3 merkkiä raportointijärjestelmän uudistamisen ajankohtaisuudesta

Julkaissut Pengon Oy 28.02.2017

Raportointi

Kaikilla yrityksillä on käytössään jokin raportointijärjestelmä, tai ainakin niin on syytä olettaa. Toisinaan järjestelmä ei kuitenkaan palvele yrityksen todellisia raportoinnin tarpeita, eikä tietoa päästä hyödyntämään riittävän hyvin.

Oletko havainnut puutteita tai ongelmia yrityksesi raportoinnissa? Oletko huomannut tehottomuutta tai puutteita tiedon tarjoamissa hyödyissä? Tehdäänkö päätöksiä aidosti dataan ja analytiikkaan perustuen? Nämä voivat indikoida raportointijärjestelmän uudistamisen tarpeesta. Listasimme 3 merkkiä, joiden avulla voit tunnistaa tehottoman ja uudistamisen tarpeessa olevan raportointijärjestelmän.

1. Raportointijärjestelmä kattaa vain osan yrityksen toiminnasta

Yksi tavallisimmista merkeistä raportointijärjestelmän uudistamisen ajankohtaisuudesta on nykyisen ratkaisun kattavuuden puute. Jos yrityksen raportointia hyödyntäviä osa-alueita käydään läpi, löytyy yleensä aina osa-alueita, joita raportointijärjestelmä ei vielä kata.

Osastokohtaisesti rakennetut raportointijärjestelmät ovat mahtava lisä kyseisen osaston toimintaan: esimerkiksi myynnin raportointijärjestelmä on tehokas työkalu myyntipäällikölle ja voi auttaa tehostamaan nykyisiä myynnin toimia. Totuus kuitenkin on, ettei myynnin raportointijärjestelmä millään palvele yrityksen kaikkien osastojen etuja, eikä hyödytä heitä omilla vastuualueillaan.

Kapealle alalle tehdyt raportointijärjestelmät ovat hyvä esimerkki ratkaisujen kustomoinneista, jotka eivät taivu koko yrityksen käyttöön. Esimerkiksi tiedonhaku on tällaisissa ratkaisuissa usein ennalta määriteltyä ja koskee vain tiettyjä lähdejärjestelmiä. Yksittäisiä liiketoiminnan osa-alueita varten rakennetun ratkaisun on lähes mahdotonta muokkautua hakemaan yritysten toimintojen kannalta olennaista dataa muista kuin ennalta nimetyistä järjestelmistä.

Tällaisen raportointijärjestelmän sijasta yrityksen olisi hyvä investoida kokonaisvaltaiseen ratkaisuun, joka mukautuu helposti jokaisen osaston tarpeisiin ja pystyy siten elämään ja mukautumaan yrityksen kehityksen mukana.

2. Käytössä on kustannustehoton, sopeutumaton tai joustamaton raportointiratkaisu

Raportointi linkittyy vahvasti yritysten olemassa oleviin toiminnanohjausjärjestelmiin, minkä vuoksi raportoinnin koetaan usein olevan kunnossa, kunhan sen taustalla oleva ERP toimii odotetulla tavalla. Hyvä toiminnanohjausjärjestelmä ei kuitenkaan kata hyvää raportointia, ja etenkin ns. ”lisäpalikoilla ERPin kylkeen kasattu” raportointijärjestelmä voi usein olla raskas, huonosti muiden järjestelmien kanssa kommunikoiva ja kustannustehoton ratkaisu.

Hyvä raportointijärjestelmä kommunikoi kaikkien yrityksen käyttämien järjestelmien kanssa ja sitä on helppo käyttää ja muokata tarpeen tullen. Raportointijärjestelmälle kriittistä on myös sen joustavuus, sillä järjestelmän tulee elää yrityksen mukana: liiketoiminnan rakenteet ja bisneksen tekotavat eivät koskaan lakkaa muuttumasta, ja yrityksen raportointijärjestelmän tulee pystyä mukautumaan jatkuvasti muuttuviin tarpeisiin helposti ja kustannustehokkaasti.

3. Nykyistä järjestelmää tehoton käyttö tai alhainen hyödyntämisaste

Tehottomuus on usein ensisijaisia syitä miettiä toimintojen ja työkalujen uudistamista, eikä raportointijärjestelmä ole poikkeus. Tehokas, eli tavoitteellinen ja yrityksen olemassa olevia prosesseja tukeva raportointijärjestelmä voi tuoda huomattavia säästöjä yritykselle etenkin pidemmällä aikavälillä.

Yksi huomattavimmista etuisuuksista on uudistamisella saavutettava aikahyöty, jota ei usein havaita helposti. Ajallisten resurssien säästymistä on vaikea arvioida, kun nykyinen prosessi on jo hyväksytty sellaisenaan eikä ajankäyttöä suurimmalta osin edes mitata. Ajankäyttö kuitenkin tehostuu kuin itsestään pelkästään manuaalisen työn ja raporttien koostamiseen käytetyn ajan vähentyessä.

Järjestelmää tulisi myös hyödyntää oikealla tavalla ja riittävän laajasti. Mikäli järjestelmää ei käytetä tai hyödynnetä riittävän laajalti, koko investointi valuu hukkaan. Hyvä järjestelmä on helppokäyttöinen ja tukee myös yksittäisen työntekijän tavoitteita. Nykyaikaisilla ratkaisuilla onkin mahdollista saada aikaan merkittäviäkin säästöjä sekä ajallisesti että rahallisesti.

Kiinnostuitko aiheesta?Raportointijärjestelmän uudistaminen

Jos koet, että raportointijärjestelmänne kaipaa uudistusta, suosittelemme lataamaan aihetta käsittelevän
pikaoppaan Raportointijärjestelmän uudistajan opas.

Oppaassa tarjoamme tunnusmerkkejä raportointijärjestelmän uudistamisen tarpeelle ja vastaamme yleisimpiin kysymyksiin mm. järjestelmävaihdokseen liittyen. Oppaasta löydät myös konkreettiset askeleet uudistuksen polulla ja tärkeimmät huomioitavat asiat järjestelmän uudistuksen yhteydessä.

Lataa opas täältä.

Aiheet: Raportointi ja BI, Liiketoiminnan suunnittelu