Kassavirran hallinta ja ennustaminen

Julkaissut Pengon Oy 10.12.2015

Kassavirran hallinta

Kassavirran hallinnassa on kyse ennen kaikkea ennustamisesta. Mitä pidemmälle kassavirtaa pystytään ennustamaan, sitä paremmalta pohjalta yrityksen johto voi tehdä suuriakin päätöksiä. Ajantasainen kassavirta luo varmuutta yrityksen toiminnalle ja sen jatkuvuudelle sekä mahdollistaa paremman suunnittelun ja kehityksen. Hyvällä järjestelmällä on mahdollista saada yhdellä silmäyksellä ajantasaista tietoa tulevista kassavirroista. Tässä artikkelissa avaamme kassavirran hallintaan ja ennustamiseen liittyviä aiheita tarkemmin.

Mitä kassavirran hallinta tarkoittaa?

Kassavirran hallinta tarkoittaa pääsääntöisesti alle vuoden mittaisten, lyhyen aikavälin rahoituskysymysten tarkastelua. Kassavirran hallinnan tarkoituksena on tarkastella saapuvia ja lähteviä kassavirtoja sekä näiden välistä suhdetta. Tärkeitä tietoja kassanhallinnassa ovat mm. pankkitilien saldot, ulkomaanmaksut, valuutta- ja korkoerät, laskujen eräpäivät, palkanmaksut ja tulevien saatavien eräpäivät.

Avainkysymyksiä ovat siis, kuinka paljon rahaa tulee kassaan ja kuinka paljon rahaa lähtee kassasta. Riittävätkö varat esimerkiksi palkanmaksupäivänä kaikkien palkkojen maksuun? Entäpä, jos asiakkaan maksut ovat rästissä, riittävätkö varat omien laskujemme maksuun eräpäivänä?

Näiden aiheiden ympärillä kassavirran hallinta ja ennustaminen pyörivät. Kassavirrat kertovat todenmukaisemman kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta kuin esimerkiksi perinteinen tuloslaskelma, ja kassavirrat toimivat merkittävänä indikaattorina yrityksen suorituskyvystä esimerkiksi sijoittajille ja rahoittajille.

Maksuton_pikaopas_talousjohtajalle2

Kassavirran hallinta käytännössä

Lyhytaikaiset saatavat ovat tärkeässä roolissa liiketoiminnan tehokkuuden ja ylipäätään liiketoiminnan jatkamisen kannalta. Saapuvat ja lähtevät rahavirrat on kuitenkin usein vaikea sovittaa yhteen tehokkaasti.

Kassavirtapäälliköt tai pienemmissä yrityksissä esimerkiksi kirjanpitäjät keräävät tietoa eri järjestelmistä, esimerkiksi palkkajärjestelmästä sekä myynti- ja ostoreskontralta, ja sovittavat näitä tietoja yhteen joko käsin tai erillisessä järjestelmässä.

Kassanhallintajärjestelmät ovat usein hyvin jäykkiä, ja aiheuttavat viiveitä tiedonsaantiin, puhumattakaan Excel-ruljanssista, joka on aikaa vievää, manuaalista ja tehotonta. Hyvälläkin kassanhallintajärjestelmällä tiedot saattavat päivittyä vain kaksi kertaa päivässä, jolloin tärkeitä tietoja ei saada esiin heti, kun niitä tarvitaan, vaan tieto on jo vanhentunutta.

Business Intelligence –ratkaisut kassavirran hallinnassa ja ennustamisessa

Business Intelligence –järjestelmillä kassavirran hallintaa ja ennustamista voidaan hoitaa tehokkaasti viiveettä. Tiedot päivittyvät niin usein, kun niitä tarvitaan, ja päivityssyklejä voidaan myös nopeuttaa manuaalisesti. BI-järjestelmä yhdistelee tiedot eri taustajärjestelmistä automaattisesti, eli manuaalisen työn aiheuttamat viiveet ja virhealttius poistuu, kun käytössä on tehokas automaatiojärjestelmä.

Älykkäillä Business Intelligence –työkaluilla, kuten QlikViewlla, pystytään myös luomaan eri skenaarioita kassavirran ennustamiseksi. Kassavirtaa voidaan siis ennustaa ja vertailla vaihtoehtoisten tapahtumien mukaan. Kassavirtojen vertailua voidaan tehdä esimerkiksi varmojen myyntitapahtumien ja epävarmojen myyntitapahtumien kassavirtojen välillä – kuinka paljon saamme kassaan rahaa minimissään, ja kuinka paljon taas, mikäli kaikki epävarmatkin myynnit toteutuvat?

Business Intelligence –työkalut toimivat siis monessa suhteessa toiminnan tehostajana ja kassavirtojen ennustamisen tukena. Tieto on ajantasaista ja monipuolista sekä helposti esitettävässä, visuaalisessa muodossa.

Tietoja pystytään myös helposti jakamaan myös muiden kuin kassavirtojen hallinnasta vastaavien henkilöiden kesken esimerkiksi talousjohtajalle tai toimitusjohtajalle. Tietoihin päästään myös porautumaan tarkasti: esimerkiksi laskutiedot siirtyvät järjestelmään suoraan laskutusjärjestelmästä, ja yksittäiset tiedot esimerkiksi myyjittäin on nopeasti tarkastettavissa.

Tehokkaalla kassavirran hallinnalla voidaan pienentää maksujen myöhästymisistä aiheutuvia perintäkustannuksia, mutta myös periä saatavia nopeammin ja edullisemmin. Tällöin siis pienennetään omia kustannuksia samalla kun lisätään tuloja nopeammilla sykleillä. 

Kiinnostuitko?

Mikäli haluat lisätietoja kassavirran hallinnan mahdollisuuksista, ota yhteyttä!

Voit halutessasi tutustua myös muihin blogiartikkeleihimme ja oppaisiimme:

Opas-kohti-parempaa-ja-helpompaa-raportointia

Aiheet: Talouden suunnittelu ja BI, Liiketoiminnan suunnittelu