Tiedon syöttö raportille tehostaa tiedolla johtamista

Tiedolla johtamiseen saa lisää vaikuttavuutta, kun raporteille voi syöttää tietoa, jota ei löydy lähdejärjestelmistä. Ennusteet, budjetti tai projektin arvoitu valmiusaste ovat esimerkkejä tiedosta, jonka tuominen raportointiympäristöön tuo merkittäviä etuja. Älykkäät työkalut tiedon syöttämiseen säästävät aikaa, vähentävät virheitä ja auttavat hyödyntämään tietoa paremmin.

Moni yritys hyödyntää erilaisia liiketoimintajärjestelmiä ja niiden tietoihin pohjautuvaa raportointia johtamisen, kehitystyön ja arkisen tekemisen tukena. Raportteihin on mahdollista syöttää sellaistakin dataa, jota lähdejärjestelmät eivät tarjoa suoraan. Tämä mahdollisuus jää kuitenkin usein hyödyntämättä.

Järjestelmien ulkopuolinen tieto voi olla esimerkiksi asiantuntijan näkemykseen perustuva arvio tai muu manuaalisesti annettava tieto. Usein tietoa syötetään Excelin tai Formsin avulla, koska ne ovat tuttuja käyttöliittymiä ja niitä voi käyttää ilman lisämaksua. Pienessä mittakaavassa tämä ratkaisu voi olla varsin toimiva. Pengonin projektijohtaja Mari Kainulainen ja konsultti Io Leppä muistuttavat kuitenkin, että laajempiin kokonaisuuksiin on olemassa järkevämpiä ja kätevämpiä tapoja.

K4 Analytics tai Microsoft Power Apps taipuvat moneen

 Jos yrityksen raportointi ja analytiikka on toteutettu Power BI tai Qlik -alustalle, niin esimerkkejä edistyksellisistä työkaluista tiedon syöttöön ovat Power Apps ja K4 Analytics. 

Lue, kuinka Mustankorkea sai tehoja taloushallintoon monipuolisella analytiikalla

”Power BI ja Qlik on kehitetty eri lähteistä luetun tiedon käsittelyyn ja analysointiin, mutta ei tiedon kirjoittamiseen. Jos raportoinnissa käytettävää tietoa halutaan rikastaa, ne tarvitsevat lisänä erillisen työkalun tiedon syöttämiseen sekä tiedonvarastointipaikan, johon syötettävät tiedot tallennetaan”, Leppä toteaa.

Tyypillisesti esimerkiksi budjetointitietoja syöttää raporttiin henkilö, joka vastaa kyseisistä tiedoista ja niiden oikeellisuudesta. Esimerkiksi liiketoimintajohtaja ottaa kantaa tulokseen, myyntimääriin ja henkilöstökuluihin oman liiketoiminta-alueensa näkökulmasta. Joskus vastuuhenkilöitä voi olla paljon enemmän.

”Jos liiketoiminta jakautuu useampaan yksikköön, jokaisen yksikön vetäjä voi syöttää oman yksikkönsä tiedot raporttiin. Liiketoimintajohtaja puolestaan katsoo kokonaisuutta”, Kainulainen havainnollistaa. 

”Tiedon syöttämiseen kannattaa valtuuttaa henkilöt, jotka tuntevat tiedot jo valmiiksi. Muuten tiedon syöttöön menee paljon enemmän aikaa, jos jonkun muun pitää ensin selvittää ja kerätä tietoja eri lähteistä”, Leppä täydentää.

Tiedon syöttäminen auttaa budjetoinnissa ja muissa laskelmissa

Millaisia käyttötapauksia tiedon syöttämiselle tavallisesti on? Kainulainen ja Leppä listaavat viisi esimerkkitapausta, joissa tiedon syöttämisestä on hyötyä.

1 Budjetointi

Budjetoinnissa tietoa voidaan syöttää joko suoraan tuloslaskelman tai taseen tileille tai antaen tiedot laskentakaavaan, jonka mukaan tileille syötettävät luvut lasketaan. Kun tiedonsyöttötyökalu yhdistetään olemassa olevaan BI-järjestelmään, aiempien vuosien toteumatieto voidaan tuoda näkyviin budjetoinnin rinnalle. Kun esimerkiksi edellisen vuoden myydyt kappalemäärät ovat näkyvissä, on uuden budjettiarvion tekeminen helpompaa.

