Kaikki irti BI-järjestelmästä - 5 keinoa tuottavuuden nostamiseen

Julkaissut Pengon Oy 21.3.2017

Raportointi.jpg

BI-järjestelmä tuo monenlaista hyötyä yritykselle sekä ajallisesti että rahallisesti, kunhan sitä osataan käyttää ja hyödyntää oikealla tavalla. Valitettavan usein olemme kuitenkin törmänneet asiakkaillammekin tilanteisiin, joissa osa BI-järjestelmän potentiaalista jää täysin hyödyntämättä. Olittepa sitten hankkimassa BI-järjestelmää tai jo käytätte sellaista, omaa toimintaa on syytä tarkastella ja pohtia, hyödynnämmekö BI-järjestelmän täyteen potentiaaliinsa? Otammeko investoinnista todella kaiken irti?

Kokosimme tähän artikkeliin muutamia huomioita, joita pohtimalla yrityksenne saa kaiken hyödyn irti BI-järjestelmän investoinnista.

1. Murra ennakkoluulot

BI-järjestelmään vaihdettaessa esimerkiksi perinteisemmästä raportointijärjestelmästä, uusia mahdollisuuksia ei välttämättä heti ymmärretä. Moni asia muuttuu siirryttäessä nykyaikaisempaan ratkaisuun aina käyttöliittymää ja tekniikkaa myöten. Perinteisissä ratkaisuissa voi olla monia rajoitteita, jotka oletetaan automaattisesti olevan rajoitteina myös BI-ratkaisussa. Ajattelutapaa ei uskalleta uudistaa tai vanhoja toimintatapoja ei haluta edes kyseenalaistaa, koska joidenkin toimintojen ei uskota olevan ylipäätään mahdollisia.

Verrattuna perinteisiin ratkaisuihin, BI-ratkaisu mahdollistaa kuitenkin hyvin paljon enemmän, ja sen kaikkia mahdollisuuksia on syytä tutkia. Katsomalla ratkaisua uteliain silmin voi jopa löytää täysin uudenlaisia, tehokkaampia toimintamalleja! Esimerkiksi tietyt kirjaukset voidaan ehkäpä tehdä kätevämmin tai tietyt raportit voidaan automatisoida, oletko testannut?

2. Hyödynnä uudet mahdollisuudet kaikilla tasoilla

Kaikkien järjestelmää käyttävien on syytä miettiä omalta kohdaltaan, kuinka he hyötyisivät BI-ratkaisun tarjoamasta informaatiosta. Hyvänä esimerkkinä voidaan käyttää tietoihin porautumista. Yleensä esimerkiksi yrityksen johto ei koe tarvitsevansa pääsyä detaljitason tietoihin, koska yksityiskohtien tarkastelun ei koeta kuuluvan johdon työnkuvaan tai tehtäviin. Perinteisillä ratkaisuilla tietoihin porautuminen summatasolta rivitasolle tarkoittaakin usein uusia raportteja, viivästyksiä ja tietotulvaa, mutta BI-ratkaisuilla tietoihin porautuminen tapahtuu kuitenkin hallitusti ja nopeasti, ilman informaatioähkyä. Kannusta siis johtoakin surffailemaan tiedon keskellä ja rohkeasti tarkastelemaan myös yksityiskohtia, sillä tiedosta voi paljastua nopeasti uudenlaisia ulottuvuuksia.

Summatason informaatio ei myöskään yksinkertaisesti aina riitä, sillä porautumisen yhteydessä voi paljastua vaikkapa virheitä, joita ei summatasolla huomattaisi. Mikäli summatason informaatio herättää lisäkysymyksiä, tilanne on helppo tarkistaa ja porautumalla tietoihin tarkemmin, ilman ylimääräistä työtä ja odottelua. Tietoja tarkentamalla voidaan tarvittaessa saada vastauksia monenlaisiin kysymyksiin – jopa niihin, joita ei osattu edes kysyä.

3. Ota käyttöön kaikki tärkeät osa-alueet kerralla

Monissa tilanteissa BI-järjestelmän käyttöönotto ja hyödyntäminen aloitetaan jostain yhdestä tietystä osa-alueesta, kuten myynti, talous tai tuotanto. Tähän on totuttu perinteisten raportointijärjestelmien kohdalla, sillä useimmat järjestelmät on rakennettu vastaamaan vain tietyntyyppisiin haasteisiin ja palvelevat parhaiten vain yhtä osaa organisaatiossa.

