"Projekteista on saatava mahdollisimman tarkka kuva" – Case: Elvera

“Paine alallemme tulee äärimmäisen kovasta kilpailusta ja markkinatilanteesta. Projekteista on saatava mahdollisimman tarkka kuva”, kuvaa liiketoimintajohtaja Tuure Aho Elveran tiedolla johtamisen tarpeita. Modernien Qlik Sense ja K4 Analytics -järjestelmien käyttöönotolla Elvera halusi varmistaa parhaat prosessit vaativien projektien hallintaan.

Asiantuntevan kumppanin kanssa työkalujen käyttöönottoprojekti sujui erinomaisesti. “Pengonilla on aito halu palvella. Pidämme heidän ripeästä työskentelytyylistä ja siitä, että he ovat pystyneet ratkaisemaan teknisesti kaiken”, kiteyttää Tuure Pengonin kanssa tehdyn yhteistyön.

Suunnitelmallisuutta huipputeknologioilla

Elvera on yksi Suomen suurimmista verkosto- ja infrapalvelualan toimijoista. Yhtiön ydinpalveluja ovat sähköverkkojen suunnittelu-, rakennus- ja kunnossapitotyöt sekä vesi- ja lämpöverkkojen kunnossapitotyöt. Elveran palvelut ovat tyypillisesti suuria ja vaativia projekteja, joiden parissa työskentelee iso joukko niin oman yrityksen kuin alihankintaverkoston työntekijöitä.

“Haimme Qlik Sense ja K4 Analytics -järjestelmiä erityisesti projektitoimintamme käyttöön. Yli 90 prosenttia liikevaihdostamme tulee sähköliiketoiminnasta, jossa valtaosa palveluistamme on projektitoimituksia. Aikataulujen ja kustannusten tarkka seuranta on kriittistä projekteissamme. Virheille sallittu marginaali on olematon. Tästä syystä projektityön on oltava suunnitelmallista, eikä harha-askelille ole sijaa”, kuvaa Elveran liiketoimintajohtaja Tuure Aho.

Ennustettavuus varmistamaan onnistuminen

Yksi keskeisimmistä tarpeista, johon tiedolla johtamisella haluttiin vastata, on ennustettavuus.

“Projektimme ovat pitkiä, ja voivat kestää useita vuosia. Tästä syystä pitkän aikavälin näkymä projektin johtamiseen on kaikki kaikessa. Nyt meillä on järjestelmät, joilla on helppo seurata projektin aikatauluja, työvaiheita ja henkilöresursseja. Kalenteritoiminto laskee käytettävissä olevaa työaikaa ja antaa tarvittaessa suuntaa resurssien lisäämiseen. Järjestelmien avulla voimme reagoida heti, jos jokin ei etene suunnitellusti. Näin meillä on parhaat keinot myös toimitusaikojen varmistamiseen, mikä on tärkeä osa projektissa onnistumista”, Tuure sanoo. 

"Pitkän aikavälin näkymä
projektin johtamiseen on
kaikki kaikessa."

Hän kertoo, että ennustettavuudella haettiin tarkempaa näkymää ennen kaikkea kustannusten hallintaan. Qlik Sensen avulla projektin kustannuksia voidaan seurata esimerkiksi alueittain, vastuuyksiköittäin ja tuotteittain. Järjestelmä antaa yhtenäisen ja täsmällisen näkymän myös projektin kannattavuuden seurantaan.

“Tietojen ja raporttien visuaalinen esitystapa koontinäytöillä (dashboards) on hyvä. Pystymme tarkastelemaan helposti yksittäisten, mutta myös kaikkien projektien kustannuksia kokonaisuudessaan. Meille on tärkeää saada yhtenäinen näkymä projektien taloustiedoista, koska projektit ovat jo yksistään, mutta varsinkin yhdessä mittaluokaltaan erittäin suuria. Nyt näemme nopeasti budjetoidut ja toteutuneet kustannukset sekä sen, jos ne alkavat kertymään liian kovalla vauhdilla. Jatkuvalla seurannalla ja kustannusten ennustettavuudella voimme varmistaa myös paremman osatulotuksen ja tasoittaa siten tulosvaihtelua ja tilikausien vertailua.”

Kaikille sama tilannekuva

Tuure uskoo Qlik Sensen ja K4 Analyticsin tuovan kokonaisvaltaista tarkkuutta ja luotettavuutta projektin raportointiin, joka oli aiemmin heikommin ennustettava ja liian monimuotoinen.

