Business Intelligence controllerin arjessa

Julkaissut Pengon Oy 11.1.2016

controller-arki-business-intelligencejpegController on monipuolinen nimike, jolla voidaan kuvata hyvinkin erilaisissa rooleissa toimivia henkilöitä. Työtehtävistä riippumatta controllerit painivat usein kuitenkin samojen asioiden kanssa: tiedot ovat erillään ja hajautettuina eri järjestelmiin, tieto ei ole valmiiksi analysoitavassa muodossa ja sen kerääminen, yhdistely ja analysointi on hidasta ja työlästä. Kokosimme tähän artikkeliin muutamia vinkkejä siihen, kuinka controllerin arkea voidaan helpottaa erilaisten business intelligence –ratkaisujen avulla ja näin luoda yritykselle uudenlaista kilpailuetua.

Tietoa monipuolisten roolien tueksi

Nykypäivän controller-nimike on hyvin laaja. Työnkuva riippuu usein työtehtävistä, organisaatiorakenteesta sekä henkilön asemasta yrityksessä. Pääsääntöisesti controllerin tehtävänä on kuitenkin tuottaa erilaista liiketoimintatietoa yrityksen johdolle ja päättäjille sekä toimia eräänlaisena neuvonantajana ylimmälle johdolle.

Controller osallistuu usein budjetointiin, raportointiin ja liiketoimintatiedon analysointiin saadakseen mahdollisimman monipuolisen kuvan yrityksen taloudellisesta tilasta. Controllerit seuraavat aktiivisesti yrityksen liiketoiminnan kehitystä sekä sisäisesti että ulkoisesti. Controllerille on siis tärkeää saada mahdollisimman oikeellista, täsmällistä ja ajantasaista tietoa yrityksen toiminnasta ja mahdollisista muutoksista, jotta hän pystyy ohjeistamaan yrityksen johtoa oikeaan suuntaan.

Tehokkuutta ajankäyttöön

Moni controllereista kokee, ettei heidän työaikansa kulu riittävästi edellä mainittujen controllerin tärkeimpien tehtävien parissa. Qlikin toteuttaman tutkimuksen (2014) mukaan ruotsalaisista controllereista vain 16% kokee käyttävänsä työajastaan 50% tai enemmän tärkeimpiin työtehtäviin, ja jopa joka neljäs controller kokee käyttävänsä vähemmän kuin 25% työajasta tärkeimmiksi katsomiensa tehtävien parissa.

Suuri osa controllereiden ajasta kuluukin tiedon siirtämiseen järjestelmästä toiseen, tiedon laadun ja oikeellisuuden tarkistamiseen sekä tiedon muokkaamiseen analysoitavaan muotoon. 35% ruotsalaisista controllereista käyttää tutkimuksen mukaan vähemmän kuin 20 tuntia kuukaudessa aikaa tiedon analysointiin ja liiketoiminnallisten johtopäätösten tekemiseen, minkä pitäisi juuri olla kaiken kerättävän tiedon tarkoitus.

Controller-paatoksentekija-2.JPG.png

 

Ilman asianmukaisia työkaluja raportointi on siis hyvin työlästä, hidasta ja virhealtista. Pyydetyt tiedot ja raportit ovat usein liian monimutkaisia tuottaa tai niiden tuottaminen kestää liian kauan. Päätöksenteon tueksi tuleva tieto joudutaan usein tarkistamaan ja "siivoamaan" ennen analyysien tekoa. Heikon ja manuaalisen tietotyön seurauksena päätöksenteko pidentyy, kustannukset kasvavat ja tuloja menetetään. Jotkin työt jäävät jopa kokonaan tekemättä kun tiedetään, että esimerkiksi tietynlaisten raporttien tai analyysien teko on liian työlästä tai jopa mahdotonta olemassaolevilla ratkaisuilla.

Controllerin työ helpottuu huomattavasti, kun hänellä on käytössään hyvä järjestelmä, joka tuottaa automaattisesti oikeanlaista tietoa nopeasti. Controllerin tehtäväksi jää vain tutkia haluamiaan tietoja ja luoda tarvitsemiaan raportteja. Controllerin tärkeä tehtävä onkin kehittää ja nopeuttaa tiedon analysointi- ja raportointiprosesseja, mikä tapahtuu uusien työvälineiden ja toimintatapojen avulla.

Business Intelligence controllerin apurina

Hyvä järjestelmä siis ennen kaikkea tukee controllerin työtä. Kun kaikki manuaalinen tietotyö, raportointi ja analysointi automatisoidaan, controller voi keskittyä tärkeimpiin tehtäviinsä yrityksen johdon strategisena tukena. Päätöksenteon tueksi tuotettava tieto saadaan automaattisina raportteina suoraan järjestelmästä, mikä nopeuttaa päätöksentekoprosesseja huomattavasti. 

Business Intelligence –ratkaisujen avulla controllerin on mahdollista saada kaikki hänen tarvitsemansa luvut esiin vain muutamalla klikkauksella, jolloin hänen tehtäväkseen jää vain tulkita ja viestiä näitä lukuja eteenpäin yrityksen johdolle. Budjetointi, raportointi, analysointi ja ennustaminen tapahtuvat kaikki vaivattomasti yhdessä järjestelmässä, joka tuottaa ajantasaista ja luotettavaa tietoa. Controllerin ei tarvitse varmistaa tietojen oikeellisuutta vaan hän voi luottaa siihen, että yrityksen johto ei tee päätöksiä virheellisen tiedon pohjalta.

Controllerin työ tulevaisuudessa liittyy todennäköisesti yhä enenevissä määrin strategiseen, ohjaavaan ja kehitystä tekevään rooliin. Työnsä toteuttamiseksi controllerit tarvitsevat luotettavaa tietoa yhä enemmän ja yhä nopeammalla tahdilla. Työ muuttuu myös proaktiivisemmaksi ja älykkäämmäksi, kun muutoksia liiketoimintaympäristössä tapahtuu jatkuvasti. Ketterillä ja mukautuvilla Business Intelligence –ratkaisuilla controllerin on mahdollista yhä nopeampaan ja varmempaan päätöksentekoon mahdollisimman laajan tiedon pohjalta, ja automatisoinnin avulla controller voi keskittää aikansa strategiatyöhön, tiedon analysointiin ja toiminnan kehittämiseen.

Kiinnostuitko?

Alkuperäisen Qlikin tutkimuksen pääset lataamaan täältä.

Mikäli haluat selvittää tarpeisiisi sopivan järjestelmän yhdessä asiantuntijan kanssa, ota yhteyttä ja tilaa maksuton tietoisku Pengonin asiantuntijan kanssa.

Voit halutessasi tutustua myös muihin blogiartikkeleihimme ja oppaisiimme:

Opas-kohti-parempaa-ja-helpompaa-raportointia 

Aiheet: Tietojohtaminen ja BI, Talouden suunnittelu ja BI, Liiketoiminnan suunnittelu