Vauhtia budjetointiin ja suunnitteluun K4 Analyticsin avulla

Julkaissut Pengon Oy 5.10.2017

K4Analytics_kuva.pngK4 Analytics on ratkaisu suunnitteluun, budjetointiin, simulointiin ja ennustamiseen. K4 Analytics-työkalun avulla budjetointi voidaan hoitaa suoraan Business Intelligence-ympäristössä, jolloin saat Qlik-ratkaisusta kaiken hyödyn irti. Mikä K4 Analytics on, kuinka se toimii ja ketä se hyödyttää?

Johda organisaatiota aidosti tietoon perustuen

Budjetointi on yksi aliarvostetuimmista toiminnoista yrityksissä. Kuitenkin, huolellisesti laadittu ja joustava budjetti voi toimia kriittisenä, toimintaa ohjaavana suunnitelmana ja sitä kautta myös merkittävänä kilpailutekijänä.

Hyvä suunnitelma ei kuitenkaan yksinään riitä. Tarvitaan myös reagointikykyä jatkuvasti tapahtuviin muutoksiin. Mikäli alun perin rakennettu suunnitelma tai budjetti ei jousta muutosten mukaisesti vaan unohdetaan laatikon perälle vuodeksi, ei siitä ole kovin paljoa hyötyä liiketoiminnan ohjaamisessa. Jos taas budjettia hyödynnetään läpi tilikauden ja muutoksiin reagoidaan ajoissa, myös tulevaisuuden ennustaminen helpottuu huomattavasti. Tällöin toimintaa voidaan ohjata puhtaasti tietoon ja dataan perustuen. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, joten budjetointiin on siis syytäkin panostaa!

Suunnitelmien laadinnassa budjetoinnissa ja ennustamisessa onnistuminen edellyttää toimivaa työkalua. Excelillä toteutettu budjetointi toimii tiettyyn pisteeseen asti, mutta ei sekään taivu kaikkeen. Tässä K4 Analytics astuu kuvioon.

Mikä K4 Analytics?

K4 Analyticsin avulla saat sen ”puuttuvan linkin” Qlikkiin – eli tiedon syöttämisen. K4:n avulla teet Excel-taulukoista ikään kuin dynaamisia tiedon syötön ja käsittelyn alustoja, jotka linkittyvät suoraan reaaliajassa taustadataan. Budjetointi ja talouden ennustaminen muuttuvat huomattavasti miellyttävimmiksi toiminnoiksi K4:n ja Qlikin avulla.

K4 Analyticsin avulla voit:

  • rakentaa budjetteja esimerkiksi edellisvuoden lukuihin peilaten
  • luoda eri budjettiversioita
  • suunnitella haluamillasi hierarkiatasoilla ja porautua budjetin yksityiskohtiin rivitasolla
  • hajauttaa suunnittelun usealle käyttäjälle samanaikaisesti
  • budjetoida euroja, kappaleita, henkilötyövuosia - tai vaikka kissoja ja koiria, jos niin haluat
  • jakaa budjetin helposti muokattavaksi muille käyttäjille
  • hyödyntää Qlik-alustojen analytiikkamahdollisuuksia myös budjetoinnissa
  • lukita solujen arvoja esimerkiksi ennusteita laatiessa

Jos budjetointi ja ennustaminen on aiemmin hoidettu excel-taulukoiden avulla, niitä on turha heittää pois. Kaavat ja laskentamallit ovat kriittisen tärkeitä jo pelkästään niiden vertailuarvon vuoksi. K4 Analyticsin avulla näitä olemassa olevia excel-taulukoita voidaan käyttää sapluunana tai pohjana kaavoineen ja laskentamalleineen, mutta samanaikaisesti hyödyntää reaaliaikaista dataa taustajärjestelmistä ja käsitellä budjettia suoraan Qlikissä.

K4 mahdollistaa paitsi ylätason suunnittelun ja tavoiteasetannan, mutta myös budjetin alatasoille ja riveille porautumisen: eli mitä täytyy tapahtua rivillä X, jotta pääsemme tavoitteeseen? Perinteiset “lisätään edellisvuoden toteutumiin 20% lisää” -budjetoinnit voidaan unohtaa.

K4 Analyticsin hyödyt

Yksi budjetointiin ja suunnitteluun liittyvistä haasteista on tietojen ja laskentakaavojen oikeellisuudesta varmistuminen. Kun budjetointia hoidetaan Excelin avulla, yksikin virheliike voi johtaa koko budjetin ”rikkoutumiseen”. Mitä useampia henkilöitä suunnittelussa on mukana, sitä herkemmin virheitä sattuu. Virheiden jäljitettävyys on käytännössä mahdotonta. Raportoinnin ja talouden ohjaamisen kannalta on kuitenkin erittäin tärkeää, että suunnittelussa käytetyt luvut ja kaavat ovat oikein.

K4 Analyticsin avulla budjetti voidaan jakaa useammille henkilöille muokattavaksi – täysin turvallisesti. Työkalun avulla voidaan seurata, missä vaiheessa budjetointikierros on menossa sekä nähdä jo tehtyjä muutoksia. Budjettien hyväksyntäkierroksetkin hoituvat jouhevasti, kun täytetty suunnitelma voidaan asettaa suoraan tarkastukseen, ja se voidaan tarvittaessa hyväksyä ja lukita siltä seisomalta. Budjetointivastaava voi nukkua yönsä rauhassa ilman jatkuvaa muistuttelua ja huolta siitä, ovatko kaikki tiedot oikein ja tallessa.

K4:n avulla virheet vähenevät ja budjetointiin sekä ennustamiseen käytetyn ajan tarve pienenee. Aiemmin yksi tehottomimmista organisaation toiminnoista saadaan aidosti lisäarvoa tuottavaksi, jouhevasti prosessiksi, joka myös palvelee organisaation johtoa ja talousvastaavia.

Lisäksi, kun budjettitaulukko on yhdistettynä suoraan taustadataan, esimerkiksi viime vuoden toteutuneisiin lukuihin, budjetoinnista saadaan enemmän irti. Taustadatasta voidaan valita esimerkiksi viime vuoden myyntiluvut tai tulevan kvartaalin ennusteet, ja linkittää käsittelyssä oleva taulukko suoraan taustalla olevaan dataan. Näin budjetointiin saadaan taas uusi ulottuvuus, joka hyödyttää myös raportointia.

K4 Analytics tuo suunnitteluun ja budjetointiin ennen kaikkea joustavuutta, muokattavuutta ja turvallisuutta. Se mahdollistaa budjetointityökalun mukautumisen budjetointiprosessiin, ei toisinpäin.

Haluatko lukea lisää K4 Analyticsistä tai budjetoinnin kehittämisestä?

 

Lataa K4 Analyticsin tuotekuvaus tai tutustu budjetointioppaaseemme!

opaskuva-6.png

Aiheet: Budjetointi