Kohti parempaa budjetointia

Jopa 90% yrityksistä on tyytymättömiä suunnittelu- ja budjetointiprosessiinsa. Tunnistatko sinä budjetointisi ongelmakohdat ja tiedätkö, miten niitä voitaisiin ratkaista? Tässä artikkelissa käsittelemme yleisesti budjetointia sekä QlikView:n hyödyntämistä budjetointityökaluna.

Mikä mättää budjetoinnissa?

Budjetoinnin haasteet ovat yleisiä: budjetointia saatetaan ajatella riesana, joka tehdään pahimmillaan kerran vuodessa yhtenä rypistyksenä ilman kunnollista seurantaa. Budjetointi sälytetään esimiehille, joiden alaiset sitten “joutuvat elämään” ylimalkaisen budjetin kanssa. Tiedot ovat sekavia ja erillään toisistaan, jolloin niiden yhteensovittaminen on aikaavievää ja monimutkaista. Kaiken huippuna budjetointityökaluna saattaa olla Excel-helvetti, jossa yhdenkin kaavan muuttuminen voi periytyä liiketoimintasuunnitelmaan ja aiheuttaa isoja kustannuksia.

Budjetoinnin hyödyt ovat kärsineet, koska budjetointia tehdään väärällä tavalla ja tehottomasti. Budjetoinnin tulee olla tiiviissä yhteydessä yrityksen strategiaan ja tavoitteisiin. Sen tulee pystyä reagoimaan muuttuviin liiketoimintaolosuhteisiin jouhevasti, mutta pitää mielessä myös iso pitkän tähtäimen kokonaiskuva.

Vuosibudjetoinnissa ongelmaksi saattaa muodostua myös suorituskykyarviointi pelkästään lukujen perusteella, mikä voi johtaa pelaamiseen esimerkiksi tuottojen siirtämisen muodossa.

Tehokkaamman budjetoinnin kulmakivet

Tehokkaan budjetoinnin kulmakivinä ovat avoimuus, joustavuus sekä näitä tukevat ja mahdollistavat työkalut. Laajemmin kyse on tiedolla johtamisesta, jossa oikea tieto oikealla henkilöllä reaaliaikaisesti tehostaa työtä, pienentää kustannuksia ja parantaa kustannuksia.

Kun budjetoinnista tehdään helpompaa, on työntekijöiden helpompi budjetoida omaa toimintaansa. Tämä sitouttaa henkilöstöä paremmin: kun budjetti tulee yläpuolelta, voi siihen olla vaikeampi sitoutua, varsinkin jos budjetointiperusteita ei kerrota riittävän tarkasti. Henkilöstölle hajautetusta budjetoinnista tulee myös väkisinkin tarkempaa.

Tämä vaatii yritykseltä avoimuuteen kannustavaa ja luottamukseen perustuvaa kulttuuria. Tällainen kulttuuri voi olla “käskemiseen ja valvomiseen” tottuneelle organisaatiolle uutta, mutta sitä on syytä vakavasti harkita, mikäli haluaa säilyttää kilpailukykynsä.

Älä tuijota menneisyyteen - ennusta!

Budjetoinnin rinnalle tulisi nostaa ennustaminen. Hyvin ja johdonmukaisesti toteutetusta budjetoinnista saadaan vertailudataa nykytilanteen tarkasteluun, mutta myös tulevaisuuden ennustamiseen.

Nopea reagointikyky on liiketoiminnalle kriittistä. Vuosibudjetin laatiminen riittävällä tarkkuudella sellaiseksi, että se ei vaatisi muutoksia, on usein käytännössä mahdotonta. Tämän takia budjettia tulisi päivittää säännöllisesti vastaamaan muuttuvaa ympäristöä. Käytännössä kyse on kuukausittaisesta uudelleenohjauksesta: nähdään, mikä toteutui ja mikä ei toteutunut suunnitellusti ja tehdään uusi ennuste.

Rullaavalla budjetoinnilla tavoitteet päivittyvät yhdessä ennusteiden päivittymisen kanssa. Näin yllättävät muutokset eivät automaattisesti johda siihen, että tavoitteita ei voitaisi saavuttaa. Rullaava budjetointi parantaa mahdollisuuksia keskittyä tulevaisuuteen - menneisyyden tuijottamisen sijasta.

QlikView:n hyödyntäminen budjetoinnissa

Moni QlikView -käyttäjä on harmitellut sitä, ettei QlikView:llä oletuksena pysty syöttämään tietoa. Varsinkin budjetointi on osa-alue, jossa monet haluaisivat hyödyntää QlikView:tä paremmin.

KliqPlan vastaa tähän tarpeeseen. Kyseessä on QlikView:n lisäosa, joka toimii suoraan käyttäjän QlikView-sovellukseen upotettuna ja siihen räätälöitynä. Käytännössä aina kun haluat syöttää QlikView:ssä tietoja, voidaan se tehdä KliqPlanilla.

Mitä KliqPlanilla sitten voi tehdä?

• Voit valmistella budjettirungon käyttäen viime vuoden lukuja
• Voit luoda budjetista eri versioita
• Voit hallinnoida budjettikierroksia ja suunnitteluaikatauluja
• Voit "räjäyttää" päätason budjetin yksityiskohtaisiin osabudjetteihin.
• Voit hyödyntää QlikView:n analysointimahdollisuuksia seuratessasi toteutunutta suhteessa budjetoituun
• Voit toteuttaa koko suunnitteluprosessin hyödyntäen sekä QlikView:n että KilqPlanin parhaita ominaisuuksia

KliqPlanissa mukana on myös hyväksyntäprosessi ja hierarkia. Sen avulla henkilöstölle voidaan kohdentaa juuri heille kuuluvaa budjetointia, jonka he taas voivat napin painalluksella laittaa eteenpäin hyväksyttäväksi.

Jos yritykselläsi on budjettihierarkioita (kuten tuotteet, tuotelinjat tai brändit), KliqPlanin avulla voit syöttää summan päätasolle, jolloin luvut jyvitetään automaattisesti alemmille tasoille. 

Myös datan lukitseminen solu solulta onnistuu yksinkertaisesti QlikView-toiminnolla: voit suojata näin toteutuneet luvut ja jättää vielä toteutumattomat budjetoidut kuukaudet avoimiksi.

Mitä KliqPlan vaatii?

KliqPlan on kustannustehokas ja tyypillisesti se maksaa itsensä takaisin moninkertaisesti jo ensimmäisen vuoden aikana. Sen kustannukset muodostuvat työkuluista sekä lisenssikustannuksista.

KliqPlan asennetaan QlikView-palvelimelle, eli uusia palvelimia ei tarvita. Käyttöönotto tapahtuu muutamassa päivässä ja lisenssikustannukset riippuvat käyttäjämääristä.

KliqPlan on hyvin skaalautuva: sillä hallinnoidaan budjetointia viiden miljoonan leipomosta aina useiden satojen miljoonien puukauppoja tekeviin yrityksiin asti. Asiakkaidemme kokemukset KliqPlanista ovat erittäin positiivisia ja moni on pitänyt KliqPlania itsessään hyvänä syynä QlikView:n hankintaan.

Lisätietoja paremmasta budjetoinnista

Haluatko lisätietoja paremmasta budjetoinnista? Lataa budjetoinnin tehostamista koskeva oppaamme!