Monilla suomalaisilla yrityksillä ei ole varsinaista raportointijärjestelmää, vaan liiketoimintaa johdetaan pääasiassa Excel-taulukoiden voimalla. Emme väitä, etteikö Excel olisi hyvä ohjelmisto esimerkiksi raportointiin tai tiedon analysointiin, mutta oletko koskaan miettinyt BI-järjestelmän käyttöönottoa ja liiketoimintatiedon hallinnan tehostamista? Tässä artikkelissa esittelemme 5 kriittisintä syytä sille, miksi Excel ei aina riitä.
1. Työn manuaalisuus
Kuinka paljon yrityksenne talousosasto käyttää aikaa raportointiprosessiin? Raporttipohjien laadinta, lähetys kustannuspaikkavastaaville, raporttien kerääminen ja yhdistäminen, sekä lopulta kaiken tämän tiedon analysointi ja itse raporttien laadinta voi viedä huomattavan paljon aikaa.
Koko tämä prosessi voidaan kuitenkin automatisoinnin avulla tehostaa. Raportoinnin automatisoinnilla on mahdollista säästää useita työtunteja kuukaudessa, ja kaikki edellä mainittuun prosessiin kulunut aika voidaan käyttää vain valmiiden raporttien analysointiin ja seuraavien askelten suunnitteluun.
Talousosaston lisäksi raportointi kuormittaa myös IT-osastoa, jolla on jatkuvasti vähentyvien resurssien myötä muutenkin pitkä työjono. Sitä syventävää tietoa, jonka päällä IT-osasto istuu ja jota perusraportoinnin päälle kaivataan kipeästi voidaan joutua odottamaan viikkoja.
2. Toiminnan hitaus
Monesti esimerkiksi myyjällä tai toimitusjohtajalla tulee tilanne, jossa hän tarvitsee jonkin tiedon välittömästi. Talousosasto kaivaa tiedon Excel-raporttien uumenista, mutta tiedon saamisessa menee monesti vähintään useita tunteja, jopa päiviä. Pahimmassa tapauksessa tieto on jo vanhentunutta, kun se saavuttaa pyytäjänsä.
BI-järjestelmän avulla tieto on saatavissa viiveettä, eikä talousosastoa tarvitse edes vaivata tällaisilla kysymyksillä. Toimitusjohtaja tai myyjä voi tarkastaa tiedon suoraan esimerkiksi kännykällä tai tabletilla suoraan järjestelmästä. Lisätietoja BI:n mobiilikäytöstä löydät aiemmasta blogiartikkelistamme.
3. Tietojen hajanaisuus
Raportteja laatiakseen talousosaston täytyy usein yhdistellä erimuotoisia tietoja eri järjestelmistä. Aina ei välttämättä ole edes selvää käsitystä siitä, mistä järjestelmästä mikäkin tieto saadaan.
BI-järjestelmien toiminta-ajatuksena on yhdistää yrityksen kaikkien taustajärjestelmien tiedot yhteen paikkaan, ja tuloksena syntyvä tieto on aina samanmuotoista. Yhdestä paikasta saadaan siis irti jokainen tiedon murunenkin, eikä järjestelmien välistä poukkoilua enää tarvita.
4. Menneisyyteen perustuva tieto
Johtuen kohdista 1.-3., Excelillä tehdään tuoreita raportteja aivan liian harvoin. Riippuen raporttien tärkeydestä ja/tai prioriteetista julkaisusykli on yhdestä viikosta kuukauteen, jopa kvartaali. Samoista syistä monia liiketoiminnalta tärkeitä tietoja jää kaivamatta ja julkaisematta kokonaan. Kaikkea aikaa ei haluta käyttää tietojen kaivamiseen ja raportointiin, varsinkin kun niiden oikeellisuudesta ei voi olla varmoja ja parhaimmillaankin ne ovat jo valmistuessaan vanhentuneita.
Pelkällä Excelillä myös ennusteiden tekeminen on lähes mahdotonta, tai siihen vaaditaan vähintäänkin toinen järjestelmä. BI-järjestelmä kuitenkin huolehtii sekä ajantasaisesta raportoinnista, mutta myös ennusteiden tekemisestä. BI-järjestelmä mahdollistaa myös tulevaisuuden ennusteiden ja nykyhetken vertaamisen.
5. Vaikeasti tulkittava ja jaettava tieto
Excelissä olevat tiedot ovat vain lukuja lukujen perään, omissa sarakkeissaan. Taulukot ovat vain täynnä numeroita ja lukuja, ja graafien tekeminen on usein vaivalloista, kun oikeat tiedot täytyy ensin kaivaa taulukoiden seasta.
BI-järjestelmät luovat grafiikat ja visualisoinnit halutuista arvoista aina automaattisesti. Yksittäisiä lukuja ei siis tarvitse kaivella, vaan järjestelmälle kerrotaan vain se, mitä halutaan graafissa tarkastella. Kaikki tämä tapahtuu reaaliaikaisesti ja automaattisesti, ja eri arvoja muuttamalla näet heti visuaalisessa muodossa, mitä tämä tarkoittaa käytännössä.
Tietojen jakaminen ja julkaiseminen on myös hankalaa ilman kunnon järjestelmää - Excel ei ole varsinaisesti mikään julkaisualusta. Parhaimmillaankin Excelillä saa jaettua staattisen tilannekuvan sille ominaisin rajoittein. Kunnon järjestelmällä tietojen ja raporttien jakaminen eri osastojen ja toimijoiden kesken tapahtuu vaivattomasti.
Haluatko lisätietoja Business Intelligence-ratkaisuista?
Mikäli haluat lisätietoa Business Intelligence -ratkaisuista, ota rohkeasti yhteyttä. Katsotaan yhdessä, miten erilaiset ratkaisumme voivat auttaa myös teitä.
Voit halutessasi tutustua myös muihin blogiartikkeleihimme ja oppaisiimme:
- Opas onnistuneeseen QlikView-projektiin
- Business Intelligence käyttöön viikossa
- Business Intelligence - Usein kysytyt kysymykset
- Tiedon visualisointi -opas
%20(1).png)
