Business Intelligencen käyttöönoton virheiden välttäminen ja oikean päättäjän valinta

Julkaissut Pengon Oy 2.9.2014

Business Intelligence käyttöönottovirheet

BI-järjestelmän käyttöönotossa on muutamia sudenkuoppia, jotka tuntemalla ja tiedostamalla ne ovat helpommin vältettävissä. Samalla tulisi huolehtia siitä, että järjestelmän käyttöönotosta on päättämässä oikea henkilö.

Yleisimpä sudenkuoppia ovat:

  • Huono alkukartoitus ja vaatimusten määrittely
  • Vaatimusten muuttuminen projektin aikana
  • Huono yhteydenpito ja päätösten venyminen

 

Sudenkuopat ovat vältettävissä

Alkukartoitus ja vaatimusten määrittely on syytä tehdä hyvin. Alkukartoituksessa selvitetään, millaista tietoa yrityksellä ylipäätään on käytettävissään ja miten tätä tietoa voitaisiin hyödyntää tehokkaammin. Tämän jälkeen vaatimusmäärittelyssä määritellään käytännössä miten ja millaista tietoa BI-järjestelmällä halutaan käsitellä ja ketkä BI-järjestelmän käyttäjiä ovat. Kun nämä vaiheet tehdään huolella, käyttöönotto on helpompi saada toteutettua nopeasti ja ilman jatkuvia muutostöitä.

Lataa_opas_bi_jarjestelman_hankinta_pieni

Yleensä kun vaatimukset muuttuvat projektin aikana, on kyse siitä, että em. suunnittelu- ja valmistelutoimenpiteitä ei ole tehty hyvin. Joskus kuitenkin kyse on siitä, että ei välttämättä ole tiedostettu kaikkia BI-järjestelmän tarjoamia mahdollisuuksia, jolloin projektia halutaankin laajentaa. Kun on valittu hyvä BI-kumppani ja sopiva järjestelmä, tällaisten muutosten tekeminen ei tarkoita kuukausien viivästymistä, vaan uudet vaatimukset voidaan ketterästi integroida projektiin. Turhan työn välttämiseksi on hyvä kutsua BI-kumppani mukaan jo varhaisessa vaiheessa.

Projektin aikana on tärkeää, että yhteydenpito BI-toimittajan ja asiakasyrityksen kesken toimii hyvin. Monesti yhteydenpidon ongelmat näkyvät päätöksenteon viivästymisessä ja tämä taas näkyy projektin venymisenä. Yhteydenpidosta on siis syytä pitää huolta. On myös tärkeää, että BI-toimittaja ja asiakasyritys puhuvat ”samaa kieltä” – eli että projektin tavoitteet ovat kirkkaana mielessä koko projektin ajan ja että kaikki tietävät, mihin suuntaan ja miten projekti etenee. Yhteydenpidon kannalta on myös tärkeää, että projektista päättää sopiva henkilö.

Kuka on oikea henkilö päättämään Business Intelligence –projektin aloittamisesta?

Perinteisesti BI-järjestelmä on koettu IT-projektina ja sen hankintapäätös on ulkoistettu IT-osastolle. IT-osasto on sitten saattanut antaa - tai olla antamatta - siunauksensa BI-järjestelmän hankinnalle ja järjestelmän varsinaiset käyttäjät ovat sitten joutuneet tyytymään osaansa. Tämä on yksi syy, joka vaikeuttaa viestintää myös projektin käyttöönotossa ja onnistuneessa alkukartoituksessa.

BI-järjestelmä on työkalu ja työkaluvalintojen pitäisi tapahtua mahdollisimman lähellä työkalun loppukäyttäjää. Mikäli esimerkiksi myynti- ja talousosasto kaipaavat raportointityökalua ja heidän tarpeensa on perusteltu, on järjestelmälle tehty jo eräänlainen henkinen hankintapäätös ja samalla oikeat päättäjät on valittu kuin itsestään. Tämän jälkeen itse järjestelmää valittaessa on tietysti järkevää kysyä IT-osaston näkemys aiheeseen - erilaisilla järjestelmillä on erilaisia vaatimuksia myös IT:lle.

Tarvitsetko lisätietoa BI-ohjelmiston hankinnasta?

Olemme koostaneet maksuttoman materiaalin Bi-järjestelmän hankintaMateriaalissa annamme näkökulmia ja vinkkejä mm. BI-järjestelmien vertailuun sekä itse järjestelmän hankintaan ja käyttöönottoon liittyen.

BI_jarjestelman_hankinta_lataa_opas

Aiheet: Tietojohtaminen ja BI