Syöttötyökalujen avulla budjetin rinnalle voidaan tuottaa myös ennusteita päivitettäväksi tilikauden aikana – tyypillisesti esimerkiksi myynnin arviot tarkentuvat alkuperäisestä ja ennustetta tehdään kuukausittain.

Lue artikkelistamme, miten K4 Analytics auttaa keventämään budjetointikuormaa

2 Henkilöstökulujen arviointi

Henkilöstökulujen arviointiin käytetään laskelmia, jotka muuttuvat käytännössä vuosittain. Muun muassa työnantajan eläkevakuutuksen, sairausvakuutuksen ja työttömyysvakuutuksen prosentit voidaan syöttää järjestelmään. Kun tiedetään työntekijöiden määrä, heidän keskipalkkansa ja sivukulujen prosentit, henkilöstökulujen laskenta onnistuu kätevästi.

3 Skenaariot

Perinteisessä raportoinnissa Power BI ja Qlik käsittelevät tietoa, joka kertoo menneisyydestä. Kun halutaan ottaa kantaa tulevaan, tietoa syöttämällä pystytään tekemään erilaisia skenaarioita. Syöttötyökalujen avulla voidaan simuloida, miten yrityksen tulos muuttuu, jos vaikkapa kappalekohtaisia myyntihintoja tai henkilöstökuluja muutetaan. Samalla logiikalla voidaan ennustaa myös vaikkapa parin vuoden päähän ja arvioida, onko yrityksellä varaa tehdä investointeja.

4 Provisiopalkan laskenta

Myyjän provisiopalkkiossa voi olla elementtejä, joihin ei saada tietoa suoraan lähdejärjestelmistä. Syöttötyökalujen avulla myyjät pystyvät itse syöttämään BI-järjestelmään tietoja, jotka vaikuttavat heidän provisioonsa. Tieto voi tarkoittaa tehtyjen kauppojen tai muiden myynnin toimenpiteiden määrää. Joskus myyjäkohtaisesti voi olla tarpeen eritellä kuluja ja toimittaa dokumentteja, mikä onnistuu myös tiedonsyöttötyökalujen avulla. Tiedonsyöttötyökaluilla voidaan lisäksi toteuttaa syötettyjen tietojen hyväksyntäprosesseja hallinnon puolella, jolloin varmistetaan syötettyjen tietojen oikeellisuus ja provisioiden oikein laskenta.

Lue tästä, kuinka Toyota Tammer-Auto on saanut automatisoitua provisiopalkkojen laskennan

5 Tuotekannattavuuden tarkennettu laskenta

Tuotekannattavuuden laskemisen edellytyksenä on, että kappalekohtaiset kulut pystytään arvioimaan. Jos yritys ostaa tuotteen komponentteja isoina erinä, könttälaskuista on vaikeaa eritellä yhden tuotteen kustannuksia. Tarkempia tietoja syöttämällä voidaan kuitenkin arvioida, mitkä ovat tuotteen valmistuksen kustannukset ja siitä saatavat tulot.

Käyttäjäkohtaiset syöttöpohjat tehostavat yrityksen raportointia

Ihminen tekee vahingossa virheitä: Excelissä tieto lipsahtaa väärään kohtaan, tietoja ei muisteta päivittää, laskentakaava menee rikki tai tiedonhaku häiriintyy. Virheiden mahdollisuus minimoidaan tiedonsyöttötyökalun avulla, jolloin ongelmien ratkomiseen ei kulu arvokasta työaikaa.

”Tiedonsyöttötyökalussa pystytään tekemään näkymiä käyttäjäkohtaisesti, jolloin tietty henkilö pääsee syöttämään tiettyjä tietoja vain omalle alueelleen. Syöttöpohjia voidaan tehdä valmiiksi kunkin henkilön tarpeisiin, jolloin työkalun näkymä on mahdollisimman selkeä jokaiselle”, Kainulainen mainitsee ja jatkaa:

”Työkalussa näkyvyyttä pystytään siis rajoittamaan niin, että kukaan ei näe tarpeetonta tai sensitiivistä tietoa. Excelissä tämä on vaikeampaa, tai muutoin pitäisi tehdä monta eri Exceliä eri käyttötarkoituksia varten.”

