Miten Business Intelligence -järjestelmä tehostaa hallitusammattilaisen ajankäyttöä?

Julkaissut Pengon Oy 31.5.2018

Miten Business Intelligence -järjestelmä tehostaa hallitusammattilaisen ajankäyttöä?

Hallitusammattilaisen arki on kiireistä, ja lähestyvään hallituksen kokoukseen valmistautuminen vaatii erilaisiin materiaaleihin tutustumista. Ajanpuute muodostuukin usein suurimmaksi haasteeksi, mutta miten tätä ja muita tyypillisiä hallitustyöskentelyn haasteita voisi ratkoa? Entä miten modernit Business Intelligence -ratkaisut tarjoavat helpotusta hallituksen jäsenten arkeen?

Minkälaisia haasteita hallitustyöskentelyssä usein kohdataan?

Ajanpuute

Usein hallituksen jäsenten suurin haaste on rajallinen aika käsillä olevien asioiden perinpohjaiseen tarkasteluun ja niihin perehtymiseen. Hallitus kokoontuu yleensä noin kerran kuukaudessa, jolloin asioita on tarkoitus vielä yhdessä eteenpäin. Kaikkea ei ole mahdollista selvittää ja kaikkeen ei voi puuttua, joten siksi oleellinen kysymys onkin, miten yhteinen aika käytetään mahdollisimman tehokkaasti, keskittyen vain olennaisimpiin asioihin?

Informaation laatu

Rajallinen aika aiheuttaa hallitustyöskentelyyn haasteita myös käsillä olevan informaation laadun suhteen. Materiaalia ei voi olla sivukaupalla kahlattavaksi, koska siihen ei ehditä tutustua ja siten sitä kaikkea ei voida hyödyntää päätöksenteon tukena. Toisaalta, jos tietomassasta valmistellaan tiiviimpi paketti, on informaatiolla portinvartija, puhumattakaan materiaalin valmisteluun tarvittavista resursseista. Miten hallituksen jäsenille voidaan taata määrällisesti järkevä, mutta oikeasti päätöksentekoa tukeva tietopaketti?

Jäsenten erilaiset taustat

Erilaisuus on luonnollisesti hyvästä, sillä se avaa uusia näkökulmia ja tuo keskusteluun uusia ideoita. Toisaalta hallituksen jäsenten erilaiset taustat saattavat aiheuttaa myös haasteita: Osa saattaa olla hyvinkin tiiviisti mukana yrityksen operatiivisessa toiminnassa, kun taas ulkopuolisilla hallituksen jäsenillä on vähemmän kosketuspintaa päivittäiseen tekemiseen. Kuinka yksilöt pystyvät hyödyntämään tietoa parhaalla mahdollisella tavalla omiin tarpeisiinsa?

Miten BI-järjestelmä auttaa hallituksen jäseniä?

Selkeä kokonaisnäkymä

Yllä kuvattuihin tyypillisiin hallitustyöskentelyn haasteisiin on myös apua tarjolla. Yksi modernien Business Intelligence järjestelmien suurimmista hyödyistä on niiden luoma selkeä kokonaisnäkymä organisaation nykytilaan. Selkeä kokonaiskuva helpottaa kaikista kriittisimpiin kohteisin tarttumista ja siten tehostaa ajankäyttöä. BI-työkalulla onnistuu myös tiedon visualisointi vaivatta, mikä helpottaa tiedon silmäilyä huomattavasti.

Johdon KPI-näkymä Qlik Sensessä

Omatoiminen tiedon tarkastelu

Nykypäivänä hallituksen käyttöön pystytään tarjoamaan kattavan yleisnäkymän ja toiminnan mittareiden lisäksi läpinäkyvyyttä tiedon omatoimiseen tarkasteluun ja sen hyödyntämiseen. Älykäs BI-järjestelmä mahdollistaa hyvinkin yksityiskohtaiselle tasolle pureutumisen ja syy-seuraus-suhteiden hahmottamisen entistäkin selvemmin. Tämän ansiosta jokainen hallituksen jäsen voi halutessaan tarkastella juuri niitä asioita, jotka kokee omalle kohdalleen kaikkein tarpeellisimmiksi, juuri silloin kun hänelle parhaiten sopii.

Myynnin dashboard Qlik Sensessä

Tällainen Business Intelligence -järjestelmän Self-service BI -ominaisuus avaa loistavan lähtökohdan hallituksen jäsenten väliselle vuorovaikutukselle. Erilaiset näkemykset ja tausta luovat positiivisia jännitteitä, joista uudet kehitysajatukset ja innovaatiot parhaimmillaan saavat syntynsä. Jos yksilöiden kykyjä ei hyödynnetä täyteen potentiaaliinsa, jättää hallitus oman mahdollisuutensa käyttämättä.

Lisää BI-tietoutta

Business Intelligence -järjestelmä on siis koko organisaation työkalu. Sen avulla päätöksiä tehdään aina oikeaan tietoon pohjaten ja kevennetään muun muassa raportointiin kuluvaa aikaa. Lisää raportoinnin tehostamisesta BI-ratkaisun avulla voit lukea maksuttomasta oppaastamme: Kohti parempaa ja helpompaa raportointia. Materiaali kuvaa muun muassa raportoinnin tyypillisimpiä haasteita sekä antaa ideoita raportoinnin kehittämiseen!

Lataa raportointiopas

Aiheet: Tietojohtamisen hyödyt, BI-järjestelmät