Valjasta HR-analytiikka yrityksesi kilpailuvaltiksi

HR-analytiikka on kaikkea muuta kuin 'vain' yrityksen tukitoiminto. Sillä on suora kytkös esimerkiksi yrityksen taloudelliseen tulokseen. Parhaimmillaan laadukas, ajantasainen ja yhteen järjestelmään koottu HR-data ja sen analysointi mahdollistaa liiketoiminnan kasvun ja pitkäaikaisen menestyksen.

Työajanseuranta, työterveyden lausunnot, palkanlaskenta, henkilöstötyytyväisyyskyselyn tulokset ja työturvallisuusraportit ovat yrityksessä eri järjestelmissä. Kun HR-data on hajallaan, tietoa on vaikea hyödyntää ja sen käsittelyyn kuluu aikaa. Samalla raportoinnin ja analytiikan laatu kärsii.

Kuulostaako tutulta? Tilanne on tavallinen monissa yrityksissä, sillä HR-dataa kertyy valtavasti aina työntekijätiedoista terveystietoihin ja työturvallisuudesta rekrytointidataan. Eri järjestelmiin voidaan antaa vain rajoitettu pääsy tiedon yksityisyyden näkökulmasta ja usein juuri HR on ainoa, jolla on pääsy järjestelmään.

Jotta päätöksiä tehdään oikeanlaisella tiedolla, liiketoiminnan riskit ja mahdollisuudet havaitaan ajoissa ja henkilöstöhallinnon työkuorma pysyy inhimillisenä, HR-raportoinnin ja -analytiikan tueksi kannattaa ottaa BI-ratkaisu. Se tarjoaa helppolukuisen ja kokonaisvaltaisen kuvan henkilöstöä koskevaan dataan.

Kun koottuihin näkymiin saadaan esiin kattavasti ja anonyymisti henkilöstöä koskevat avainmittarit ja luvut, niitä voidaan tutkia vapaasti ja kaikki keskeiset tahot pääsevät tietoon suoraan käsiksi. Työaikaa säästyy merkittävästi.

"HR-analytiikka ei ole vain henkilöstöhallintoa vaan koko yritystä varten" 

”HR-analytiikka ei ole vain henkilöstöhallintoa vaan koko yritystä varten. Sen tarkoituksena on tuottaa tarpeellista informaatiota muun muassa yrityksen johdolle, esihenkilöille ja tuotannolle”, Pengonin asiakkuusjohtaja Henry Tuikka tähdentää.

”Usein HR-dataa saattaa olla yhdistettynä valtavissa Exceleissä, ja virheiden mahdollisuus kasvaa, kun lukuja pyöritellään ja tietoja päivitetään.”, Pengonin projektijohtaja Mari Kainulainen lisää.

BI-järjestelmässä HR-tieto säilyy aina oikeassa muodossa, jolloin tietojen vertailtavuus säilyy. Historiatiedosta voidaan vetää johtopäätöksiä tulevaisuuteen. Tämä helpottaa liiketoiminnan johtamista eri tasoilla - niin ylimmässä johdossa kuin yksilöiden tai toimintojen tasolla. 

HR-analytiikka tehostaa yrityksen toimintoja kokonaisvaltaisesti

HR-data on jokapäiväisen johtamisen tuki, ja BI-työkalun avulla sitä voidaan joustavasti yhdistellä ja analysoida eri näkökulmista.  

Mitä paremmin HR-analytiikka onnistutaan ottamaan osaksi työkyvyn ja -hyvinvoinnin johtamista, sitä vähemmän sairaspoissaoloja kertyy. Positiiviset toimenpiteet näkyvät suoraan vaikkapa vakuutusmaksujen suuruudessa, jolloin säästöt voivat olla huomattavia.

HR-analytiikka auttaa ymmärtämään henkilöstön piirteitä ja osaamisprofiileja sekä niiden muutoksia. Mikä on henkilöstön ikäjakauma tai koulutustausta, miten se on kehittynyt? Yrityksen tiimistä rakentuu optimaalinen, kun tiedetään, millaisille uusille osaajille on kulloinkin tarvetta.

Työntekijöiden suoriutumista on mahdollista seurata tavoitteiden perusteella. HR-analytiikka auttaa luomaan esimerkiksi tuottavuustavoitteet kullekin henkilölle, tiimille ja koko yritykselle. Lisäksi HR-analytiikkajärjestelmän voi asettaa hälyttämään henkilöstöhallintoa kriittisistä päivämääristä, jotka koskevat esimerkiksi koeajan tai määräaikaisuuden päättymistä.

Ennustamisen mahdollisuutta ei kannata unohtaa. HR-analytiikan avulla on mahdollista ennustaa vaikkapa sitä, millainen työntekijätarve tuotannolla on verrattuna tuotantovolyymiin tai milloin asiakaspalveluun tarvitaan lisäresursseja. Työaikaa seuraamalla taas voidaan tarkastella työtehoa kokonaisuutena tai tiettyjen työvaiheiden osalta.

BI-järjestelmän avulla HR-analytiikasta saa parhaiten hyödyn irti

BI-järjestelmän haltuunoton ei tarvitse olla massiivinen IT-projekti. Pengonin avustuksella BI-järjestelmän saa valjastettua HR-analytiikan tueksi ketterästi. Yritys voi ottaa käyttöönsä valmiin HR Insight-tuotteen tai järjestelmä voidaan rakentaa mittatilauksena yrityksen tarpeita varten.

Pengonilla on vankka asiantuntemus Qlik- ja PowerBI-toteutuksiin ja niiden hyödyntämiseen. Molemmissa alustoissa voidaan integroida yhteen paikkaan niin palkkahallinnon-, henkilötieto-, turvallisuushavainto- kuin taloushallinnonjärjestelmien data sekä manuaalisesti syötettävät tiedot.

”HR-data voi olla sensitiivistä, joten dataa voidaan tarvittaessa suojata, rajata ja anonymisoida. BI-järjestelmässä voidaan antaa erilaisia oikeuksia, mitä kukakin saa nähdä”, Kainulainen mainitsee.

Automaatiot tehostavat BI-järjestelmän käyttöä ja tiedon hyödyntämistä. Tuikka huomauttaa, että raportteja voidaan lähettää automaation avulla vaikkapa suoraan käyttäjien sähköpostiin.

”HR-raportin sisältö voi tulla joko täysin automatisoituna tai räätälöitynä henkilön roolista riippuen. Automaatio tuottaa luotettavaa ja ajantasaista tietoa, mikä helpottaa yhteistyötä yrityksen eri toimintojen välillä.”

HR-analytiikka on keskeisessä roolissa osana vastuullisuusraportointia 

Tehokkaasti hyödynnettynä HR-analytiikka tarjoaa tärkeää tietoa myös yrityksen
vastuullisuusraporttiin. Henkilöstöraportointi ja -analytiikka kannattaa siis laittaa kerralla kuntoon, jotta yritys pystyy vastaamaan CSRD:n mukaisiin raportointivelvoitteisiin sosiaalisen vastuun näkökulmasta.

Optimoi yrityksesi henkilöstöresursseja HR-analytiikan avulla. Meiltä saat asiantuntevaa
osaamista ja oikeat työkalut. Varaa aika tästä kalenterista tai ota yhteyttä Henryyn: 044 7946 008 tai henry.tuikka@pengon.fi

Voit myös lukea aiheesta lisää täältä.