Tuottavatko raporttisi enemmän kysymyksiä kuin vastauksia?

Julkaissut Pengon Oy 20.1.2017

Raportoinnin kysymykset

Kaikki, jotka ovat joskus tehneet raportointia, tietävät ettei se ole aivan yksinkertaista. Toki staattiset, perusmuotoiset kuukausiraportit muodostuvat jo rutiininomaisesti, mutta entäpä jos raportti herättääkin lisäkysymyksiä? Jos haluammekin tietää raportista tai sen taustasta enemmän? Mistä nämä luvut oikein syntyvät, voimmeko kenties vaikuttaa niihin? Lisäkysymyksiin vastatessa prosessi käykin jo vaivalloiseksi.

Moni jättääkin lisäkysymykset huomiotta juuri niiden selvittämiseen vaadittavan ajan ja vaivan vuoksi. Arki rullaa mukavasti, eikä kukaan suorastaan jaksa kyseenalaistaa lukuja raporteilla. Lisätietojen ja -raporttien pyytäminen, koostaminen ja odottaminen vievät yksinkertaisesti liikaa aikaa. Esimerkki on kärjistetty, mutta valitettavasti kuvastaa monen yrityksen nykytilannetta.

Raporttien, taulukoiden ja graafien viidakossa

Otetaan esimerkkinä myyntijohtajan raportointihaaste. Myyntijohtaja saa joltain raportoinnista vastaavalta henkilöltä kuukausittaisen raportin myynnin tilanteesta. Raportista käy ilmi esimerkiksi onko myynti nousussa vai laskussa tai miltä myynti näyttää suhteessa viime vuoteen. Myyntijohtaja kuitenkin ehkä haluaisi tietää lisää esimerkiksi siitä, miksi myynti on laskussa? Kuka on myynyt tai mitä tuotteita on myyty vähemmän kuin aiemmin?

Näiden kysymysten selvittämiseksi myyntijohtajan täytyy pyytää uusi raportti ja odotella tunti tai kaksi, päivä tai pari, jopa viikko. Lopulta hän saa uuden raportin esimerkiksi myyjittäin tai tuotteittain. Hän pyytää jälleen uuden, tarkemman raportin haluamastaan aihealueesta. Hiljalleen raporttien määrä kasvaa ja myyntijohtajan keräämä taulukko paisuu. Loppujen lopuksi hänellä voi olla jo isot taulukot, joissa on 10 myyjää ja 70 asiakasta, mutta osa myyjistä ja asiakkaista on jo vaihtunut vuoden aikana – tiedot eivät siis edes pidä enää paikkansa. Tarvitaan ehkä uusia raportteja tai vähintäänkin tietojen manuaalista suodattamista.

Raportointi on ennen kaikkea järkälemäistä ja hidasta. Raporttien analysointi taas vie valtavasti aikaa ja vaivaa ja kokonaiskuvan hahmottaminen on lähestulkoon mahdotonta. Aina jotain jää arvailujen varaan, eikä koskaan löydetä sellaista pakettia raporteista, joiden avulla voitaisiin aidosti kehittää ja ohjata toimintaa. Saadaanko lopulta edes selville sitä, mitä alun perin lähdettiin hakemaan?

Lataa myös Myyntijohtajan opas raportoinnin kehittämiseen!

Assosiatiivinen raportointi vapauttaa odottelusta

Entäpä, jos saisitkin vastaukset kaikkiin kysymyksiisi vain yhdeltä raportilta? Jos sinun ei tarvitsisikaan pyytää uusia raportteja ja odotella niiden valmistumista? Raportoinnista vastaavien henkilöiden elämä helpottuisi varmasti, mutta tehokkuutta tällainen etu toisi erityisesti raportteja hyödyntäville.

BI-ratkaisuista etenkin Qlik on rakennettu vastaamaan juuri tällaisiin tarpeisiin. Qlikin älykäs QIX-moottori mahdollistaa älykkään ja assosiatiivisen raportoinnin yhdestä kattavasta tietomallista. Saat siis kaiken relevantin tiedon kerralla yhteen paikkaan - ja sitten vain surffailemaan! Tietoähkyä ei suinkaan tarvitse pelätä, sillä voit tarkastella aina vain niitä tietoja, joita juuri sillä hetkellä tarvitset.

Assosiatiivisuus raportoinnissa tarkoittaa käytännössä sitä, että kun klikkaat jotain raportin osiota, palkkia, piirakan osaa tai pylvästä, myös kaikki muut siihen liittyvät graafit, taulukot ja raportit muuttuvat reaaliaikaisesti tämän valinnan mukaisesti. Muuttuvien graafien avulla näet yhdellä silmäyksellä kaikki muutokset, lukujen väliset suhteet ja trendit. QIX-moottorin avulla voit porautua mihin tahansa tietoon tarkemmin tai jättää jonkin valinnan myös pois – ja aina saat uuden raportin, joka syntyy reaaliaikaisesti tekemistäsi valinnoista!

Qlikin avulla vastauksia kysymättömiinkin kysymyksiin

Perinteisissä raportointijärjestelmissä ja jopa BI-järjestelmissä on ennalta määrätyt polut ja kysymykset, joihin voit annetun tiedon avulla vastata. Qlikissä taas määrität itse sarjan kysymyksiä, joihin haluat vastauksia ja samalla saat vastauksia myös sellaisiin kysymyksiin, joita et osannut vielä edes kysyä!

Alkuperäinen myyntijohtajan kysymys siis oli: Mitä tuotteita kukin myyjä on myynyt ja miten paljon? Miksi myyntiluvut ovat huonompia kuin edellisvuonna tai -kuukautena? Qlikin avulla hän saakin vastauksen myös siihen, mitä yksittäinen myyjä X on tai ei ole myynyt ja miksi ei? Tarvitseeko hän mahdollisesti lisäkoulutusta tämän tuotteen myyntiin? Saisimmeko myyjän X katetta tällöin nostettua ja sitä kautta koko myynnin katetta? Tai onko jollekin yksittäiselle asiakkaalle jätetty jostain syystä myymättä tuotetta, jota hän aiemmin osti kuormittain?

Qlik auttaa näkemään myös perinteisten raportointirajojen ulkopuolelle. Se siis paitsi tehostaa raportointia ja toimintaa, myös tuo täysin uusia ulottuvuuksia koko liiketoiminnan johtamiseen ja kehittämiseen.

Qlikin ominaisuuksista voit lukea lisää aiemmista blogiartikkeleistamme tai esimerkiksi Qlik Sense –pikaoppaastamme.

qlik_sense_opas

Aiheet: Raportointi ja BI, Liiketoiminnan suunnittelu