BI-järjestelmä palvelee kuitenkin useita osa-alueita samanaikaisesti. Käyttöönotto voidaan tehdä yhdellä kertaa kaikille yritykselle tärkeille toiminnoille ja osa-alueille, kuitenkin laadukkaasti ja kustannustehokkaasti. BI-ratkaisuja ei ole rakennettu vain tiettyyn tarpeeseen tai tietyn osaston vaatimuksiin, vaan se hyödyttää koko organisaatiota. Huomioi siis, että mahdollisuuksia ratkaisun hyödyntämiseen voi olla muuallakin, kuin vain omalla osastollasi. 

Lue BI-järjestelmän käyttöönotosta.

4. Jaa tietoa rohkeasti

Jostain syystä organisaatioiden tiedonkulku ja –jako on monesti hyvin siiloutunutta. Tietoa jopa salaillaan tarkoituksellisesti. Esimerkiksi tuotannon työntekijät näkevät vain tuotannon tehokkuusluvut ja muut, heille relevantit tiedot. Työntekijätasolla tietoa saadaan esille vain ennalta määrätyn verran. Miksi?

Luonnollisesti on olemassa tietoja, joita ei salassapidonkaan vuoksi voi eikä saa näyttää kaikille. Tällaisia ovat esimerkiksi palkkatiedot. Mutta miksi esimerkiksi tuotannon henkilöstö ei saisi nähdä myyntiin tai asiakkuuksiin liittyviä lukuja? Tai miksi myyjät eivät saa nähdä toistensa myyntilukuja? Entäpä, jos olympiakisoissakin jokainen 100m pikajuoksija tekisi oman suorituksensa näkemättä kilpakumppaneidensa suorituksia? Uskotko, että tulokset olisivat tällöin paremmat?

Tiedon jakamista on syytä siis harrastaa rohkeasti ja avoimin mielin. Useimmissa organisaatiossa tiedon jakaminen vaikuttaa työn tehokkuuteen ja jopa ilmapiiriin pelkästään positiivisesti. Kyllä tuotantotiimiä voi kiinnostaa, kuinka paljon myyntiä on tulossa esimerkiksi tässä kvartaalissa – vaikuttaahan se heidänkin tekemiseensä ja tulevaan työkuormaansa.

Pohdi siis avoimesti syitä tiedon pimittämiselle. Löydätkö todellisia, perusteltuja syitä tällaiselle toiminnalle vai onko kyse vain jumiutuneesta ajattelutavasta? Kysele avoimesti muiltakin, kokisivatko he tiedon laajemmasta jakelusta olevan hyötyä ja kuinka tieto voisi auttaa heitä suorittamaan työnsä paremmin. Kunhan tiedon jakaminen tehdään hallitusti ja järkevällä tavalla, siitä ei varmasti ole haittaa.

5. Hyödynnä asiantuntijoita

Monet yritykset hallitsevat BI-järjestelmiensä ylläpitoa ja muutoksia itsenäisesti omien työntekijöidensä avulla. Tästäkin huolimatta ulkopuolista asiantuntijaa on syytä hyödyntää aina tasaisin väliajoin. Auditoimalla esimerkiksi rakennetut sovellukset ja ratkaisut ulkopuolisella konsultilla voidaan usein huomata tehostamisen paikkoja tai havaitaan mahdollisuuksia datan laadun ja luotettavuuden parantamiseksi.

Toisaalta, mikäli kaikki on rakennettu hyvin ja tehokkaasti, saadaan ainakin varmuus sille, että asioita tehdään oikein. Auditointien ja koulutusten lisäksi erilaisia workshopeja on syytä hyödyntää, sillä niissä päästään aina syvemmälle asiakkaan omaan dataan ja BI-ympäristöön.

Lisätietoa aiheestaLiiketoimintatiedon hyödyntäminen

Kuinka tietoa hyödynnetään teidän organisaatiossanne? Koetko, että tiedon hyödyntämisen tasossa olisi parannettavaa? Oppaamme "Liiketoimintatiedon hyödyntäminen" tarjoaa ajatuksia ja ideoita liiketoimintatiedon parempaan ja kypsempään hyödyntämiseen. Materiaalista saat käytännönläheisiä vinkkejä ja toimenpiteitä nykyisen kypsyystasonne parantamiseksi sekä askelmerkit seuraavan kypsyystason saavuttamiseksi.

Aiheet: BI-järjestelmät