Automatisoitu HR-raportointi auttaa Westaksen strategista henkilöstötyötä

Westaksen uusi HR-raportoinnin sovellus täydentää yrityksen vastuullisuusraportointia ja tukee strategista henkilöstötyötä. Pengonin toteuttama sovellus vähentää manuaalisen työn määrää ja kokoaa kaikki tiedot samaan paikkaan samassa muodossa. Kattava HR-raportointi edesauttaa pk-yrityksen tiedolla johtamista.

Westas Group on Länsi-Suomessa toimiva puunjalostusyhtiö ja sahatavaran tuottaja. Yhtiö kuuluu Suomen suurimpiin metsäalan toimijoihin, joten sitä koskee EU:n kestävyysraportointidirektiivin (CSRD) mukainen vastuullisuusraportointi vuoden 2025 alusta alkaen.

Yritys on toteuttanut vapaaehtoisesti vastuullisuusraportit vuosilta 2023 ja 2024. Raportoinnissa Pengon on toiminut teknisenä asiantuntijakumppanina. Jo tehtyä vastuullisuusraportointia jalostetaan ja täydennetään jatkossa, kun CSRD:n velvoitteet tarkentuvat.

Vastuullisuusraportista sai alkunsa erillinen HR-sovellus, joka liittyy Westaksen sosiaaliseen vastuuseen. Koska yrityksen käyttämä Sonet Premium -palkanlaskentajärjestelmä oli integroitu aiemmin vastuullisuusraportoinnin kanssa, jo tehtyä taustatyötä haluttiin hyödyntää laajemmin.

"Vastuullisuusraportoinnin toteutus onnistui sujuvasti Pengonin kanssa, ja päätimme laajentaa yhteistyötä HR-raportointiin. Ajatuksena oli, että voisimme hakea henkilöstötietoja aina samoilla parametreillä ja tiedot olisivat vertailukelpoisia keskenään”, Westaksen talousjohtaja Minna Saaranluoma-Carpelan kertoo.

Westaksen haasteena oli alun perin se, että HR-dataa oli sekä palkanlaskentajärjestelmässä että Exceleissä. Pääsy tietoihin oli rajattu vain palkanlaskentaan, mistä yksittäisiä tietoja täytyi kysyä erikseen. Lisäksi tiedot saattoivat vaihdella sen mukaan, millaisilla ehdoilla niitä kulloinkin haettiin.

Hr-raportoinnin toteutus vaihe vaiheelta

Lähtötilanne ja arjen haasteet
– Henkilöstödata oli hajallaan sekä palkanlaskentajärjestelmässä että Exceleissä.
– Pääsy tietoihin oli rajattu vain palkanlaskentaan, mistä tietoja täytyi kysyä erikseen.
– Tiedot saattoivat vaihdella sen mukaan, millaisilla ehdoilla niitä kulloinkin haettiin.
– Vastuullisuusraportointia haluttiin rikastaa laajennetulla HR-raportoinnilla.

Hr-raportoinnin ratkaisu
– Taustalla on hyödynnetty olemassa olevaa vastuullisuusraportointia sosiaalisen vastuun osalta.
– Sovellus kokoaa kattavasti työntekijöihin, terveyteen ja turvallisuuteen liittyvää dataa.
– Raportointialustalla voi tarkastella HR-tietoja yhtiöittäin tai koko konsernin näkökulmasta sekä kuukausi- että vuositasolla.
– Raportointijärjestelmä on helposti luettavassa muodossa, ja infograafit selkeyttävät näkymää.
– Jatkossa HR-raportointiin lisätään uusia tarpeellisia datapisteitä.

Hyödyt ja muutokset arjessa
– Manuaalisen työn määrä on vähentynyt, kun palkanlaskijan ei tarvitse enää lisätä tietoja Exceliin, vaan ne saadaan suoraan raportilta.
– Kaikki tiedot ovat samassa muodossa ja samassa paikassa, joten niitä on mahdollista vertailla keskenään.
– HR-raportointi tukee pk-yrityksen pidempiaikaista strategisesta henkilöstöjohtamista.
– HR-raportteja hyödyntävät talousjohtajan ja palkanlaskijan lisäksi tuotantojohtaja, sahojen tehdaspäälliköt sekä hallitus ja johtoryhmä.

