Mitä ottaa huomioon BI-järjestelmän hankinnassa?

Business Intelligence -järjestelmän hankinta on iso päätös yrityksen koosta riippumatta. Järjestelmän hankintaan ja valintaan liittyy monia kysymyksiä, jotka on syytä ottaa huomioon ennen varsinaisen ostopäätöksen tekemistä. Tässä artikkelissa annamme oman näkemyksemme siihen, mitä kaikkea BI-järjestelmän hankinnassa on syytä ottaa huomioon ennen ostopäätöksen tekoa.

Millaisissa tilanteissa BI-järjestelmän hankintaa on syytä harkita?

BI-järjestelmän hankinta on ajankohtainen yrityksissä, joissa on selkeä tarve tiedon paremmalle strukturoinnille ja hallinnalle. Mikäli esimerkiksi raporttien koostaminen ja tietojen päivittäminen järjestelmiin vie useampia tunteja kuukaudessa, BI-järjestelmällä voidaan tehostaa toimintaa ja ajankäyttöä huomattavasti.

BI-järjestelmää on syytä harkita myös puhtaasti tiedolla johtamiseen liittyvien haasteiden ratkaisemiseksi. Jos johto ei saa riittävän selkeää ja relevanttia informaatiota päätöksenteon tueksi, uudenlainen lähestymistapa datan hallinnointiin ja jäsentelyyn voi olla paikallaan.

BI-järjestelmää ei siis koskaan kannata hankkia, ennen kuin hankinnan taustalla olevat tarpeet on selvitetty. Ennen varsinaista ostopäätöstä tai edes eri järjestelmien vertailua on hyvä käydä perinpohjaisesti läpi, mihin tulevaa järjestelmää tarvitaan. Yleensä järjestelmä hankitaan helpottamaan jotain tiettyä toimintoa tai ratkaisemaan jokin selkeä haaste vaikkapa tiedon hyödyntämiseen liittyen. Jos tarpeita ei määritellä riittävän tarkasti, koko hankintaprosessi voidaan tehdä väärin tai tarpeettoman hankalasti.

Mitä BI-järjestelmän hankinnassa on huomioitava?

Yleisesti ottaen BI-järjestelmää hankittaessa on syytä tarkastella neljää osa-aluetta omassa organisaatiossa: olemassa olevat järjestelmät, henkilöstön tarpeet ja roolit, sisäiset prosessit ja johtamisen toimintamallit. Jokainen näistä osa-alueista osaltaan määrittää tarpeita järjestelmän hankinnalle, mutta ohjaa vahvasti myös itse järjestelmän valintaa ja lopulta toimitusmallia.

• Järjestelmät: käytössä olevat lähdetietojärjestelmät, kuten toiminnanohjausjärjestelmät sekä tietokannat ja niiden mahdollinen integraatio BI-järjestelmiin.
• Henkilöstö: BI:n käyttäjäryhmät ja roolit, eri roolien tarpeet, käyttäjien määrät.
• Sisäiset prosessit: keskeiset prosessit, joita tuetaan BI:n avulla, esimerkiksi myynti-, osto-, taloudenhallinta- ja valmistusprosessit.
• Johtaminen: kaikki toiminnot, joissa organisaatio hyödyntää BI:tä päätöksentekoon tai yrityksen eteenpäin viemisen tueksi sekä oman työn johtaminen.

Miten valita oikea BI-järjestelmä?

Kun tarpeet ja syyt järjestelmän hankinnalle on selvitetty, voidaan aloittaa yksityiskohtien läpikäynti ja järjestelmien vertailu. Yksityiskohtiin lukeutuvat muun muassa käyttäjät, palvelimet, tietovarastot, tietolähteet, kustannukset (budjetti) ja toimitusmalli.

Lue lisää valinnan yksityiskohdista ja järjestelmien vertailusta.

Kun vertailet eri BI-järjestelmiä, muista tarkistaa ainakin seuraavat yksityiskohdat:

• Tukeeko BI-järjestelmä olemassa olevia järjestelmiänne?
• Tukeeko BI-järjestelmä myös tulevaisuuden tarpeitanne, jopa niitä toistaiseksi tuntemattomia?
• Millaisia järjestelmän käyttäjiä organisaatiossa on ja kuinka paljon? Millaisia rooleja käyttäjät edustavat? Tukeeko BI-järjestelmä kaikkia näitä rooleja?
• Millainen lisensointimalli järjestelmässä on?
• Ovatko järjestelmän kokonaiskustannukset arvioitavissa? Entä takaisinmaksuaika?
• Kuinka helppokäyttöinen järjestelmä on? Vaatiiko järjestelmän käyttö tai muokkaus koodaus- tai ohjelmointitaitoja? Ketä järjestelmä on suunniteltu palvelemaan?
• Halutaanko järjestelmä hankkia täysin itsenäisesti vai palveluna ulkopuoliselta toimijalta? Tuleeko järjestelmän toimitus pilvipalveluna?
• Onko järjestelmän käyttö mahdollista testata etukäteen? Miten testikäyttö suoritetaan?
• Tarvitseeko järjestelmä tietovarastoja? Onko se helposti integroitavissa myös olemassa oleviin tietovarastoihin?

Lisätietoja aiheesta

Jos olette harkinneet BI-järjestelmän hankintaa, suosittelemme tutustumaan BI-järjestelmän hankinta -pikaoppaaseemme. Oppaasta saat lisätietoa mm. edellä esitetyistä yksityiskohdista ja BI-järjestelmän hankintaprosessin etenemisestä. Lisäksi opit tunnistamaan järjestelmälle asetetettavat vaatimukset paremmin. Oppaan luettuasi osaat vertailla eri BI-järjestelmiä ja valita juuri teidän tarpeisiinne sopivimman järjestelmän.