Vaikka uusi tietosuoja-asetus saattaa tuntua epäselvältä ja raskaalta projektilta, samalla se tarjoaa positiivisia mahdollisuuksia toiminnan kehittämiseen myös tiedolla johtamisen näkökulmasta.
Määritykset kuntoon ennen asetuksen voimaan astumista
Tietosuoja-asetus edellyttää käytännön tasolla sitä, että yritys tuntee oman datansa, vähintäänkin kaiken henkilötietoja sisältävän datan. Tehtävä voi kuitenkin ajatuksen tasolla kuulostaa helpommalta, mitä se todellisuudessa on. Asetukseen valmistautuessa yrityksen on määriteltävä ja luokiteltava ensinnäkin kaikki henkilötietoihin liittyvä tieto ja data, jota erilaisissa rekistereissä, järjestelmissä, tiedostoissa ja dokumenteissa sijaitsee. Luokittelun jälkeen tämä kaikki tieto on etsittävä ja haarukoitava yksityiskohtia myöten. Käydään läpi CRM-järjestelmät, HR-järjestelmät, markkinointirekisterit ja henkilökuntaluettelot. Ja kuinka monta varmuuskopiota näistäkin kaikista tiedoista ja järjestelmistä on?
On syytä myös muistaa, että useimmissa organisaatiossa on paljon säilöttyä tietoa, jonka olemassaolosta kukaan ei edes tiedä. Mikäli samoilla järjestelmillä on toimittu jo vuosia, jopa vuosikymmeniä, niiden uumeniin monesti jää tietoa tai vähintäänkin yksittäisiä tiedon palasia. Muista, että myös valtameret muodostuvat yksittäisistä pienistä pisaroista – tieto ei ole tässä mielessä poikkeus. Valtava määrä vanhentunutta tietoa ja dataa muodostaa tukkoisuutta järjestelmiin.
Näe uusi asetus mahdollisuutena prosessien ja toimintatapojen parantamiseen
Uuden asetuksen myötä jokaisen organisaation on välttämätöntä pohtia, kuinka dataa käsitellään, missä tietoa säilytetään ja kuka niihin pääsee käsiksi. Koska tämän kaltaiset, tarkat ja dokumentoidut määritykset on joka tapauksessa tehtävä, miksi sitä ei hyödynnettäisi myös toiminnan kehittämisessä muutoinkin? Tiedolla johtaminenhan on perimmiltään juuri tätä – tiedon tarkoituksellista tarkastelua ja tuntemusta.
Kun siis kaikkea dataa ja tietoa käydään lävitse tietosuoja-asetusta varten, tilaisuus on syytä nähdä mahdollisuutena – mahdollisuutena prosessien ja toimintatapojen parantamiselle. Näkökulmaa on siis syytä, jos mahdollista, laajentaa pelkistä henkilötiedoista, ja edetä tiedonosa kerrallaan. Kun määritykset ja datan ”siivous” tehdään kerralla kuntoon, tiedonhallinta helpottuu myös jatkossa. Myös relevantin tiedon erottaminen on helpompaa, kun data on aidosti paikkansapitävää, ajantasaista ja luotettavaa.
Tietosuoja-asetus tuo mukanaan paitsi välttämättömiä muutoksia, myös mahdollisuuden muuntua aidosti dataohjautuvaksi ja tiedolla johdetuksi organisaatioksi.
Lisätietoa tietosuoja-asetukseen valmistautumisesta
Jos tietosuoja-asetus ja siihen valmistautuminen mietityttää, lataa oppaamme EU:n tietosuoja-asetukseen valmistautumisesta BI:n avulla. Oppaassa kerromme, kuinka voit hyödyntää analytiikkaa uuteen asetukseen valmistautuessasi.
%20(1).png)
