylintä johtoa. Johdon on toki tärkeää saada mahdollisimman relevanttia ja luotettavaa tietoa yrityksen toiminnasta, mutta entä jos raportointiin hankittu työkalu ei ole käytössä koko organisaatiossa? Saako johto tällöin käyttöönsä kaiken tarvittavan tiedon?

Mikäli raportointia ajatellaan vain johdon työkaluna, yksittäinen työntekijä ei näe tuottamansa tiedon arvoa ja kuinka hänen oma panoksensa siihen vaikuttaa. Huomioitavaa kuitenkin on, että myös esimerkiksi myyjä voi olla kiinnostunut oman työnsä raportoinnista ja analytiikasta sekä hänen tuottamansa työn vaikutuksesta yrityksen toimintaan.

Kaikki työkalut eivät kuitenkaan sovellu kaikkiin tarpeisiin, eivätkä monet työkalut ymmärrä esimerkiksi yksittäisen myyjän maailmaa. Työkalun hienoudesta huolimatta moni myyjä, asiakaspalvelija tai tuotannon työntekijä voi edelleen käyttää esimerkiksi excel-taulukoita hyväkseen oman raportointinsa ja analytiikkansa seuraamiseen, koska se on yksinkertaisempaa ja helpompaa.

Fakta on, että mikäli analytiikkatyökalua on hankala käyttää, se myös varmasti jää käyttämättä. Vaikka työkalun rakentamiseen olisi käytetty kuinka paljon aikaa ja vaivaa, sen tuottamat hyödyt jäävät ikävä kyllä vaatimattomiksi, jos ratkaisua ei hyödynnetä kaikilla organisaation tasoilla ja sen käyttö ei tule luonnostaan.

Tiedolla johtamisen syvin olemus

Jotta raportointityökalu saadaan aidosti tuottamaan relevanttia ja luotettavaa tietoa päätöksenteon tueksi, yrityksen johdon täytyy tuntea myös niin sanottu suorittava taso: mitä työntekijät tekevät, kuinka he toimivat ja millaisia raportointitarpeita heillä ylipäätään on?

Päätöksenteon kannalta kaikista mielenkiintoisin tieto voi sijaita juuri tällä “ruohonjuuritasolla” eli asiakaspalvelussa, myynnissä ja tuotannossa, jolloin on tärkeää, että työkalu palvelee ennen kaikkea juuri tätä käyttäjäryhmää. Kaikkien organisaation tasojen huomiointi raportoinnissa ja analytiikassa olisi tiedolla johtamista parhaimmillaan, mutta samalla se on nykyisellä tasollaan valitettavasti myös yksi vakavimmista tiedolla johtamisen pullonkauloista.

Tiedolla johtamisesta puhutaan kyllä paljon, mutta ymmärretäänkö sen merkitys todella? Tiedolla johtaminen mielletään monesti vain johdon asiaksi, toimenpiteeksi tai toimintatavaksi: johto saa käyttöönsä luotettavaa, ajantasaista tietoa päätöstensä tueksi. Jalostunein muoto tiedolla johtamisesta on kuitenkin laajempi ja ulottuu organisaation alimmille tasoille saakka. Parhaimmillaan tiedolla johtaminen näkyykin siten, että kaikki työntekijät ymmärtävät oman työnsä merkityksen ja pystyvät johtamaan omaa työtään itseohjautuvasti - tietoon pohjautuen.

Itseasiassa jokainen työntekijä yrityksessä on päätöksentekijä. Joka kerta kun työntekijä tekee tai jättää jotakin tekemättä, hän tekee päätöksen.

On myös syytä muistaa, että tieto johdonkin analysoitavaksi ja päätösten tueksi koostuu rivitason tiedosta. Joku tekee monta kertaa päivässä päätöksiä siitä, minkälaista tietoa kertyy ja miksi.

Yksittäisen käyttäjän näkökulma huomioon työkalun valinnassa ja kehityksessä

Raportointi- ja analytiikkatyökalua valittaessa tulee varmistua siitä, että koko organisaatio sitoutuu työkalun käyttöön ja tavoitteet ovat selkeät. Parhain tapa varmistua tästä on ottaa tulevat käyttäjäryhmät mukaan työkalun valintaprosessiin ja kehitysvaiheeseen sekä varmistua työkalun soveltuvuudesta kaikille tasoille.

Kun ratkaisu rakennetaan todellisten tarpeiden pohjalta ja aidosti ratkaisemaan eri käyttäjien kohtaamia haasteita, sen käyttöaste varmasti nousee kohisten. Henkilöstön tulee myös ymmärtää oman työn raportoinnin merkitys kokonaisuuden kannalta ja heitä tulee kannustaa ja ohjata työkalujen käyttöön.

Raportointi- ja analytiikkatyökalua valittaessa tulee siis astua myös tämän yksittäisen myyjän saappaisiin. Mitä hän tarvitsee? Kuinka juuri hänen työnsä helpottuisi uuden työkalun avulla? Kuinka raportointi tehdään hänelle mahdollisimman vaivattomaksi?

Lisätietoja aiheesta

Esimerkiksi Qlik Sense on rakennettu täysin käyttäjän ehdoilla ja on saanut myös tunnustusta käyttäjäystävällisyydestään ja asiakaskokemuksestaan. Qlik Sense on ensiluokkainen raportointi- ja visualisointityökalu, jonka käytettävyys ja muokattavuus ovat huippuluokkaa.

Lue lisää Qlik Sense-ratkaisusta esimerkiksi pikaoppaastamme tai blogistamme!

qlik_sense_opas

Aiheet: Tietojohtamisen hyödyt