Business Intelligence käyttöön viikossa

Tässä artikkelissa jatkamme vanhojen harhakäsitysten murtamista. Tällä kertaa aiheena on BI-järjestelmän käyttöönottoprojekti ja sen kesto.

Onko BI:n käyttöönotto viikossa ylipäätään mahdollista?

On, eikä kyseessä ole edes harvinainen poikkeustapaus - päin vastoin. Jos on tottunut vähintään vuoden mittaisiin määritys- ja käyttöönottoprojekteihin, voi viikossa tehty BI-käyttöönotto tuntua vähintäänkin epäilyttävän nopealta.

Nykyään tekniikka ja sen rajoitteet eivät ole merkittävin tekijä BI-projektin käyttöönotossa, joten BI-toimittajan ammattitaito korostuu. Hyvällä BI-toimittajalla on laaja kokemus erilaisista BI-projekteista ja taito hyödyntää tätä kokemusta tulevissa projekteissa. Tämä taas nopeuttaa käyttöönottoa eikä samojen perusasioiden pyörittelyyn tarvitse käyttää aikaa jokaisessa projekteissa. Lisää BI-kumppanin valinnasta löydät aiemmasta blogiartikkelistamme.

Valitulla BI-työkalulla on tietysti merkitystä. Esimerkiksi QlikView:n ja Qlik Sensen taustalla on yli 20 vuoden kehitystyö, jonka tavoitteena on ollu tehdä järjestelmästä mahdollisimman virtaviivainen sekä loppukäyttäjille että kehittäjille. Tämä kehitystyö on kantanut hedelmää ja se näkyykin mm. siten, että QlikView Suomen käytetyin BI-järjestelmä.

BI-käyttöönottoprojektin kesto on siis useamman tekijän summa. Kun nykyaikaisen BI-järjestelmän käyttöönottoa hoitaa osaava ja kokenut BI-konsultti, nopea toimitus ei ole poikkeus, vaan normi.

Ei erikoisvaatimuksia

Ennen käyttöönoton aloittamista asiakasyritys ja BI-konsultti käyvät muutaman tunnin palaverin, jossa käydään läpi asiakasyrityksen toiveet tulevalle BI-järjestelmälle. Tyypillisesti tässä vaiheessa käydään läpi yrityksen bisneslogiikkaa ja niitä raportteja, joita yritys nykyisellään hyödyntää. Eli jos yrityksellä on vaikkapa raportointiin käytettäviä Excel-raportteja, saa BI-konsultti jo niistäkin hyvin tietoa siitä, millaisten lukujen perusteella yritystä tällä hetkellä johdetaan. BI-konsultti myös tarjoaa ajatuksia siitä, miten BI:tä voitaisiin hyödyntää tavoilla, joita ei osata ehkä vielä etukäteen hahmottaa.

Mitään äärettömän tarkkoja ja yksityiskohtaisia kokonaissuunnitelmia ei kuitenkaan tarvita. Kun kyseessä on monia tietolähteitä ja niiden yhdistämistä eri henkilöiden tietoon eri näkökulmista, niin tarkka määrittely ennen käyttöä voi olla vaikeaa. Tätä ei kannata murehtia, sillä osat saadaan kyllä loksahtamaan paikalleen projektin edetessä.

Millaista panostusta tämä vaatii henkilöstöltä? Jos puhutaan PK-yrityksestä, niin vaadittava panostus on korkeintaan muutama henkilötyöpäivä - yleensä ei tätäkään. Suhteessa BI:n hyötyihin käyttöönottoprojekti on organisaatiolle hyvin kevyt. BI:n tarkoitus on säästää aikaa ja tehostaa työntekoa - ei tuoda käyttäjille lisää kuormitusta.

BI-toimittaja tarvitsee myös pääsyn niihin asiakasyrityksen järjestelmiin, joita käytetään tietolähteinä BI-järjestelmässä. Toinen tekninen seikka on palvelimen hankinta/vuokraus tai sen alustus sekä tunnusten toimittaminen BI-toimittajalle. BI-toimittaja neuvoo tämänkin asian suhteen, mikäli tarvetta.

Mitä nopeammin, sitä nopeammin

On syytä muistaa, että nopeus tai hitaus suhteellisina käsitteinä eivät itsessään ota kantaa laatuun. Eli, hidas tekeminen ei tarkoita automaattisesti huolellisuutta ja parempaa laatua - kuten ei nopeakaan tarkoita hutiloimista ja heikkolaatuista lopputulosta.

Kuitenkin jos oletuksena on hyväksytty, että BI-projekti vie aina vähintään kuukausia, ajatellaan helposti että nopeampi aikataulu tarkoittaa, että jostakin on tingittävä. Näin ei kuitenkaan ole, vaan ennemminkin olisi syytä muuttaa omaa oletustaan siitä, että hitaammin = parempaa laatua. Kuten aiemmin mainittua, nopeus on useamman tekijän summa ja kun nämä tekijät (nopeaan käyttöönottoon soveltuva BI-järjestelmä ja osaava BI-toimittaja) ovat paikallaan, päästään hyvään - ellei jopa parempaan - laatuun huomattavasti nopeammassa ajassa.

Nopeus myös hyödyttää tosiasiallisesti kaikkia BI-projektin osapuolia: toimittajaa, asiakasyritystä ja loppukäyttäjiä. Tähän on muutamiakin olennaisia syitä.

1. Järjestelmän time to value, eli aika-arvo. Käytännössä tässä yhteydessä tarkoittaa sitä, missä ajassa hankintapäätöksestä BI-järjestelmä saadaan käyttöön ja maksamaan itseään takaisin. Viikossa käyttöönotettu BI-järjestelmä maksaa itsensä takaisin huomattavasti nopeammin kuin vuodessa käyttöönotettu järjestelmä
2. Nopeampi reagointikyky muutoksiin. Ketterämpi kehitys tarkoittaa parempaa reagointikykyä mahdollisiin muutoksiin - esimerkiksi siihen, kun asiakasyrityksessä aletaankin ymmärtää paremmin Business Intelligencen mahdollisuuksia ja halutaan lisäsovelluksia.
3. Projekti ei jää roikkumaan ja käyttäjät pääsevät hyödyntämään järjestelmää mahdollisimman nopeasti esittelyn jälkeen. Pitkäkestoisissa käyttöönottoprojekteissa saattaa käydä niin, että BI esitellään loppukäyttäjille nyt ja sitten vuoden päästä lyödään järjestelmä kymmenine sovelluksineen käyttäjän eteen ja käsketään alkaa käyttää.

Päivitä BI-tietoutesi ajan tasalle

Me Pengonilla haluamme olla murtamassa pinttyneitä käsityksiä siitä, että Business Intelligence tarkoittaisi automaattisesti kallista, pitkäkestoista ja henkilöstöä kuormittavaa projektia. Hyvä järjestelmä, kokenut BI-toimittaja ja parhaiden käytänteiden seuraaminen mahdollistavat BI:n käyttöönoton yllättävän nopeasti.

Haluatko lisätietoja Business Intelligence -järjestelmän hankinnasta ja käyttöönotosta? Lataa maksuton oppaamme!