Luotettavaa tietoa päätöksenteon ja strategian tueksi - tähän tiedolla johtamisella kiteytetysti pyritään. Matka BI-järjestelmän hankinnasta tiedon kokonaisvaltaiseen hyödyntämiseen sujuu, kun henkilöstöllä on sekä työkalut että osaamista hyödyntää tietoa toiminnassaan.
BI-järjestelmän käyttöönotto on merkittävä askel organisaation tietojohtamisen polulla. Tavoitteena on, että hankinnasta alkava matka johtaa käyttäjät hyödyntämään tietoa päivittäisessä työssään eli:
- löytämään tarvitsemaansa tietoa
- analysoimaan ja tulkitsemaan löytämäänsä
- luomaan uutta tietoa ja tuoreita näkökulmia olemassa olevan tiedon pohjalta.
BI-järjestelmiä kehitetään jatkuvasti tukemaan yhä paremmin näitä käyttötarkoituksia. Uudet edistykselliset ominaisuudet hyödyntävät enenevässä määrin tekoälyä ja palvelevat niin analytiikan ja raporttien kehittäjiä kuin niiden hyödyntäjiä.
Näin myös teknologiat ohjaavat käyttäjää kohti vahvempaa dataosaamista. Siirtyminen tiedolla johtamisen pariin onkin entistä helpompaa – ja tärkeämpää.
3 askelta kohti tietoon perustuvaa toimintatapaa
1. Kyky ja mahdollisuus löytää tietoa
Ensimmäinen edellytys tiedon hyödyntämiseksi päätöksenteossa on se, että tarvittava ja luotettava liiketoimintatieto on käyttäjän löydettävissä. Arjen kiireissä ei useinkaan riitä, että tieto on teknisesti saatavissa järjestelmien uumenista, vaan tiedon äärelle on päästävä helposti ja vaivattomasti.
BI-järjestelmät helpottavat tiedon tarjoilua:
- ne tuovat eri lähdejärjestelmien datan samaan paikkaan
- mahdollistavat koontinäytöt ja yhtenäiset, helposti ymmärrettävät esitystavat.
- Mobiilikäytön myötä tiedon äärelle myös pääsee helposti ajasta ja paikasta riippumatta.
Tekoälyyn perustuvat toiminnallisuudet helpottavat tiedon löytämistä BI-järjestelmien sisällä. Niin Qlik Sense kuin Power BI -järjestelmät sisältävät esimerkiksi mahdollisuuden esittää chatissa kysymyksiä etsimästäsi tiedosta. Työkalu vastaa kysymyksiin kaavioilla ja visualisoinneilla.
Järjestelmät voivat myös herätellä käyttäjää tiedon äärelle: kun ajastetut raportit tipahtavat sähköpostiin tai mobiilisovellus hälyttää muutoksista tai poikkeamista, tieto ei pääse unohtumaan järjestelmään.
2. Kyky ja mahdollisuus analysoida
Edistyksellisten BI-järjestelmien käyttö on intuitiivista ja ensikäyttäjäkin pääsee helposti liikkeelle analysointiosaamisen rakentamisessa. Analytiikan vuorovaikutteisuus ja mahdollisuus porautua tietoon erilaisilla rajauksilla ja suodatuksilla innostaa kokeilemaan ja oppimaan lisää.
Valmiiden raporttien tutkimisesta on lyhyt askel Self Service BI -toiminnallisuuksien hyödyntämiseen, ja käyttäjä saa mahdollisuuden muokata visualisointeja ja koontinäyttöjä tarpeidensa mukaan.
Keskeinen keino lisätä ymmärrystä ja tulkita tietoa on keskustelu kollegoiden kanssa. BI-järjestelmät antavat mahdollisuuden keskustella datasta tiimin kesken suoraan järjestelmän sisällä tai esimerkiksi Teamsissa, minne BI-raportit on helppo jakaa suoraan järjestelmistä.
BI-järjestelmien edistykselliset ominaisuudet avaavat täysin uudenlaisia mahdollisuuksia myös analytiikan ja raportin sisällöntuottajille:
- Järjestelmä voi esimerkiksi ehdottaa erilaisia visualisointeja dataan perustuen. Tämä voi tuottaa yllättäviäkin koonteja, joita ei ehkä muuten edes olisi tullut ajatelleeksi.
- Toiminnallisuudet, kuten esimerkiksi Qlik Sensen Insight Advisor, auttaa tunnistamaan datan välisiä riippuvuuksia ja ehdottaa automaattisesti parhaita vaihtoehtoja datan yhdistämiseen.
3. Kyky ja mahdollisuus työstää tietoa
Kun kokemus analytiikasta karttuu ja sen mahdollisuudet konkretisoituvat, käyttäjät alkavat usein kaivata yhä monipuolisempia näkökulmia. Ne auttavat tarkastelemaan liiketoimintaa uudessa valossa ja kehittämään sitä eteenpäin.
Parhaassa tapauksessa organisaatiossa syntyy imu uusille analytiikan käyttökohteille. Usein on lähdetty liikkeelle myynnin tai talouden raportoinnista, joka laajenee esimerkiksi HR-toimintoon, laadunvalvontaan tai tuotannon analytiikkasovelluksiin.
Tuoreita näkökulmia voidaan luoda myös rikastamalla analyyseja:
- historiatiedolla, mikä auttaa ennakoimaan tulevaa.
- organisaation ulkopuolisella tiedolla, kuten esimerkiksi korkomarkkina- tai pörssikurssidatalla – tai vaikkapa lämpötilatiedoilla.
- strukturoimattomalla datalla, jonka hyödyntämisessä otetaan parhaillaan isoja askeleita. Power BI mahdollistaa esimerkiksi asiakaspalautteen tuomisen analytiikkaan sosiaalisen median keskusteluista.
Monipuolisempi käyttö vahvistaa entisestään tiedolla johtamisen kulttuuria, jota ensimmäisillä tasoilla on lähdetty rakentamaan. Vaikka BI-järjestelmät tarjoavat työkalut moderniin raportointiin ja analytiikkaan, vain ihmiset juurruttavat toimintamallit arkeen. Tulevaisuuden kilpailukykyä luodaan työ- ja johtamiskulttuurilla, johon tietoon perustuva päätöksenteko ja argumentointi datalla keskeisesti kuuluvat.
Lisätietoa
Ota yhteyttä, kun haluat aloittaa matkasi tiedolla johtamisen pariin tai edetä siinä seuraavalle tasolle!
Meiltä saat niin BI-työkalukoulutusta analytiikan hyödyntämiseen ja sen rakentamiseen kuin myös tiedon analysointiin ja tiedolla johtamiseen.
Jos organisaation omat resurssit ja osaaminen eivät riitä palvelemaan käyttäjien toiveiden toteuttamista tai ideoiden arviointia, osaava kumppani voi tarjota lisää kapasiteettia. Pengonin analyytikkopalvelun avulla varmistat, että BI-työkalusi vastaa jatkuvasti käyttäjien tarpeisiin ja organisaatiosi matka tiedolla johtamisessa etenee.
Monipuolista lisätietoa aiheesta saat oppaistamme ja webinaaritallenteistamme:
- Power BI vs. Qlik Sense
- Tietojohtamisen kypsyysmalli
- Miten siirryt datan keräilijästä datan hyödyntäjäksi?
