BI-järjestelmän käyttöönoton vaiheet ja resursointi

Julkaissut Pengon Oy 14.4.2016

BI-järjestelmän käyttöönotto ja hankintaMoni miettii, kuinka paljon aikaa, vaivaa ja resurssia BI-järjestelmän käyttöönotto vaatii? Erityisesti Qlik-järjestelmien käyttöönoton keveys ja nopeus kuitenkin yllättävät useat epäijät, jotka ovat tottuneet pitkiin ja raskaisiin järjestelmäprojekteihin. Tässä artikkelissa esittelemme BI-järjestelmän käyttöönoton vaiheita ja resursointia, pääosin Qlik-järjestelmien näkökulmasta.

Kuinka BI-järjestelmän hankinta etenee?

1. Tarvekartoitus

Ensimmäisessä vaiheessa määritetään yrityksenne tarpeet BI-järjestelmää koskien. Yleensä järjestelmän hankinta on hyvä aloittaa pohtimalla karkealla tasolla, että mitä järjestelmällä halutaan saada aikaiseksi: ketkä ovat ”edunsaajat”, eli kenen elämää järjestelmällä helpotetaan? Mitkä ovat ne asiat, joita halutaan tehostaa?

Tässä vaiheessa ei vielä tarvitse olla isoa kokonaissuunnitelmaa eikä määritelmien tarvitse olla kovin tarkkoja – jos mielessä on asioita, joita halutaan parantaa, niin loput osat saadaan kyllä loksahtamaan paikalleen projektin edetessä.

2. Kumppanin valinta

Toisessa vaiheessa kartoitetaan mahdollinen järjestelmäntoimittaja ja yhteistyökumppani. Kumppanin valinta on syytä tehdä huolellisesti. Ammattimainen Qlik-kumppani huolehtii siitä, että järjestelmän käyttöliittymä on rakennettu oikein ja kaikki toimii, niin kuin on alun perin ajateltu. Lue lisää, mitä kumppanivalinnassa kannattaa huomioida!

3. Alkukartoitus ja ideointi

Yhdessä yhteistyökumppanin kanssa määritellään toiveet ja vaatimukset tulevalle järjestelmälle. Hankinnan alussa käydään läpi asiakasyrityksen tarpeita, tutustutaan lähdejärjestelmiin, kartoitetaan olemassa olevan tiedon määrä ja laatu sekä keskustellaan sopivista ratkaisuista pohjatietoihin perustuen.

Asiakkaalla itsellään on harvoin BI-projektista kokemusta, jolloin tarpeiden ja sovelluksen vaatimusten määritteleminen on vaikeaa. Tällöin osaava kumppani on elintärkeä osa projektin onnistumista. Kaikkia tarpeita tai toiveita ei kuitenkaan tarvitse olla tässä vaiheessa vielä tiedossa, sillä järjestelmää voidaan muovata tarpeiden muuttuessa myöhemminkin.

4. Työkalun ensimmäinen versio ja kokeiluvaihe

Alkukartoituksen ja ideoinnin jälkeen yhteistyökumppani luo usein ensimmäisen version työkalusta. Ensimmäinen versio toimii ikään kuin ”tiennäyttäjänä” sille, millaisia mahdollisuuksia työkalu asiakkaan käytössä tarjoaa. Versio antaa paremman ymmärryksen työkalun ominaisuuksista ja mahdollisuuksista sekä siitä, millaisia ominaisuuksia voitaisiin jatkossa hyödyntää. Ensimmäinen versio innoittaa usein asiakasta uusiin ideoihin ja toiveisiin sovelluksen käyttökohteista.

Samalla asiakasyritys pääsee sekä kokeilemaan rakennettua BI-sovellusta ja sen mahdollisuuksia, mutta myös tutustumaan kumppanin työtapoihin, osaamiseen ja ylipäätään työn sujuvuuteen.

5. Tarpeiden täsmentäminen ja lopullisen järjestelmän ideointi

Vähitellen työkalun käyttäjät alkavat sovelluksen käytön ja oppimisen lisääntymisen myötä huomaamaan lisää työkalun käyttö- ja kehityskohteita. Tällöin asiakasyrityksen yhteyshenkilö kokoaa käyttäjien toiveet, joita kumppani lähtee jalostamaan.