HR-raportti kokoaa olennaiset henkilöstötiedot yhteen paikkaan

Pengonin toteuttama HR-sovellus on rakennettu Qlik Cloudin raportointialustalle. Westaksen HR-raportointi jakautuu liiketoiminnoittain kolmeen osaan: emoyhtiö Westas Groupiin sekä sen tytäryhtiöihin Westas Pihlavaan ja Westas Raunioon.

Raportointialustalla voi tarkastella HR-tietoja yhtiöittäin tai koko konsernin näkökulmasta sekä kuukausi- ja vuositasolla. Kun kaikki tiedot ovat samassa muodossa ja samassa paikassa, niitä on mahdollista vertailla paremmin, Saaranluoma-Carpelan toteaa.

”Aluksi määrittelimme yhdessä, millaista raportointia haluamme. Tämän jälkeen olemme varmentaneet lukuja, että ne haetaan varmasti halutuilla parametreillä. Jos luvuissa on ilmennyt eroja, olemme käyneet niitä läpi Pengonin kanssa ja muuttaneet tarvittaessa parametrejä.”

Raportointialustalle kootaan työntekijöihin, terveyteen ja turvallisuuteen liittyvää dataa.
Työntekijätietoja ovat muun muassa uudet ja päättyneet työsuhteet, ikä- ja sukupuolijakauma, mediaanipalkat ja työtunnit. Terveystietoihin lukeutuvat esimerkiksi sairauspoissaolot ja niiden kustannukset. Turvallisuusdata käsittää tapaturmien lukumäärän ja tapaturmataajuuden.

HR-järjestelmä on räätälöity Westaksen tarpeiden ja toiveiden mukaan, ja se mukailee Pengonin valmista HR-raportoinnin konseptia. Aloitussivu tarjoaa yleiskuvan HR-tiedoista ja muilla sivuilla pääsee tutkimaan yksityiskohtaisempia lukuja. Sensitiivisiä tietoja ei kuitenkaan eritellä yksittäisen henkilön tasolla.

”Infograafit selkeyttävät näkymää ja kertovat nopeasti, mistä on kyse. Raportointijärjestelmä on helposti luettavassa muodossa.”

Tulevaisuudessa Westaksen HR-raportointiin lisätään uusia datapisteitä ja vastuullisuusraportointia kehitetään edelleen CSRD:n mukaisesti.

Sovellus tukee pitkäjänteistä strategista henkilöstöjohtamista

Miten uusi HR-raportointisovellus on auttanut Westaksen toimintaa? Tärkeimmät tavoitteet ovat täyttyneet: yrityksen raportointi on automatisoitu ja samalla erillisistä Exceleistä on päästy eroon.

”Henkilöstöön liittyvät tiedot saa nyt raportointijärjestelmästä ilman, että niitä tarvitsee kaivella erikseen. Kaikki tiedot ovat kootusti yhdessä paikassa, mikä antaa myös kokonaiskuvan henkilöstön rakenteesta ja tilanteesta”, Saaranluoma-Carpelan kiittelee ja lisää:

”Isoin käytännön hyöty HR-raportoinnista on ollut palkanlaskijalle. Enää hänen ei tarvitse naputella tietoja Exceleihin, vaan ne saadaan suoraan raportilta. Manuaalisen työn määrä on vähentynyt.”

Westas aikoo hyödyntää raportointia pidempiaikaisessa strategisessa henkilöstöjohtamisessa. Kunhan kaikki parametrit saadaan kohdilleen, järjestelmästä voidaan tutkia henkilöstöön liittyviä trendejä, kuten ikärakennetta, sukupuolijakaumaa, poissaolojen kehitystä ja tapaturmia.

Talousjohtajan ja palkanlaskijan lisäksi HR-sovellusta tulevat käyttämään tuotantojohtaja ja sahojen tehdaspäälliköt. Hallitukselle ja johtoryhmälle raportit ladataan järjestelmästä pdf-muodossa.

Päävastuussa HR-sovelluksesta ovat olleet Pengonin seniorikonsultti Lasse Kallioniemi sekä projektijohtaja Mari Kainulainen. Saaranluoma-Carpelan voi suositella Pengonia kumppaniksi Westaksen kaltaisille pk-yrityksille, joilla on erityyppisiä raportointitarpeita.

”Yhteistyö projektitiimin kanssa sujui hyvin. Heillä oli selkeät stepit, mitä milloinkin tehdään ja mitä meiltä tarvitaan. Aikatauluissa ja kustannusarvioissa pysyttiin.”