Moni yritys tekee laadukasta raportointia ja analytiikkaa, mutta tiedon hyödyntäminen saattaa jäädä puolitiehen. Liiketoiminnan kehittämisen ja tehostamisen kannalta hyödyt ovat merkittävät, kun BI-järjestelmässä jalostettu liiketoimintatieto jaetaan aktiivisesti ja automaattisesti sekä yrityksen sisällä että ulkoisille sidosryhmille.
Tuotetaanko yrityksessäsi jatkuvasti monipuolisia raportteja ja analytiikkaa, mutta ne uhkaavat unohtua pilveen pölyyntymään? Jos työntekijät eivät käy BI-järjestelmässä tutkimassa dataa ja raportteja, pitkäjänteisesti ja fiksusti tuotettu analytiikka jää hyödyntämättä yrityksen kehitystyössä ja päivittäisessä päätöksenteossa.
”Tyypillinen ongelma on, että liiketoimintatiedon jalostamiseksi on tehty paljon työtä, mutta yrityksen henkilöstö ei muista, ehdi tai osaa käyttää analytiikkasovellusta, joka myös vaatii erikseen kirjautumisen”, Pengonin seniorikonsultti Ulla Koskela kuvailee ja lisää:
”On myös tavallista, että järjestelmän aktiivikäyttäjä kokoaa tietoja useammasta sovelluksesta tai näkymästä manuaalisesti erilliseen PowerPoint- tai Excel-esitykseen, jota sitten jaetaan yrityksen sisällä.”
Hyödynnä mahdollisuus raporttien automaattiseen jakeluun
Tiedolla johtamisen tunnetut teknologiat Power BI ja Qlik taipuvat monenlaisiin analytiikan ja raportoinnin tarpeisiin. Molemmissa järjestelmissä näppärä automatisointi mahdollistaa myös sen, että valitut raportit tarjoillaan ajastetusti ja säännöllisesti henkilöstön käyttöön kanavilla, joita he käyttävät jatkuvasti: sähköpostiin, Teamsiin tai intranet-sivulle. Näin tieto tulee käyttöön myös silloin, kun sitä ei erikseen käy tutkimassa.
”Analytiikan keskiössä on aina ihminen ja liiketoiminnan saama hyöty. Olennaista onkin miettiä, mitä hyötyä analytiikasta on niille ihmisille, joille sitä jaetaan. Tiedon tulee johtaa oikeisiin toimenpiteisiin ja tukea yrityksen perustekemistä”, Koskela painottaa.
Automaatio mahdollistaa sekä yhtenäiset että käyttäjäkohtaiset näkymät
Analytiikkasovelluksissa käyttäjät voivat tehdä haluamiaan rajauksia, jolloin dataa voidaan tarkastella eri näkökulmista. Käytännössä luvut voivat siis vaihdella käyttäjän näkökulman ja valintojen mukaan. Automatisoinnilla varmistetaan, että kaikki vastaanottajat tarkastelevat samanmuotoista tietoa.
Toisaalta automaation avulla taataan, että kukin vastaanottaja saa juuri sen tiedon ja vain sen tiedon, jonka hän tarvitsee ja johon hänellä on oikeudet. Pengonin konsultti Io Leppä kertoo, että automaattisille raporteille tietoa voidaan poimia sovelluksesta tietyillä kriteereillä.
”Dataa voidaan suodattaa ja rajata käyttöoikeuksien mukaan. Tietylle ihmiselle pystytään välittämään esimerkiksi hänen kustannuspaikkansa tai liiketoimintansa tiedot.”
Datan suodatuksessa yrityksellä täytyy olla tiedot vastaanottajajoukosta ja niistä rajaavista tekijöistä, mitä tietoja tämä joukko saa ja ei saa nähdä. Automaattinen jakelu hoitaa loput. Vastaanottajalla ei tarvitse olla pääsyä varsinaiseen BI-järjestelmään.
”Henkilöstöhallinto on yksi tarkimmista ja sensitiivisimmistä liiketoiminnan osa-alueista tietojen rajauksen suhteen. Automatisoinnissa staattinen raportti koostaa tiedot niin, että väärille ihmisille ei mene vääriä tietoja”, Koskela täydentää.
Raportointia ja analytiikkaa tehdään eri liiketoimintojen tarkoituksiin. Esimerkiksi johdon tarpeisiin tietoja voidaan koota henkilöstöhallinnon, tuotannon ja talouden sovelluksista. Työn määrä vähenee merkittävästi, kun automatisoinnin ansiosta tietoa ei tarvitse hakea eri paikoista käsin.
Yritys saattaa tehdä vakiomuotoista raportointia säännöllisesti myös organisaation ulkopuolelle, kuten toimittajille, asiakkaille ja yhteistyökumppaneille. Automaattisen jakelun avulla juuri heitä koskeva ja heidän tarvitsemansa tieto voidaan toimittaa säännöllisesti ilman manuaalista vaivaa.