“Nyt meillä on käytössä vakiomuotoiset raportit, jotka nopeuttavat projektin etenemisen tulkintaa. Halusimme, että meillä on määrämuotoinen tapa projektin aikataulutukseen, resursointiin ja talousseurantaan. Johtamisen kannalta on tärkeää, että kaikki ovat saman tiedon varassa ja on yksi paikka, josta projektin etenemistä seurataan.”

"Johtamisen kannalta on tärkeää,
että kaikki ovat saman tiedon varassa ja
on yksi paikka, josta projektin etenemistä seurataan."

Hän pitää hyvänä, että kaikilla projektiin osallistuvilla on sama tilannekuva ja asioista puhutaan samalla tavalla aina johdosta työntekijätasolle saakka.

“Projekteissa on suuri määrä työntekijöitä ja työvaiheita. Viikoittaisissa palavereissa on kätevä näyttää keskustelujen pohjalle raportteja suoraan järjestelmistä. Uudet työkalut tukevat projektiviestintää ja auttavat puhumaan asioista samalla kielellä.”

Tiedolla johtamisella uusi tehokas toimintatapa

Qlik Sense ja K4 Analytics -järjestelmillä Elvera saa avaimet datan parempaan hyödyntämiseen ja tiedolla johtamiseen, joiden avulla se pystyy varmistamaan projekteissa onnistumisen.

“Kyseessä on oikeastaan toimintatavan muutos. Järjestelmiin määritetyt prosessit tuovat järjestelmällisyyttä projektityöhön. Ja kun tarjouslaskennan kriittiset budjettiluvut viedään projektikohtaisesti järjestelmään, saadaan taloudellinen perusta koko työlle. Aiemmin olemme tarkastelleet tarjouslaskennasta muodostettuja projektitietoja perinteisin taulukkolasentasovelluksin, mikä ei ole yhtä helppoa ja joustavaa kuin uusilla ratkaisuilla”, Tuure sanoo.

"Kyseessä on oikeastaan toimintatavan muutos.
Järjestelmiin määritetyt prosessit tuovat
järjestelmällisyyttä projektityöhön."

Hänen mukaansa uudet järjestelmät palvelevat ennen kaikkea päätöksentekoa.

“Raporteista näkee kaiken helposti yhdellä silmäyksellä, ja tarvittaessa dataan ja parametreihin voi pureutua tarkemmin. Nyt alihankintaa, omaa työtä, materiaaleja ja muita kuluja koskevia tietoja voi tarkastella helposti.”

Pengon hyvä ja asiantunteva kumppani

Tuure pitää tärkeänä, että kun datan käyttöön kohdistuvat tarpeet ovat vaativia, on yhteistyökumppani kokenut tietojohtamisen asiantuntija, joka osaa toteuttaa juuri oman yrityksen tarpeisiin sopivan ratkaisun.

“Olemme tyytyväisiä Pengonin joustavuuteen ja nopeuteen. Saimme nopeasti uudet työkalut käyttöömme. Pidämme heidän nopeasta työskentelytavasta niin viesteihin vastaamisessa kuin teknisten ratkaisumallien rakentamisessa. Kun esitimme toiveita ja tarpeita, heiltä tuli ripeästi luonnosteluja. Niiden pohjalta oli helppo keskustella ja löytää meille sopiva lopputulos.”

Hän kertoo, että Elveralla ollaan tyytyväisiä myös Pengonin asiantuntijoiden laajaan osaamiseen niin teknologian kuin tiedolla johtamisen saralla. Tämä näkyy kaikessa yhteistyössä projektin johtamisesta toteuttamiseen.

“Pengonilla on aito halu palvella, ja he ovat pystyneet ratkaisemaan teknisesti kaiken. He olivat aktiivisesti yhteydessä ja varmistivat, että projekti etenee oikeaan suuntaan. Meitä kuunneltiin ja huomioitiin. Heitä on helppo suositella muillekin yhteistyökumppanina.”

"Pengonilla on aito halu palvella.
Heitä on helppo suositella muillekin
yhteistyökumppanina."

Hyvin ja nopeasti sujuneen käyttöönottoprojektin jälkeen järjestelmät ovat tällä hetkellä jo päivittäisessä käytössä Elveralla.

“Meillä on korkeat odotukset siihen, että työkalut palvelevat meitä hyvin ja luotettavasti. Olemme erittäin odottavaisin tunnelmin, mutta uskon järjestelmien lunastavan odotuksemme. Niiden ominaisuudet luotettavina ja helppokäyttöisinä työkaluina ovat jo nyt tulleet esiin”, Tuure sanoo.

Kuvat: © Elvera

Lisätietoa