Kevennä syksyn budjetointikuormaa - ota käyttöön oikeat työkalut!

Taloushallinnon ammattilaisten katse on jo kääntymässä tulevaan vuoteen, kun pian on taas edessä seuraavan vuoden budjettien laatiminen. Siintääkö näkyvissä työläs budjetointiprosessi erilaisia Excel-taulukoita pyöritellen? Oletko miettinyt, olisiko olemassa parempaa tapaa hallita budjettia tai suunnitella tulevaisuutta?

Jos etsit keinoa keventää syksyn budjetointikuormaa, jatka lukemista!  Tarjoamme sinulle asiantuntijavinkkejä yleisempien budjetointihaasteiden selätykseen sekä kerromme K4 Analytics -työkalusta, joka voi pelastaa päiväsi.

Talouden suunnittelu on jatkuva prosessi

Talouden suunnittelussa budjetti toimii suunnannäyttäjänä ja mittaristona, kun taas ennuste auttaa organisaatiota reagoimaan muuttuviin olosuhteisiin. 

Budjetointiprosessi sisältää monia vaiheita, ja ne vaativat paljon tarkkaa työtä ja tiedonkeruuta. Tyypillisiä askeleita ovat tavoitteiden määrittely ja jakaminen yksiköille, budjetointikierros, budjetin tarkistus ja viimeistelyt sekä johtoryhmän ja hallituksen hyväksyntä. Kun budjetti lopuksi lukitaan, käännetään katse ennusteen myötä tulevaisuuteen. 

Ennuste perustuu aluksi budjetoituihin lukuihin, mutta lukuja päivitetään pitkin vuotta. Näin voidaan reagoida matkan varrella kohdattuihin odottamattomiin muutoksiin. 

Budjetin ja ennusteen rinnakkaiskäyttö antaa organisaatiolle mahdollisuuden seurata taloudellista suorituskykyä suhteessa budjettiin ja tehdä tarvittavia muutoksia joustavasti ennusteen perusteella.

Budjetoinnin haasteet ja niiden ratkaisut

Talouden parissa työskenteleville syksy on vuoden kiireisintä aikaa. Vaikka kokemusta budjetoinnista olisi kertynyt paljon, budjetointiprosessissa on monenlaisia, työläitäkin mutkia. Alla on lueteltu tavallisimpia haasteita sekä vinkkimme niiden ratkaisemiseksi.

• Tavoitteiden epämääräisyys: Ilman selkeää suunnitelmaa ja tavoitteiden asettamista budjetointi voi olla turhaa hakuammuntaa.
  > Varmista, että budjettitavoitteet ovat yhteydessä organisaation strategisiin tavoitteisiin. Kun suunnittelet budjettia, mieti missä tuotteissa ja palveluissa on realistisia kasvumahdollisuuksia ja missä taas kuluja voidaan leikata? Määrittele myös aikaraja tavoitteiden saavuttamiselle ja vältä geneerisiä tavoitteita, kuten “nostetaan myyntiä 15%”.
  
  
• Saman budjettipohjan käyttäminen: Organisaatioissa, joilla on useita eri toiminnallisuuksia hoitavia yksiköitä, on haastavaa käyttää yhtä ja samaa budjettipohjaa kaikille. Tilikohtaisen budjettipohjan käyttö voi olla selkeää, mutta se ei osoita, miten luvut on saavutettu.
  > Palastele budjetti tarpeeksi yksityiskohtaiselle tasolle ja luo eri yksiköille omat budjettipohjat! Esimerkiksi myynnin kasvutavoitteen saavuttamiseksi voidaan eritellä myytävät tuotteet tai palvelut ja niiden myyntimäärät kuukausittain, jotta koko vuoden kasvutavoite voidaan määritellä.
  