Automatisoinnissa raportin lähetys voidaan aikatauluttaa kätevästi tiettyyn hetkeen, Koskela muistuttaa. Kyseessä voi olla tismalleen sama päivä ja kellonaika joka kuukausi tai jokin muu toistuva tapahtuma, kuten kirjanpitoraportin valmistuminen.
Automaattinen raporttien jakelu palvelee niin yrityksen sisäisiä kuin sidosryhmien tarpeita
Keille kaikille raportteja sitten voidaan jakaa? Konkreettisia käyttötapauksia on lukuisia riippuen yrityksen liiketoiminnan luonteesta. Tavallisimpia raportteja ovat johdon raportit, eri liiketoimintojen raportit sekä ulkoiset raportit asiakkaille tai kumppaneille.
Yrityksen johto ei aina käytä analytiikkaa aktiivisesti, joten heille voidaan lähettää viikoittain dashboard suoraan sähköpostiin pdf-muodossa. Sähköpostin lisäksi raportti on mahdollista tallentaa ajastetusti vaikkapa Teams-kansioon tai johonkin muuhun sovittuun paikkaan.
”Yksi esimerkki on talousraportin toimitus johtoryhmän jäsenille aina, kun edellisen kuukauden kirjanpito valmis”, Koskela toteaa.
Funktiokohtaisista raporteista on valtavasti esimerkkejä, joista Koskela ja Leppä listaavat muutamia. Aluejohtajalle voidaan lähettää viikkokooste oman alueen myynnin avainmittareista ja kullekin myyjälle myyjäkohtainen raportti asiakkuuksien tilanteesta.
”Henkilöstöjohtajaa kiinnostaa HR-kooste, joka voi sisältää esimerkiksi listauksen päättymässä olevista koeajoista tai työsuhteista. Henkilöstötietoja voidaan suodattaa ja raportoida edelleen myös eri yksiköiden vetäjille”, Koskela kertoo.
Projektitiimille on olennainen tilanneraportti, joka valottaa projektin etenemistä aikataulun ja budjetin osalta. Tilauskannasta sen sijaan voidaan raportoida tuotannon infotauluille ja ostoista varastoraportille.
Hälytys voidaan lisätä automaattiseen raportointiin, jos esimerkiksi budjetti uhkaa ylittyä, myyjä kontaktoi tietyn määrän asiakkaita, varaston rajat ylittyvät tai tapahtuu SLA-ylitys.
Yritys voi lähettää raportteja palveluna myös ulkoisille sidosryhmilleen. Tällaisia ovat muun muassa asiakkaiden kuukausi- tai vuosikoosteet heidän ostoistaan ja toimittajien kuukausiraportit logistiikka-tai ostodataan perustuen. Erillisiä lisenssejä tai pääsyä yrityksen järjestelmiin ei tarvita.
”Tietyillä aloilla on lakisääteistä viranomaisraportointia, kuten kestävyysraportointi, johon olemassa olevaa analytiikkaa ja raportointia voidaan hyödyntää”, Koskela vinkkaa.
Analytiikan käyttämisestä kannattaa tehdä arkinen rutiini
Jos yritys on vasta alkuvaiheessa tiedolla johtamisen ja analytiikan polulla, ensimmäinen askel raporttien hyödyntämiseen voi olla, että analytiikasta saa kiinnostavaa dataa ulos automaattisesti ja mahdollisimman vaivattomasti. Koskelan mukaan innostus on hyvä motivaattori kehitystyölle.
”Raportteihin ja analytiikkaan saattaa liittyä ensin muutosvastarintaa, jos analytiikkasovellusten käyttäminen ei ole vielä tuttua. Kun raportti on tehty yksinkertaiseen ja selkeään muotoon, se usein ruokkii ja opettaa käyttämään analytiikkaa entistä monipuolisemmin.”
”Kun ihminen pääsee näkemään konkreettisia lukuja, hänen mielenkiintonsa voi herätä, miten analytiikka oikeasti toimii ja mitä hyötyjä hän voi saada siitä omaa työhönsä”, Leppä jatkaa.
Parhaimmillaan raporttien ja analytiikan hyödyntäminen tulee osaksi arkista tekemistä. Kun raportit tuodaan helposti käden ulottuville, organisaation tietämys lisääntyy huomattavasti. Liiketoiminnan eri funktiot voivat houkutella toisiaan hyödyntämään raportteja monipuolisesti.
Tiedolla johtamisen asiantuntijana Pengon on toiminut jo pitkään raportoinnin ja analytiikan parissa, joten eri toimialoista ja niiden toiminnoista on kertynyt runsaasti kokemusta. Samoin eri teknologioiden mahdollisuudet ovat tuttuja. Ideointiin löytyy asiantuntevaa apua.
”Meidän työmme keskiössä on yhdistää eri lähdejärjestelmistä tulevaa dataa ja analysoida niistä saatua tietoa yhdessä. Näin tieto saadaan esitettyä hyödyllisessä muodossa raportissa”, Leppä päättää.
Haluatko hyödyntää yrityksesi analytiikkaa kokonaisvaltaisesti bisneksen kehittämisen tukena? Ota meihin yhteyttä alempaa löytyvän lomakkeen avulla.
