Tiedolla johtamisen pullonkaulat - Johdatko leanisti?

Julkaissut Pengon Oy 19.4.2017

johtaja_kuva.jpegTiedolla johtamisesta puhutaan nykypäivänä paljon, eikä syyttä. Tiedon määrän lisääntyessä sen laatuun tulee kiinnittää erityistä huomiota. Tiedolla johtaminen pohjautuu oikean, relevantin ja ajantasaisen tiedon hyödyntämiseen organisaation ohjauksessa, mutta se ei suinkaan ole pelkkää tiedon keruuta ja analysointia. Aito tiedolla johtamisen kulttuuri on pitkäjänteisen työn tulos, joka vaatii myös uudenlaisen ajattelun omaksumista. Prosessiin liittyy myös omia, vakaviakin pullonkauloja, jotka heikentävät tiedolla johtamisen todellista tarkoitusta ja luonnetta.

Leania tiedolla johtamista - onko sitä olemassakaan?

Lean-ajattelu tunnetaan alun perin Toyotan autotehtaalta lähteneenä suuntauksena, joka tarkoituksena on poistaa hukkaa. Kaikki työvaiheet tai prosessit, jotka eivät tuota lisäarvoa tai synnyttävät hukkaa, poistetaan. Sittemmin lean-ajattelu on levinnyt kaikkialle, eikä taida enää olla olemassakaan toimialaa, johon sitä ei sovellettaisi. Tiedolla johtaminen ei ole tässä suhteessa poikkeus.

Harvemmin kuitenkaan tulee syvällisemmin tunnusteltua, toteutuuko lean-ajattelu päivittäisessä tekemisessä. Etenkin organisaation johtamiseen liittyvät käytännöt ja toiminnot ovat monesti itsestäänselvyyksiä, eikä niiden pullonkauloja tule analysoitua sen kummemmin. Onko tiedolla johtaminen aidosti nimensä mukaista toimintaa, vai tehdäänkö sitä vain nimensä vuoksi? Kuinka aito tiedolla johtaminen voidaan todentaa?

Tiedolla johtaminen on muodostunut eräänlaiseksi “hittisanaksi” ja jokaista organisaatiota halutaan nyt yhtäkkiä johtaa tietoon perustuen. Tiedolla johtaminen ei kuitenkaan itsessään ole mikään uusi ilmiö - totta kai yrityksiä aina pyritään johtamaan tietoon perustuen. Kyse onkin enemmän ajattelun ja asenteen muutoksesta kuin varsinaisesti uudenlaisesta johtamistavasta. Tiedolla johtaminen toteutuu vain, kun sen prosessit, tavoitteet ja todellinen merkitys ovat jokaiselle selvät.

Tiedolla johtamiseen liittyvät pullonkaulat

Tiedon heikko laatu ja ajantasaisuuden puute
Taulukoita, graafeja, luetteloita, diagrammeja, kuvioita, kaavioita… Huh! Näistä suositumpia ovat etenkin erilaiset taulukot, kuten raportit, katsaukset, kvartaalitilastot ja puolivuosittaiset laskelmat. Kuulostaako tutulta? Excel-taulukkoja on väistämättä varmasti jokaisessa yrityksessä. Taulukot ovat tuttu ja turvallinen tapa viestiä numeerista tietoa.

Taulukoiden ja muun manuaalisen raportoinnin ongelmana on kuitenkin tiedon heikko laatu. Kun tietoa kerätään, luokitellaan, analysoidaan ja lopulta raportoidaan manuaalisesti, saatu data on aina aikaansa jäljessä ja virheiden mahdollisuus on suuri. Tunnit kuluvat taulukoita pyöritellessä eikä lopputuloksestakaan voida aina olla täysin vakuuttuneita.

Aito tiedolla johtaminen edellyttää ajantasaista ja luotettavaa tietoa. Päätöksentekijöiden täytyy voida luottaa siihen, että saatu tieto on laadultaan parasta mahdollista. Jos päätöksiä tehdään sadoista Excel-taulukoista koostetun yhteenvedon avulla, voimmeko luottaa sen ajantasaisuuteen ja relevanttiuteen? Tai erotammeko edes sen kaikista olennaisimman tiedon tästä hässäkästä? Kuinka voimme perustella päätöksemme aidosti tietoon ja dataan pohjautuen, jos raportit tuottavat enemmän kysymyksiä kuin vastauksia?

Tiedon ymmärrys ja hyödyntäminen
Tietoa on kaikkialla ja yhä enemmän myös organisaation johtotasolla. Tietoa tulee valtavasti sekä sisäisistä että ulkoisista kanavista. Mistä tällöin tiedetään, mihin olisi syytä keskittyä? Kuinka tieto jäsennetään ja kuinka sitä lopulta hyödynnetään tosielämässä?

Yksi tiedolla johtamisen suurimmista pullonkauloista liittyy ikävä kyllä johtamiseen ja tiedon hyödyntämiseen. Tietoa kyllä on, mutta sitä ei osata analysoida siten, että se saataisiin myös aidosti tuottamaan hyötyä. Tietoa on vaikea ymmärtää, eikä olennaisimpia asioita osata erotella.

Jotta tiedolla johtaminen olisi nimensä mukaista toimintaa, tiedon tulisi johtaa myös päätöksiin, mielellään oikeisiin sellaisiin. Tietoa ei ole syytä kerätä vain huvin vuoksi, vaan toki jokainen varmasti pyrkii jollain tapaa myös hyödyntämään saatua dataa. On kuitenkin totta, että valtavan tietomassan käsittely on vaativaa puuhaa ja edellyttää paitsi osaamista, myös oikeita työkaluja. Johdon tehtävänä on tehdä oikeita päätöksiä valmiiksi pureskellun tiedon pohjalta, ei erotella Excel-rivejä toisistaan.

Tiedon jakaminen ja henkilöstön osallistaminen
Tieto ei myöskään kuulu vain yrityksen johtotasolle. Myös työntekijät ovat kiinnostuneita oman työnsä vaikutuksesta kokonaisuuteen ja haluavat mahdollisesti myös itse osallistua tiedon tuottamiseen ja jakamiseen. Työntekijötä tulisi kohdella samalla tapaa kuin muitakin päätöksentekijöitä: myös ruohonjuuritason työntekijät tarvitsevat tietoa jokapäiväisten päätöstensä tueksi.

Mikäli tietoa kerätään ja jaetaan vain yrityksen johtoa ajatellen, mennään pahasti mönkään. Päätöksenteon kannalta kaikista mielenkiintoisin tieto voi sijaita juuri suorittavalla tasolla eli esimerkiksi myynnissä ja asiakaspalvelussa. Onko raportointia tai tiedon keräämisen ja jakamisen tarpeita ajateltu myös tästä näkökulmasta?

Lisätietoa aiheesta

Mikäli tahdot lukea aiheesta lisää, lataa tiedolla johtamisen oppaamme. Opas on suunnattu ensisijaisesti toimitusjohtajille, mutta siitä hyötyvät myös muut päätöksentekijät ja liiketoimintajohdon edustajat.

Tiedolla johtamisen opas

Aiheet: Tietojohtaminen ja BI