  
• Muistamisen haaste: Usein budjetoinnissa tulee vastaan tilanne, jossa budjetoija ei enää muista, miten ja miksi tiettyjä lukuja on budjetoitu.
  > Lisää kommentointimahdollisuus budjettiin! Kommentointimahdollisuuden lisääminen helpottaa budjetointia ja auttaa budjetoijaa ja tarkastajaa ymmärtämään tavoitteet ja luvut paremmin. Kommentit auttavat myös muistamaan aikaisemmat päätökset ja saamaan paremman kokonaiskuvan.

K4 Analytics -työkalulla taloudenhallinta tähän päivään

K4 Analytics mahdollistaa budjetoinnin, ennustamisen ja simulaatiolaskennan Qlik Sense- tai Power BI -analytiikkaympäristössä. Asiakkaan tarpeisiin räätälöidyt pohjat, reaaliaikainen seuranta, budjetin hyväksyminen ja lukitseminen järjestelmässä sekä nopea budjettilukujen siirtäminen raporteille tekevät siitä tehokkaan työkalun talouden hallintaan. 

Yksi K4 Analyticsin suurimmista eduista on integraatio Qlik Sense- tai Power BI -ympäristöön. Sen ansiosta budjetointiin voi käyttää kaikkea BI-ratkaisuissa jo valmiiksi saatavilla olevaa tietoa. Esimerkiksi toteumatiedot on helppo tuoda budjetin rinnalle, mikä mahdollistaa reaaliaikaisen seurannan ja vertailun budjetin ja toteuman välillä.

Myyntibudjetin seuraaminen alueittain onnistuu helposti K4 Analyticsin kautta. Myös toteuman ja budjetin vertailu on helppoa. 

K4 Analyticsin edistyksellisten toiminnallisuuksien avulla budjetin hallinta on helppoa ja ajan tasalla pysyminen on taattua. Tarkastusnäkymästä voit seurata budjetin valmistumista reaaliaikaisesti, sekä nähdä kuka on budjetoinut ja mitä. Tämä lisää prosessin läpinäkyvyyttä ja tehokkuutta. 

K4 Analytics tarjoaa myös helpon tavan hyväksyä ja lukita budjetti suoraan järjestelmässä. Kun budjetti on valmis, luvut voidaan siirtää käden käänteessä raporteille ja visualisointi on helppoa tutussa raportointiympäristössä.

K4 Analytics mahdollistaa budjetin reaaliaikaisen tarkastelun sekä sen hyväksymisen ja lukitsemisen.

Näin otat K4 Analytics-työkalun käyttöön:

1. Jos käytössäsi on Qlik tai Power BI, aloita luomalla Excel-laskentamalli, joka voi sisältää esimerkiksi budjetin tai ennusteen. Kun laskentamalli on valmis, asiantuntijamme muokkaavat sen pohjaksi, jota K4 Analytics voi hyödyntää. K4 Analytics käyttää Excelin muotoiluja ja kaavoja Qlik Sense tai Power BI -analyysinä, joka mahdollistaa monimutkaistenkin laskentamallien luomisen Excelissä sekä raportointi- ja koontinäkymien hyödyntämisen.
   
2. Jos sinulla ei ole käytössäsi Qlikia tai Power BI:ta, ei hätää! K4 Analytics toimii myös esimerkiksi Microsoft Teamsin ja Tableaun kanssa. Sen avulla voit yhdistää tietoja eri ratkaisuista, jolloin voit räätälöidä sen omien organisaatiosi tarpeiden mukaisesti.
   
   
3. Mutta entä jos käytössäsi ei ole BI-ratkaisua lainkaan? Käsissäsi on mainio mahdollisuus ottaa askel tiedolla johtamiseen ja ottaa käyttöön edistykselliset analytiikkatyökalut ja budjetointi samalla kertaa! Tutustu eri BI-ratkaisuvaihtoehtoihin ja aloita K4-työkalun käyttö jo tänään.

Sinua saattavat kiinnostaa myös nämä sisältömme:

• Tehosta liiketoiminnan suunnittelua: Tuo moderni K4-budjetointityökalu osaksi analytiikkaratkaisua 

• "Projekteista on saatava mahdollisimman tarkka kuva" - Case: Elvera

• Integroi data osaksi päätöksentekoa