5 tunnusmerkkiä sille, että olisi syytä tehostaa raportointia

Julkaissut Pengon Oy 4.05.2015
5 tunnusmerkkiä sille, että olisi syytä harkita BI-järjestelmän hankintaa

Monesti raportoinnin tehostamista aletaan harkita vasta siinä vaiheessa, kun raportoinnin ongelmat ovat kasaantuneet. Usein nämä ovat aluksi vain pieniä rasitteita, mutta jotka alkavat esimerkiksi toiminnan laajentuessa aiheuttamaan ongelmia ajankäytön ja tiedon hallinnan kanssa. Mitkä ovat tunnusmerkkejä sille, että olisi syytä vakavasti harkita BI-järjestelmän hankintaa ja käyttöönottoa raportoinnin tehostamiseksi?

1. Kun huomataan, että erilaisten liiketoimintaan liittyvien raporttien tuottaminen ja datan hankkiminen raportteja varten alkaa työllistämään runsaasti.

Raporteissa lopputulos ratkaisee. Usein tarvittavien, liiketoiminnan kannalta olennaisten raporttien luominen ei saisi viedä merkittävästi aikaa, sillä niiden tekemiseen käytetty aika ei ole varsinaisesti tuottavaa työtä. Sen sijaan aikaa pitäisi käyttää siihen, mitä raporteista saatavan tiedon perusteella oikeasti tehdään.

2. Kun kaivataan vertailukelpoista ja luotettavaa dataa.

BI-järjestelmässä tiedot muodostetaan samalla tavalla samoista järjestelmistä. Näin tieto pysyy vuodesta toiseen vertailukelpoisena. Samoin raporteissa oleva tieto on laskettu aina samalla tavalla. Perinteisessä Excel-taulukossa yhdenkin kaavarivin muuttuminen tai rikkoutuminen voi aiheuttaa tiedon vääristymistä, mikä taas voi johtaa vääriin toimenpiteisiin tämän väärän tiedon pohjalta.

3. Kun organisaatiossa eri henkilöiltä tulee pyyntöjä erilaisista näkökulmista samaan dataan liittyen.

Esimerkiksi myyntipäällikkö ja toimitusjohtaja saattavat haluta samasta myyntidatasta erilaista tietoa. Jos tähän tarvitaan aikaavievää raportointien koostamisrumbaa, on syytä miettiä työkalujen päivittämistä. Tiedolla johtaminen on nykypäivää ja tällöin tietoa on oltava saatavilla reaaliaikaisesti helposti näkökulmaa vaihtaen.

4. Kun halutaan syvempää tietoa liiketoiminnan eri osa-alueista ja se ei ole nykyisillä työkaluilla helposti mahdollista.

Saatko nykyisillä työkaluillasi (esimerkiksi ERPillä) nähtävillesi kaiken haluamasi tiedon nopeasti? Saatko ylipäätään kaiken haluamasi tiedon selville? Tiedätkö ylipäätään, millaista tietoa tietojärjestelmissänne oikeasti on? Mikäli vastaus näihin kysymyksiin on "en", on se merkki siitä, että yrityksessäsi on lähes takuuvarmasti liiketoimintakriittistä tietoa, jota ei vaan hyödynnetä. 

5. Kun sidosryhmät, eli esimerkiksi asiakkaat, toimittajat, yhteistyökumppanit ja rahoittajat, haluavat ajantasaista ja oikeaa tietoa.

Nykypäivänä tiedon tulisi liikkua myös yrityksen ulkopuolelle. Luotettava, ajantasainen ja nopeasti toimitettava tieto kasvattaa myös yrityksesi uskottavuutta ja tehostaa toimintaa erilaisten sidosryhmien kanssa.

Haluatko lisää tietoa raportoinnin tehostamisesta?

Lataa maksuton opas raportoinnin kehittämiseen, joka valaisee raportoinnin keskeisiä nykyhaasteita ja tarjoaa konkreettisia vinkkejä näiden haasteiden ratkaisemiseen sekä raportoinnin tehostamiseen.

Oppaassa vastaamme mm. seuraaviin kysymyksiin:

  • Millainen on ideaali raportointiprosessi?
  • Mitkä ovat raportoinnin yleisimpiä haasteita ja ongelmia?
  • Miten raportointia voisi tehostaa?
  • Mitä eroa on raportoinnilla ja Business Intelligencellä?

Lataus on sinulle täysin maksuton eikä se sido sinua mihinkään.

Opas-kohti-parempaa-ja-helpompaa-raportointia

 

Aiheet: Raportointi ja BI, Liiketoiminnan suunnittelu