 Täydentävää tietoa syöttämällä on mahdollista ryhmitellä tietoja halutulla tavalla. Esimerkiksi tietyt kustannuspaikat voidaan ryhmitellä tietyn liiketoiminta-alueen alle tai tietyt tuotteet tietyn tuoteryhmän alle. Kun muutoksia pystyy tekemään keskitetysti, niiden vaikutus olemassa olevaan BI raportointiin saadaan heti näkyväksi. Uusi ryhmittelytapa muuttaa myös menneisyyden, jolloin vertailukelpoisuus vuodesta toiseen säilyy. Toki muutos vaikuttaa myös tulevaisuuden ennustamiseen.

Kun raporttia rikastetaan tiedonsyöttötyökalun avulla, kenenkään ei enää tarvitse yhdistellä tietoja manuaalisesti. Esimerkiksi edeltävän vuoden asiakaskohtaiseen kappalemyyntiin voi pyytää lisäämään tai vähentämään kuluja viisi prosenttia, jolloin työkalu laskee eurot suoraan budjettiin tai ennusteeseen.

”Teknisestä näkökulmasta tiedon muodolla on väliä. Kun tiedot syötetään työkalulla, joka kirjoittaa ne tietokantaan halutussa muodossa, syötetyt tiedot pystytään yhdistämään helposti muuhun olemassa olevaan tietoon”, Leppä kertoo.

Toisinaan järjestelmäintegraatio voi olla turhan kallis toteutus, jos tietoa syötetään raporttiin harvemmin. Excel tai Forms voi riittää hyvin, jos vaikkapa kestävyysraportointiin tarvittavia työtapaturmien tai sähkönkulutuksen määriä ei tarvitse päivittää raporttiin jatkuvasti.

Parhaimmillaan datan syöttämisestä tulee säännöllinen rutiini

Miten tiedon syöttämisestä saisi muodostettua yrityksessä arkisen rutiinin, jotta se toisi mahdollisimman paljon lisäarvoa tekemiseen? Leppä korostaa, että analytiikka- ja tiedonsyöttötyökaluissa on tärkeää, että ihmiset saadaan käyttämään niitä säännöllisesti.

”Kaikki lähtee toimivasta ja selkeästä käyttöliittymästä. Jo kehitysvaiheessa käyttäjänäkökulma otetaan huomioon. Sisäisillä testauksilla ja koulutuksilla varmistetaan työkalujen toimivuus ja oikea käyttö. Käyttöönottovaiheessa on hyvä valvoa yhtenäisesti, että ihmiset alkavat varmasti käyttää työkaluja. Näin kaikki pääsevät kerralla mukaan ja työkalujen käytöstä tulee rutiini.” 

Kainulainen muistuttaa, että Power BI:ssä ja Qlikissä voidaan lähettää hälytteitä tietyille henkilölle, jos raportoinnista nähdään, että vaikkapa tietyltä kustannuspaikalta puuttuu tietoja. Hälytteitä voi asettaa myös itselle, jotta olennaisten tietojen syöttäminen ei unohdu arjen kiireessä. 

Tiedolla johtamisen asiantuntijana Pengon auttaa yrityksiä tiedon syötön haltuun ottamisessa. Ensimmäisenä yrityksen kanssa määritellään, millaisia sen tarpeet ja toiveet ovat. Tyypillisesti määrittelyvaiheessa huomataan, mitä kyseisen liiketoiminnan kannalta on tarpeen huomioida lopullisessa tiedon syötön toteutuksessa.

”Arvioimme, mikä on kunkin yrityksen näkökulmasta järkevin ja kustannustehokkain työkalu tai etenemistapa. Emme tee koskaan turhaan liian raskasta tai kallista toteutusta. Räätälöimme asiakkaillemme valmiiksi työkaluja ja syöttöpohjia”, Kainulainen kertoo. 

Haluatko kuulla, mitä hyötyjä sinun yrityksesi voi saada tiedon syöttämisestä? Ota yhteyttä alla olevan lomakkeen kautta.