6. Käyttöönotto

Käyttöönoton eteneminen riippuu jonkin verran kumppaniyrityksestä, mutta yleisesti ottaen Qlik-ratkaisuiden nopea käyttöönotto perustuu tehokkaan ja monipuoleisen BI-alustan lisäksi käyttöönoton vaiheistamiseen.

Vaiheistettu lähestyminen mahdollistaa:

  • Nopean käyttöönoton
  • Nopean takaisinmaksuajan
  • Reagoinnin muuttuviin tarpeisiin
  • Projektiriskin minimoinnin

Vaiheistetussa käyttöönotossa edetään Qlik-sovellus kerrallaan, jolloin sovelluksia saadaan nopeasti oikeaan tuotantokäyttöön. Asiakasyrityksen ei siis tarvitse odottaa useita kuukausia - tai jopa vuosia - perinteisen projektimallin mukaisen pitkän projektin valmistumista. Vaiheistettu käyttöönotto nopeuttaa siis myös takaisinmaksuaikaa ja pienentää projekti riskiä perinteiseen malliin verrattuna.

Qlik-ratkaisujen käyttöönotto vie muutamista tunneista muutamiin päiviin. Lue käyttöönotosta lisää!

7. Kehitys ja ylläpito

BI-järjestelmät eivät pääsääntöisesti vaadi kummoista ylläpitoa, ainakaan Qlik-tuotteiden kohdalla. Kunhan palvelimet ja verkkoyhteydet toimivat, niin järjestelmä rullaa tyytyväisenä - harvinaiset poikkeustilanteet tietenkin pois lukien.

Muutos- ja kehitysehdotuksia tulee usein asiakasyritykseltä, mutta hyvä kumppaniyritys toimii proaktiivisesti ja ehdottaa asiakasyritykselle kehityskohteita. Asiakkaan on hyvä pohtia aktiivisesti kehityspaikkoja ja laajennuskohteita sitä mukaa, kun järjestelmää käytetään ja sen mahdollisuudet tulevat tutummiksi.

Kun järjestelmää on käytetty jonkin aikaa, on hyvä pitää kumppanin kanssa samankaltainen palaveri kuin esittely- ja kokeiluvaiheen jälkeen. Palaverissa käydään läpi asiakasyrityksen toiveet sekä kumppaniyrityksen kehitysehdotukset ja sovitaan näiden toteuttamisesta – hoitaako kumppani vai asiakas itse? Näitä kehityspalavereita on hyvä pitää säännöllisesti, esimerkiksi 3–6 kuukauden välein.

Millaisia resursseja BI-projekti vaatii asiakkaalta?

Asiakasyrityksen olisi hyvä nimetä jokaiselle sovellusalueelle oma vastuuhenkilönsä, joka toimii yhteyshenkilönä BI-kumppanin ja asiakasyrityksen välillä. Yhteyshenkilön tulisi olla sellainen henkilö, joka käyttää järjestelmää ja hyötyy siitä, jolloin hän voi myös kertoa mahdolliset muutosehdotukset kumppanille.

Yhteyshenkilön tulisi kysyä palautetta myös muilta järjestelmän käyttäjiltä. Muutoin resurssitarve on suhteellisen pieni, ellei järjestelmän kehitystä ja ylläpitoa haluta tehdä itsenäisesti. Tällöin myös kehitystyölle on syytä varata ainakin puolittain resurssi henkilöstöstä.

Lisätietoa aiheesta

Jos olet kiinnostunut Qlik Sensen tai QlikView'n hankinnasta ja käyttöönotosta, lataa projektioppaitamme:

Qlik Sense -opas

Opas onnistuneeseen QlikView-projektiin

Voit myös ottaa yhteyttä suoraan Pengonin asiantuntijoihin, mikäli haluat kuulla käyttöönottoprojekteista enemmänkin.

Aiheet: BI-järjestelmät